Представьте себе заваленный архив, где каждая бумажка, каждый документ продолжает копиться годами. Бухгалтерия медленно превращается в бумажное болото. Чем больше документов – тем сложнее что-то найти, тем больше вероятность ошибки или потери важных данных. Но что, если есть способ избежать этого хаоса?
В этой статье расскажем, как оптимизировать хранение документов, не нарушив закон и не захламляя офис. А также как вы можете сэкономить на этом процессе.
Бумажный хаос: как документы захламляют архив?
Каждая компания сталкивается с проблемой хранения документов. Чем больше лет работает бизнес, тем больше документов накапливается, и кажется, что избавляться от них нельзя. Однако, если каждый раз добавлять новые бумаги, не выбрасывая старые, архивы становятся неподъемными, а поиск нужного документа – настоящей головной болью. На это уходит драгоценное рабочее время, возникает риск ошибок и потерь. Разберемся, как упорядочить документы и что с ними делать.
Что нужно знать о сроках хранения документов?
Весь документооборот компании можно условно разделить на три основных категории: налоговые документы, бухгалтерские и кадровые.
1. Налоговые документы
К ним относятся счета-фактуры, книги покупок и продаж, а также другие документы, которые помогают компании правильно рассчитывать налоги.
- Срок хранения: 4 года (Налоговый кодекс, ст. 23).
2. Бухгалтерские документы
Это договора, акты, чеки и прочие первичные документы.
- Срок хранения: 5 лет (Федеральный закон № 402-ФЗ).
Обратите внимание
Согласно Приказу Минкультуры № 558, годовую бухгалтерскую отчетность необходимо хранить постоянно
3. Кадровая документация
Здесь все зависит от типа документа.
- Трудовые договоры и личные дела сотрудников – 75 лет.
- Графики отпусков – всего 1 год.
- Документы о премиях и табели учета рабочего времени – 5 лет.
Как правильно организовать хранение документов?
Каждая компания решает для себя, каким образом хранить документы, но выбор зависит от множества факторов. Вот пять основных способов хранения документов, включая переход на электронный документооборот (ЭДО).
Способ 1: Бумажный архив в офисе
Самый привычный, но далеко не самый эффективный способ. Да, вы видите все документы у себя в офисе, но они занимают
много места, а поиск документов превращается в квест.
Недостатки
- Большие затраты на аренду помещений.
- Риск потери или порчи документов.
- Трудоемкость подготовки к проверкам.
Скачайте нашу методичку по правильному хранению документов и узнайте больше!
Скачать методичку
Способ 2: Аутсорсинг архива
Если передать архив на хранение сторонней компании, можно сэкономить офисное пространство и время сотрудников.
Недостатки
- Высокая стоимость услуг.
- Усложнение доступа к архиву.
Способ 3: Переход на ЭДО
Электронный документооборот – это не только удобство, но и существенная экономия времени и средств.
Преимущества
- Быстрый доступ к нужным документам и их архиву бухгалтерии.
- Экономия на бумаге до 70%.
- Легкая подготовка к проверкам.
Способ 4: «Скан-Архив»
Этот способ помогает хранить электронные копии документов прямо в «1С».
Преимущества
- Полный контроль над документооборотом.
- Удобный обмен документами с контролирующими органами.
Способ 5: Комбинированное хранение
ЭДО + «Скан-Архив» + бумажный
архив – это идеальный вариант для компаний, которым важен полный контроль над
документами и быстрый доступ к ним.
Ответственность за хранение: кто виноват, если документ пропал?
Бухгалтер и руководитель компании несут ответственность за хранение документов. Нарушения могут привести к административной ответственности и штрафам. Если документы не передают или они не были учтены, бухгалтерию ждет штраф от 2 000 до 40 000 рублей (в зависимости от нарушений). Но это только полбеды — восстановление утраченных документов потребует времени и усилий.
Как сэкономить время и деньги на хранении документов?
Теперь давайте посчитаем, насколько выгодно переходить на электронный документооборот.
Экономия рабочего времени
Представим, что у нас в штате три бухгалтера, которые занимаются вводом первичной документации. Каждый из них получает
зарплату 30 000 рублей в месяц. В году примерно 21 рабочий день в месяце, а страховые отчисления составляют 30% от
зарплаты.
Итак, фонд заработной платы за год, с учетом всех отчислений, составляет 1 404 000 рублей. Если посчитать стоимость одной минуты рабочего времени бухгалтера, получаем примерно 2,98 рубля.
Теперь давайте прикинем, сколько времени в день уходит на поиск документов в бумажном архиве. По нашим расчетам, это занимает около 35 минут в день. Но с электронным архивом это время сокращается практически до нуля! Экономия – ощутимая.
