Как внедрить и организовать электронное хранение?

В условиях современного бизнеса цифровизация становится не просто трендом, а необходимостью. Одной из ключевых задач, стоящих перед компаниями, является оптимизация документооборота и простой доступ ко всем финансовым документам компании. Переход на электронное хранение документов и внедрение электронного архива позволяют решить эти задачи более эффективно, освобождая место в офисе и ускоряя доступ к информации и возврат нужных документов.

Что такое электронный архив документов

Электронный архив документов – это современная система для хранения, управления и быстрого поиска документов в цифровом формате. В отличие от традиционных бумажных архивов, электронные архивы предоставляют возможность моментального доступа к информации, гарантируя ее безопасность и удобство использования. Такой архив особенно полезен для компаний с большими объемами документации, как юридические, бухгалтерские и производственные организации. Электронные архивы помогают автоматизировать рутинные процессы и обеспечить надежное хранение данных, что делает их незаменимыми для современного бизнеса.

Какие задачи решает электронное хранение

Электронный архив документов не просто упрощает хранение информации, он решает ряд конкретных задач, которые помогают улучшить работу компании:

• Контроль за возвратом документов и их наличием: Электронные архивы позволяют не только хранить документы, но и отслеживать их движение и возврат. Это особенно важно для документов, которые передаются между отделами или клиентами. Автоматизированные напоминания и отслеживание документов помогают избежать потерь и просрочек.
• Простой доступ к сканам документов: В отличие от бумажных документов, которые нужно искать в физическом архиве, электронные версии доступны мгновенно. Это позволяет сотрудникам быстро находить и просматривать документы, даже если они находятся в удаленных подразделениях. Для IT-специалистов это особенно важно, так как такие архивы легко интегрируются с другими информационными системами.
• Автоматизация ручного труда и минимизация человеческого фактора: С помощью внедрения электронного архива можно автоматизировать множество рутинных задач, таких как сортировка, поиск и организация документов. Это не только сокращает время на обработку данных, но и значительно уменьшает вероятность ошибок, вызванных человеческим фактором: доработки сократятся, что особенно важно для юридических и финансовых документов.
• Сокращение времени на поиск документов: В цифровом архиве поиск документа занимает считанные секунды. Это особенно полезно для руководителей и сотрудников, которым требуется оперативный доступ к информации для принятия решений. Важно отметить, что вся система поиска может быть интегрирована с другими корпоративными решениями, что делает работу еще более удобной.
• Сокращение рисков штрафов и неполного возврата НДС: Электронные архивы помогают минимизировать риски, связанные с нарушением сроков подачи документов или их неполным возвратом. Автоматизация отчетов и напоминаний помогает компаниям всегда быть в курсе статуса документов, что снижает вероятность штрафов со стороны налоговых и других контролирующих органов.

Для IT-специалистов электронный архив представляет собой инструмент, который можно легко интегрировать с существующими системами управления данными, а также адаптировать под требования конкретной компании. Для руководителей компаний электронное хранение документов – это не просто удобство, но и экономия ресурсов, снижение рисков и повышение эффективности всех бизнес-процессов. Внедрение электронного архива позволяет компании стать более конкурентоспособной и подготовленной к цифровым вызовам.

Как хранить документы

Существует ряд способов хранения документов, каждый из которых обладает своими особенностями. Мы рассмотрим основные способы хранения документации и расскажем о том, как выбрать наиболее эффективный и безопасный метод для вашего бизнеса.

Начнем с бумажного архива, который является традиционным способом хранения информации.

В бумажном архиве документы сортируются по папкам, регистрам или коробкам, которые затем хранятся на полках или в шкафах. Этот способ знаком многим и по-прежнему используется во многих компаниях. Однако стоит отметить, что поддержание порядка в бумажных архивах требует значительных усилий: постоянного контроля, физического пространства и людских ресурсов. Когда объем документов увеличивается, найти нужную информацию может стать настоящей проблемой.

Бумажный архив подвержен рискам повреждений, связанных с пожарами, затоплениями или банальным износом. К тому же, для обеспечения безопасности данных и их защиты от несанкционированного доступа требуются дополнительные меры, такие как закрытые помещения или специальные шкафы. Это не только увеличивает затраты на хранение, но и затрудняет быстрый доступ к информации.

