Учет материалов на складе – важный процесс. Требования к тому, как вести складской учет, регламентированы Методическими указаниями по учету МПЗ (приказ Минфина России № 180н от 15 ноября 2019 года). Согласно документу, фиксация сведений о движении материалов осуществляется на основании первичных документов, и должна оперативно отражать достоверные данные по складским операциям.
Для автоматизации учета материалов на складе и работе со складской документацией существуют специальные программы и сервисы. Например, «Скан-Архив» или «1С-ЭДО».
Что такое складской учет
Склад — это часто специально оборудованное место, где хранятся товары до момента их реализации. Работа склада включает ряд взаимосвязанных процессов: прием, отгрузка, перемещение, списание и так далее.
Чтобы не потерять заказ, сотруднику склада важно знать, какой товар, в каком количестве и на какую стоимость есть в наличии в настоящее время. Для объединения всех этих цифр в одном информационном поле принято вести учет материалов на складе.
Задача складского учета – оцифровать каждую единицу товара и ее перемещение. Если вести учет материалов на складе правильно, данные по факту и при учете всегда будут одинаковы.
С чего начать ведение учета материалов на складе
Так как процессов в работе склада немало, то и документы приходится обрабатывать в большом количестве. Именно поэтому многие задаются вопросом: как вести учет на складе?
Для начала ознакомьтесь с этими документами.
- Постановление Госкомстата РФ № 71а от 30 октября 1997 г. Здесь рекомендованы формы первичных бухгалтерских документов. С 1 января 2013 г. допускается использование самостоятельно разработанных, и зафиксированных в учетной политике форм документов, используемых в складском учете, но с условием, что такие бланки будут содержать полный перечень обязательных реквизитов, предусмотренных законом о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
- Приказа Минфина РФ № 119н от 28 декабря 2001 г. В документе определены требования к должностным лицам, осуществляющим складской учет – с заведующим складом, кладовщиком, иным работником, на которого возложены такие обязанности, должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.
Объект учета в складском учете
Под это понятие подпадают:
- сырье, используемое для выпуска продукции или различного рода полуфабрикатов;
- вспомогательные материалы и запчасти, используемые для обеспечения работоспособности производственных мощностей, обеспечения технологических нужд и процессов;
- тара для готовой продукции;
- ГСМ;
- покупные полуфабрикаты и т.д.
Что включает в себя учет материалов на складе
Документооборот складского учета включает в себя:
- учет по приходно-расходным документам, отражающим поступление и выдачу материалов;
- внутрискладской учет, отражающий передачу материалов между двумя и более складами либо подразделениями одного субъекта хозяйствования (на основании требования-накладной);
- учетные регистры, в которые лицо, ответственное за данный участок работы, должно оперативно вносить все необходимые сведения по движению объектов хранения.
Движение объектов хранения при учете материалов на складе
Движение объектов хранения на складе включает несколько этапов.
Так, на склад ТМЦ поступают с комплектом документов от поставщика:
- товарно-транспортной накладной;
- формой ТОРГ-12;
- счетом-фактурой;
- иными документами, принятыми у контрагента.
На основании накладных ценности приходуются на склад: составляется приходный ордер М-4, заводится карточка складского учета М-17 по каждому наименованию.
В дальнейшем форма М-4 служит основанием для проведения приходных операций в бухучете, а данные карточек М-17 сверяют с данными бухгалтерии в конце месяца.
Отпуск ТМЦ в производство производится на основании требований-накладных (форма М-11), лимитно-заборных карт (форма М-8) с фиксацией перемещений в карточках М-17.
Организация складского учета материалов
Правильная организация учета материалов на складе – 99% успеха при его ведении. Для корректной работы учета нужно выстроить правильный цикл действий и учетную систему.
Принято использовать партионные и сортовые учетные системы. Выбор правильной системы зависит от вашей деятельности и ряда других факторов, на которые важно обратить внимание.