Формула для расчета экономии
Количество сотрудников × среднее время на поиск × рабочие дни в году × стоимость 1 минуты
Теперь, когда мы можем рассчитать, сколько времени тратится в день на поиск документов, и сократить его до минимума, это напрямую влияет на финансовую эффективность компании.
Рассмотрим показатели на примере среднестатистической организации:
- Количество сотрудников (бухгалтеров, которые занимаются вводом первичной документации): 3 человека.
- Средняя заработная плата одного сотрудника в месяц: 30 000 рублей.
- Среднее количество рабочих дней в месяце: 21 день.
- Страховые отчисления: 30,0%.
- Фонд заработной платы с учетом страховых отчислений в год: 1 404 000 рублей.
- Стоимость 1 человеко-минуты рабочего времени: 2,98 рубля.
Этап №1 – посчитаем, сколько времени в день уходит на поиск документов в среднем
Чтобы понять, сколько времени уходит на поиск документов, нужно учесть, что в бумажном архиве это может занимать около
35 минут в день. С электронным архивом, таким как «Скан-Архив», этот процесс сокращается до секунд. В архивной
бумажной комнате много лишних шагов – идти в помещение, искать папки, раскреплять и снова собирать документы. А в
электронном архиве – просто ввести запрос и нажать кнопку.
Годовую экономию можно рассчитать по формуле:
Количество сотрудников × Среднее время на поиск документов × Количество рабочих дней в году × Стоимость одной минуты рабочего времени.
Время на поиск документов в день, минут | 35 |
Экономия (эффект) в год | 78 851 р. |
Этап №2. Рассчитываем экономию времени на повышении исполнительской дисциплины
На втором этапе считаем экономию времени за счет повышения дисциплины. Часто бухгалтеры тратят время на поиски недостающих документов, которые сначала попадают к менеджерам. Это может занимать 15 минут в день, что составляет 3-5% рабочего времени. Электронный архив упрощает процесс отслеживания и возврата документов, минимизируя потери времени.
Экономию рассчитываем по формуле:
Процент времени на возврат документов × Фонд зарплаты бухгалтеров.
Доля времени в день, расходуемого на операции по отслеживанию и возврату документов | 3,0% |
Экономия (эффект) в год | 42 120 р. |
Этап №3. Экономия времени при подготовке к проверкам
Бухгалтеры часто тратят время на подготовку документов для налоговых проверок. В среднем, это занимает до 2 часов в день, что составляет 7% рабочего времени. Электронный архив значительно ускоряет сбор нужных документов, сокращая временные затраты. Экономия рассчитывается на основе фонда заработной платы и процента времени, затраченного на подготовку.
Процент времени, расходуемого на сбор документов к проверке х фонд заработной платы с учетом страховых отчислений в год, руб
Доля усредненного ежедневного времени, которое уходит на подготовку к проверкам | 7,0% |
Экономия (эффект) в год | 98 280 р. |
Этап №4. Рентабельность архивных площадей
Бухгалтерия требует постоянного доступа к документам, и с ростом компании архивы занимают все больше места. Это пространство можно использовать эффективнее. Рассчитаем экономию при переносе архива из дорогих офисов на склады.
Если на 1 погонный метр стеллажа помещается 75 документов, а аренда офиса стоит 300 рублей за метр, тогда складская аренда обойдется в 140 рублей. Допустим, в компании хранят 1000 документов в месяц, что за 5 лет составляет 60 000 документов. Разница в стоимости аренды офисного и складского помещения и даст нам экономию.
Количество единиц бухгалтерских документов в месяц | 1000 |
Количество единиц бухгалтерских документов в хранилище (за 5 лет) | 60 000 |
Расходы на оплату офисного помещения | 240 000 |
Экономия на рентабельности площади | 128 000 |
Экономия (эффект) в год | 128 000 |
Считаем итоговую экономию
Элементы экономии | Эффект, руб. |
Поиск документов в архиве | 78 851 |
Эффективность управления документами организации (повышение исполнительской дисциплины) | 98 280 |
Подготовка к проверкам от налоговых органов | 98 280 |
Рентабельность архивных площадей | 128 000 |
Экономия (эффект) в год | 98 280 р. |
В расчетах использованы данные из статьи «Экономическая оценка внедрения системы электронного документооборота на промышленном предприятии (на примере ОАО «Подольский химико-металлургический завод»)», опубликованной в журнале «Финансовый менеджмент», выпуск №3 за 2008 год.
Хранение документов не должно превращаться в кошмар. Используя современные решения, актуальные в 2024 году, такие как ЭДО и «Скан-Архив», можно не только упростить жизнь бухгалтерского отдела, но и сэкономить средства компании. Пора избавиться от бумажного хаоса и перейти к более эффективным решениям!
Наш консультационный центр по документообороту поможет определиться с программой и подберет необходимую программу!
Обратиться