С учетом всех этих факторов многие компании начинают задумываться о более современных и удобных альтернативах, которые способны упростить процесс хранения и снизить риски. О них мы поговорим далее.

Локальный архив

Локальное хранение документов подразумевает их размещение на компьютере или внешнем жестком диске. Этот способ кажется удобным на первый взгляд: все данные под рукой, доступ не зависит от интернета, а затраты минимальны. Однако, при более глубоком рассмотрении, становится понятно, что такой метод имеет серьезные недостатки.

Компьютер может выйти из строя, подвергнуться вирусным атакам, а данные могут быть утрачены без возможности восстановления. Внешний жесткий диск также подвержен рискам: его легко потерять, забыть или случайно повредить. Все эти риски делают локальное хранение документов ненадежным и неудобным, особенно для компаний с большими объемами информации.

Кроме того, в 2024 году локальный архив все больше теряет популярность, так как его возможности сильно ограничены в сравнении с современными методами хранения. Бизнесы начинают переходить на более продвинутые и безопасные альтернативы, позволяющие не только хранить данные, но и обеспечивать их постоянную доступность и защиту.

Облачный архив

Облачное хранение документов предлагает более современный и гибкий подход. Документы размещаются на специальном сервере с закрытым доступом, что гарантирует их сохранность и безопасность. Один из ключевых плюсов этого метода – удобство. Доступ к документам можно получить с любого устройства, подключенного к Интернету, что актуально для организаций с удаленными сотрудниками или офисами в разных регионах.

Также облачный архив позволяет легко управлять правами доступа: например, можно дать одному сотруднику возможность только просматривать документы, другому – редактировать, а третьему – удалять или скачивать файлы. Это значительно упрощает контроль над документацией и минимизирует риски утечек или ошибок.

Основное требование для использования облачного хранилища – стабильное интернет-соединение. Однако этот метод дает компании независимость от состояния конкретных устройств. Вы больше не беспокоитесь о том, что ваш компьютер или диск выйдут из строя, поскольку документы всегда будут в безопасности на сервере.

Система ЭДО

Система электронного документооборота (ЭДО) – это наиболее продвинутый способ хранения документов, особенно когда речь идет о взаимодействии с контрагентами, налоговой или другими внешними организациями. Документы хранятся на защищенном сервере оператора ЭДО, что обеспечивает высокий уровень безопасности.

Главное преимущество этого метода – это не просто хранение документов, а их интеграция в бизнес-процессы. С помощью ЭДО можно не только сохранять документы, но и легко отправлять их контрагентам, подписывать электронно, вести историю изменений, а также обмениваться данными с государственными органами, что особенно актуально для бухгалтерии и юридических департаментов.

Система позволяет гибко регулировать доступ сотрудников к документам и действия, которые они могут совершать. Это особенно важно для крупных компаний, где есть множество подразделений с разными задачами и уровнями доступа к информации.

Хотя внедрение ЭДО требует определенных инвестиций, этот способ хранения и управления документами становится все более востребованным благодаря своей безопасности, удобству и эффективности. Интеграция с бизнес-процессами, автоматизация работы с документацией и высокая надежность делают ЭДО самым популярным решением на рынке.

Бумажный архив и «Скан-Архив»: гибридный подход к управлению документацией

Несмотря на стремительное развитие электронных систем, таких как ЭДО и облачные архивы, не все компании могут позволить себе полностью отказаться от бумажного документооборота. Причины могут быть разными: высокие затраты на внедрение электронного документооборота, требования контрагентов или государственных органов, которые продолжают работать с бумажными документами, или сложившаяся культура документооборота в компании. Однако нельзя использовать только бумажный архив, нужны доработки.

