6 способов убедить сотрудников вовремя возвращать первичку

Устали просить вернуть документы? Коллеги из других отделов считают, что вовремя сданные накладные и авансовые отчеты – это ваша блажь, а не их обязанность?

Их можно переубедить!

Мы подготовили 6 способов, которые лучше использовать в комплексе, чтобы перевоспитать безответственных сотрудников.

Способ № 1. Используйте памятки и инструкции

Иногда сотрудник просто не знает, какие документы и когда он должен возвращать. Например, вы ждете документы от менеджера, а он уверен, что их должен передать секретарь. Но если упростите сотруднику понимание документооборота, то и шансов, что он забудет про документы, будет меньше.

Сделайте памятки для каждого конкретного случая: менеджер закрыл сделку, отправился в командировку и т.д., распространите их между сотрудниками.

Если сотрудники сами оформляют какие-то документы, то можно выдать им образцы верно заполненных, например, счетов-фактур. Особенно если у вас нестандартные формы в программе или какие-то документы заполняются вручную.

Вы потратите время на создание памяток и образцов единожды – зато сэкономите много времени на объяснениях каждому новичку (и забывчивому «старичку»), что он должен делать с документами.

Способ № 2. Стимулируйте и мотивируйте

Вы не единственная сторона, заинтересованная в возвращении документов. И в ваших руках все возможности дать безответственному сотруднику прочувствовать его неправоту.

Конечно, эффективнее всего было бы не платить человеку, который нарушил срок предоставления документов. Это сработает с подотчетником: мол, начальство без своевременного авансового отчета не допускает возмещение перерасхода. А вот с менеджером или снабженцем такой трюк не пройдет – у бухгалтера такой власти нет, чтобы кого-то, например, оставить без премии.

Однако есть такая практика: не визировать документы менеджеру, если у него есть несданные документы по другим контрактам. Это повлияет на текущую работу менеджеров и стимулирует их более ответственно относиться к сбору первичных документов.

Способ № 3. Показывайте последствия в цифрах

Сила бухгалтера – в цифрах, используйте ее. Объясните сотруднику, какие потери понесет организация из-за его нарушений. Тут общие доводы «могут быть проблемы» не помогут. И о своих проблемах с учетом тоже придется промолчать – максимум, сочувственно покивают в ответ.

Поэтому вот несколько прекрасных аргументов, которые заставят сердце менеджера биться чаще:

• «Контрагенты отказываются с нами работать из-за того, что вы не оформляете договоры вовремя. Так мы упустили сделку на 420 000 рублей».
• «Вы не передали в бухгалтерию счета-фактуры от поставщиков – поэтому мы переплатим 200 000 рублей по НДС в этом квартале».

Способ № 4. Воздействуйте на эмоции

Давить на жалость и взывать к совести обычно бесполезно. Тем не менее, есть способ, который поможет пробудить в человеке альтруизм – ведь многие люди полагают, что сегодня помогли они, а завтра помогут им. Вот и попросите у сотрудников о помощи, не без веской причины, конечно.

Сообщите, что компанию в этом году ждет налоговая проверка, а значит, надо внимательнее отнестись к срокам возврата документов, напомните, какие документы нужно вернуть. Поощряйте тех, кто с уважением отнесся к вашей просьбе, – добрым словом или даже сладостями. К концу года должна сформироваться привычка, которая сделает оперативный возврат документов естественным ходом вещей.

Способ № 5. Говорите, а не пишите

Письменная форма хороша для разговоров с руководством и закрепления каких-то договоренностей, которые могут потребовать письменной подтверждения. И для напоминаний о возвращении документов можно сделать стандартный шаблон, который будет восприниматься как нейтральная просьба.

Но если напоминания не помогают, то личный разговор сработает лучше. На письме интонации трудно передать, любые требования могут выглядеть агрессивно и вызывать раздражение и агрессию в ответ (даже если написаны в дружелюбном ключе). Интонации в разговоре лучше передадут доброжелательное отношение и не приведут к конфликту. Тут только не забывайте сохранять спокойствие.

Способ № 6. Взывайте к начальству

Если коллега глух к вашим просьбам и увещеваниям, есть последний способ улучшить его слух – обратиться за помощью к руководству. Этим способом лучше не злоупотреблять, чтобы не потерять ни доверие руководства, ни авторитет среди сотрудников. И сами действия должны выглядеть как рациональное и последовательное решение проблемы, в котором заинтересованы все стороны, а не личная война.

Оформите служебную записку, куда включите цифры, упомянутые в способе № 3. Пусть станет ясно, что речь идет не о ваших попытках облегчить себе жизнь, а об угрозе финансовому положению всей организации. Такая записка еще и застрахует вас от претензий со стороны начальства в случае, если из-за отсутствия документов организация получит штраф или ее счета заблокируют.

Если руководство прониклось проблемой, то желательно, чтобы распоряжения о наведении порядка в документообороте исходили от него лично. Самым впечатляющим шагом будет выпуск приказа по фирме, что менеджер будет обязан возмещать работодателю ту сумму, которую из-за просроченных документов удержат с организации налоговые органы.