Как вести учет материальных ценностей: учетные системы
Сальдовый или количественно-суммовой методы
Сальдовый метод подразумевает ведение документального учета на складе в количественном выражении, а в бухгалтерии – в суммовом. Количественно-суммовый метод предполагает (как в документах склада, так и в документах бухгалтерии) указание сведений по количеству и сумме одновременно.
Применяемый метод и способ учета субъект хозяйствования должен указать в своей учетной политике.
В зависимости от применяемого метода, документооборот на складе предприятия различается по принципу ведения и используемых форм «первички».
Сортовой метод
При сортовом способе учет материалов на складе осуществляется исключительно по наименованию позиции хранения и ее сорту, независимо от их стоимости и даты приема на склад.
Складской учет осуществляется на основании выписываемых на каждую позицию хранения и регистрируемых в реестре, карточек учета материалов (форма М-17). Карточки ведутся в течение года. В данном способе заполнения учетной документации отсутствует возможность отслеживать стоимость поступивших ТМЦ, а их списание производится по цене единицы, либо по средней стоимости, определяемой методом ФИФО.
Партионный способ
Партионный способ основан на отдельном хранении и учете каждой поступившей на склад по одному приходному документу партии ТМЦ.
При данном способе учет осуществляется с помощью партионных карт (форма МХ-10), выписываемых на каждую принятую на хранение партию материалов в 2-х экземплярах. Один из них используется в складском документообороте, а второй – с внесенными первичными учетными данными, направляется в бухгалтерию.
В приходной части партионной карты отражаются данные, указанные поставщиком в первичном документе, в расходной – сведения о списании отпускаемых материалов. Карта закрывается после отпуска всего объема поступивших в составе партии материалов, и с актом об израсходовании ТМЦ направляется в бухгалтерию.
Как списывать выданные материалы в документообороте склада?
Списание выданных материалов в документообороте склада осуществляется на основании:
- лимитно-заработной карты (форма М-8) – при отпуске ТМЦ одной номенклатуры в адрес внешнего получателя или на склад субъекта хозяйствования;
- требования-накладной (форма М-11) – при разовой выдаче материалов (формируется в 2-х экземплярах – для складского документооборота и получателю материалов);
- накладной на отпуск ТМЦ на сторону (форма М-15) – оформляется при передаче материалов внешнему получателю или в выделенное и отдельно расположенное подразделение субъекта хозяйствования;
- товарной накладной (форма ТОРГ-12) – используется при реализации материалов внешнему контрагенту.
Автоматизация складского учета: что может помочь
Самый популярный вариант автоматизации учета материалов на складе –ручной учет в Excel-таблицах. В таблице можно регулярно заносить данные о прибытии новых товаров и отгрузке старых, а также движении запасов.
Единственный плюс данного способа учета — отсутствие затрат, так как программа бесплатная. Среди минусов есть ряд «подводных камней»:
- риск утери важных документов при случайном удалении их сотрудником склада;
- рутина из-за отсутствия автоматизированной помощи, что приводит к долгой инвентаризации;
- легко забыть про просроченный товар или товар с истекающим сроком годности, бракованный товар.
Как автоматизировать складской учет?
Именно из-за вышеуказанных проблем стоит задуматься об автоматизации учета материалов на складе. В первую очередь, для упрощения учета товаров, нужно автоматизировать документооборот на складе.
В этом деле лучше выбрать надежный и проверенный вариант. Например, программу «Скан-Архив»
Программа позволяет загружать полученные от контрагентов документы в базу, что поможет постоянно отслеживать наличие тех или иных товаров на складе, не вбивая данные вручную.
Кроме этого, «Скан-Архив» дает возможность следить за возвратом первички, и тем самым вести учет материалов на складе только с корректными и актуальными данными.
Пример
Вы можете отсортировать документы по контрагентам с помощью специальной галочки, и тем самым увидеть, какую первичку вернули, а какую нужно запросить.
На скрине показано, как это сделать:
Выгрузка тех документов, которые все еще не вернули, выглядит так:
Автоматизация документооборота с помощью программы «Скан-Архива» позволяет работать в привычной «1С» и вести учет первички в общем информационном поле.