Чтобы снизить риски и улучшить управляемость документами, компании внедряют решение под названием «Скан-Архив», которое позволяет создавать электронные копии всех бумажных документов. Суть этого подхода заключается в том, что:

• Все бумажные документы сканируются и сохраняются в электронном виде. Это позволяет создать дубликат, с которым можно работать в цифровом формате, без необходимости обращения к физическим оригиналам.
• Оцифрованные документы классифицируются и систематизируются в удобной структуре. Это позволяет настроить систему хранения так, чтобы документы можно было быстро найти по различным параметрам: дате, типу, контрагенту, ключевым словам и другим метаданным.
• Автоматизация распознавания текста. «Скан-Архив» использует технологии оптического распознавания текста (OCR), что делает документы полнотекстовыми, то есть по ним можно легко искать информацию. Это существенно сокращает время на обработку и поиск нужных данных.
• Хранение и защита документов. В отличие от бумажного архива, где документы подвержены физическим рискам (пожары, затопления, кражи), «Скан-Архив» обеспечивает их сохранность на электронных носителях, которые могут быть защищены с помощью резервного копирования и шифрования данных.

Преимущества совмещения бумажного и электронного архива:

1. Сохранение оригиналов: Бумажный архив продолжает хранить оригиналы документов, которые могут потребоваться по требованиям законодательства или для взаимодействия с контрагентами. Это позволяет компании соответствовать всем нормативам и не нарушать обязательства перед партнерами.
2. Быстрый доступ к документам: Благодаря «Скан-Архиву» можно моментально найти и использовать электронную копию документа, не прибегая к долгим поискам в бумажном архиве. Например, при необходимости согласовать договор или предоставить отчетность, можно оперативно обратиться к оцифрованным версиям.
3. Снижение нагрузки на бумажный архив: Даже если компания обязана хранить бумажные документы, обращение к ним становится значительно реже, так как сотрудники используют электронные копии для повседневной работы. Это уменьшает износ документов и снижает вероятность их порчи или утери.
4. Удобство совместной работы: Электронные копии документов, сохраненные в «Скан-Архиве», могут быть доступны для сотрудников разных отделов или филиалов компании. Это особенно актуально для компаний с распределенными офисами или удаленными командами, которые могут получать доступ к необходимым данным независимо от своего местоположения.
5. Безопасность и контроль: «Скан-Архив» поддерживает все современные методы защиты данных, включая разграничение прав доступа, шифрование и ведение журналов изменений. Это гарантирует, что только уполномоченные сотрудники смогут получить доступ к документам и вносить в них изменения, а вся история работы с ними будет отслеживаться.

Как работает «Скан-Архив»

• Сканирование документов. Все бумажные документы проходят через процесс сканирования с использованием специального оборудования, которое позволяет получать качественные электронные копии. Эти копии могут быть как в формате изображений (например, PDF), так и с распознанным текстом, что открывает дополнительные возможности для работы с ними.
• Классификация и тегирование. После сканирования документы автоматически или вручную классифицируются по определенным критериям: дате, типу документа, контрагенту и другим параметрам. Это позволяет создать удобную иерархию хранения, с которой будет легко работать.
• Поиск и управление. Благодаря технологии (оптическое распознавание символов) сотрудники могут легко искать документы по содержимому. Например, если нужно найти счет-фактуру с конкретной компанией в определенный период, достаточно ввести название контрагента и диапазон дат.

Можно ли использовать скан-копии первичных документов в бухучете

В бухгалтерском учете скан-копии первичных документов могут использоваться только в исключительных случаях. Это правило основано на ст. 7 и 9 Закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно законодательству, оригинальные документы должны быть составлены на бумаге либо в виде электронных документов с квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Минфин разрешил использование скан-копий в письме от 22.04.2020 №03-01-10/32570, но этот шаг был временной мерой, связанной с пандемией. Позднее, в письме от 02.10.2020 №03-03-06/1/86376, Минфин уточнил, что скан-образы первичных документов не могут быть полноценной заменой оригиналов.

Итак, использовать скан-копии возможно лишь в исключительных обстоятельствах, таких как пандемия, но после их прекращения компания обязана получить оригиналы. Без оригиналов скан-копии не будут считаться действительными.

Основные этапы внедрения электронного архива

1. Анализ текущего документооборота: Прежде чем приступить к внедрению электронного архива, необходимо провести детальный анализ текущего состояния документооборота в организации. На этом этапе оцениваются следующие параметры:
   • Объем документации. Определяется количество бумажных документов, которые требуют обработки, оцифровки и дальнейшего хранения.
   • Типы документов. Важно классифицировать виды документов (договоры, счета, акты, служебные записки и пр.), так как разные категории могут требовать особых условий хранения и обработки.
   • Частота обращения к документам. Необходимо понять, какие документы используются регулярно, а какие – редко, чтобы оптимизировать доступ к ним.
   • Проблемные места в текущем процессе. Выявление задержек, ошибок и проблем в существующей системе документооборота помогает лучше понять, где электронный архив будет наиболее полезен.
2. Выбор программного обеспечения: После анализа документооборота нужно выбрать подходящее программное обеспечение (ПО) для электронного архива. Основные требования к ПО:
   • Функциональность. Программное обеспечение должно поддерживать поиск документов по различным критериям (дата, тип документа, содержание), а также их сортировку, фильтрацию и классификацию.
   • Сканирование и распознавание. Программа должна уметь эффективно обрабатывать бумажные документы, сканировать их и распознавать текст для дальнейшего использования.
   • Интеграция с другими системами. Важно, чтобы электронный архив мог интегрироваться с другими системами предприятия, такими как бухгалтерские и ERP-системы.
   • Масштабируемость. ПО должно позволять работать с большими объемами документов и обеспечивать гибкие настройки хранения.
   • Безопасность. Программное обеспечение должно поддерживать разграничение прав доступа, защиту информации, шифрование и ведение журналов действий с документами.
3. Оцифровка документов: Оцифровка бумажных документов – важнейший этап внедрения электронного архива. Процесс включает:
   • Сканирование. Все бумажные документы переводятся в электронный формат с помощью сканеров. Сканирование может быть выполнено в режиме черно-белого или цветного изображения в зависимости от требований к качеству документа.
   • Распознавание текста (OCR). После сканирования документы подвергаются распознаванию текста, что позволяет сделать их пригодными для поиска по содержимому. Это существенно ускоряет работу с архивом в будущем.
   • Категоризация. После оцифровки документы распределяются по категориям (например, договоры, счета, отчеты), что упрощает их дальнейшую классификацию и работу с ними.
4. Организация хранения: Правильная структура хранения документов в электронном архиве играет ключевую роль в обеспечении удобства их использования:
   • Создание папок и разделов. Документы группируются по тематическим папкам и разделам (например, контрагенты, проекты, сотрудники), чтобы в дальнейшем можно было легко находить нужную информацию.
   • Присвоение тегов и метаданных. Электронные архивы позволяют добавлять теги и метаданные к каждому документу (например, даты, названия, ключевые слова), что делает поиск документов еще более быстрым и точным.
   • Сроки хранения. Для каждого документа можно установить сроки хранения в соответствии с законодательными и корпоративными требованиями, что позволит своевременно удалять или архивировать устаревшие документы.
5. Обеспечение безопасности: Безопасность – один из ключевых аспектов при организации электронного архива, поскольку электронные документы могут содержать конфиденциальную информацию:
   • Разграничение прав доступа. Не всем сотрудникам организации должен быть доступен полный архив. Настройка прав доступа позволяет определять, кто и какие документы может видеть, редактировать или удалять.
   • Шифрование данных. Системы электронного архива должны обеспечивать шифрование данных как при хранении, так и при передаче, что предотвратит утечку информации.
   • Ведение журналов изменений. Любые действия с документами (добавление, изменение, удаление) должны фиксироваться в специальных журналах, чтобы можно было отслеживать действия каждого пользователя.
   • Резервное копирование. Системы электронного архива должны поддерживать регулярное резервное копирование данных, чтобы предотвратить их потерю в случае технических сбоев или иных форс-мажорных обстоятельств.

Каждый из этих этапов требует внимательного подхода и тщательного планирования, чтобы внедрение электронного архива прошло успешно и соответствовало задачам организации.

Преимущества электронного хранения документов

Внедрение электронного архива приносит бизнесу множество преимуществ, значительно оптимизируя процессы документооборота. Рассмотрим ключевые выгоды более подробно:

1. Экономия времени:
   • Мгновенный доступ к документам. Электронные архивы позволяют мгновенно находить нужные документы без необходимости вручную перебирать физические папки. Поиск по ключевым словам, дате или другим параметрам обеспечивает скорость доступа к информации, которая ранее занимала бы минуты или даже часы.
   • Ускорение внутренних процессов. Рабочие процессы, связанные с подготовкой отчетов, согласованием договоров или другими операциями, становятся более эффективными. Отделы могут взаимодействовать быстрее, так как все сотрудники имеют доступ к единой базе документов в режиме реального времени.
   • Автоматизация рутины. Некоторые задачи, такие как отправка уведомлений, отслеживание сроков или контроль версии документа, могут быть автоматизированы, что дополнительно снижает количество ручной работы.
2. Снижение расходов:
   • Экономия на физическом хранении. Переход на электронные архивы снижает необходимость аренды дополнительных помещений для хранения бумажных документов. Физические архивы занимают значительное пространство и требуют поддержания определенных условий (температура, влажность), что влечет за собой дополнительные затраты.
   • Уменьшение затрат на печать и бумагу. При переходе на электронные документы компания снижает расходы на канцелярские товары, принтеры, бумагу и тонеры, что также способствует экологической ответственности бизнеса.
   • Оптимизация работы персонала. Сокращается время, которое сотрудники тратят на поиск и обработку бумажных документов. Это позволяет им сосредоточиться на более важных задачах, увеличивая общую производительность компании.
3. Удобство использования:
   • Интуитивно понятный интерфейс. Современные системы электронного архива разработаны с учетом удобства пользователей. Поиск нужных документов может осуществляться по множеству параметров: ключевые слова, автор, дата создания, тип документа, проекты, теги и другие метаданные. Это позволяет находить информацию за считанные секунды.
   • Быстрый доступ с любых устройств. Электронные архивы часто интегрированы с облачными сервисами, что предоставляет возможность доступа к документам с любого устройства – компьютера, планшета или смартфона. Это особенно важно для сотрудников, работающих удаленно или находящихся в командировках.
   • Поддержка совместной работы. Программное обеспечение для электронного архива позволяет нескольким сотрудникам одновременно работать над одним и тем же документом, отслеживая изменения в режиме реального времени и обеспечивая контроль версий.
4. Повышение безопасности:
   • Защита от несанкционированного доступа. Электронные архивы позволяют разграничивать права доступа к документам. Например, один сотрудник может иметь доступ только к просмотру документов, другой – к их редактированию, а администратор – к удалению или переносу данных. Это защищает информацию от нежелательных действий или утечек.
   • Шифрование данных. Все данные в электронных архивах могут быть зашифрованы, что предотвращает их кражу или изменение. Даже в случае утечки данных или доступа третьих лиц к серверу, без ключа шифрования файлы останутся недоступными.
   • Регулярное резервное копирование. Большинство электронных архивов поддерживают автоматическое создание резервных копий. Это гарантирует, что даже в случае сбоев системы, данные не будут потеряны и смогут быть восстановлены из последней резервной версии.
   • Контроль действий с документами. Ведутся журналы изменений, где фиксируется каждая операция с документами, от их просмотра до редактирования или удаления. Это позволяет отслеживать, кто и когда совершал действия с теми или иными файлами, обеспечивая дополнительный уровень безопасности и контроля.

Эти преимущества делают электронные архивы незаменимым инструментом для современных компаний, стремящихся повысить эффективность, сократить расходы и защитить свою документацию.

Заключение

В условиях стремительно развивающейся цифровой трансформации оптимизация документооборота через электронные архивы становится важным шагом для повышения эффективности бизнеса. Различные методы хранения документов, такие как локальный, облачный архивы и система ЭДО, обеспечивают гибкость и безопасность работы с информацией, значительно сокращая время на доступ к документам и снижая риски потерь данных.

Тем не менее, не все компании могут полностью отказаться от бумажного документооборота. Для таких организаций идеальным решением становится гибридный подход, который включает в себя как бумажные архивы, так и «Скан-Архив». Он позволяет не только сохранять оригиналы документов для соблюдения законодательных норм, но и оперативно работать с их цифровыми копиями, что делает процесс хранения и обработки более удобным и безопасным.

Выбор подходящей системы электронного архива помогает не только сократить затраты на хранение и обслуживание бумажных документов, но и повышает безопасность данных, минимизирует ошибки и улучшает взаимодействие между отделами. Внедрение электронного архива – это инвестиция в будущее компании, способная сделать бизнес более конкурентоспособным и готовым к вызовам цифровой эры.