Главная

Организация порядка на рабочем места бухгалтера

Марина Перевизник

Содержание

Организация порядка на рабочем местe бухгалтера

У порядка есть одна особенность – он придает силы. Казалось бы, ты постоянно тратишь энергию на то, чтобы его поддерживать и все должно работать наоборот… Но нет. Мы сейчас расскажем, как порядок на рабочем месте облегчает жизнь, и как поддерживать его без труда.

Общие требования к организации рабочего места

Выделим основные пункты, которые нужно принять во внимание.

  • Эргономика. Обратите внимание правильную расстановку компьютера, монитора, клавиатуры и удобное кресло. Поставьте ближний свет, чтобы не испортить глаза. Для этой же цели ставьте монитор на расстоянии не меньше 30 см от лица.
  • Безопасность. Важно обеспечить противопожарную безопасность и защиту от вредных веществ или опасных материалов. Также нужно обеспечить видимость выходов и проходов, и проверить все рабочие инструменты и оборудование на соответствие стандартам безопасности.
  • Организация рабочего пространства. Мебель, ящики, шкафы и прочие предметы расположите логично, с учетом вариантов их использования.
  • Чистота и порядок. Рабочее место должно быть чистым и аккуратным. Регулярно выбрасывайте мусор, правильно храните документы и поддерживайте порядок.

Что происходит в бухгалтерии, где нет порядка?

Каждый из нас хотя бы раз в жизни сталкивался с таким видом: столы переполнены кучей бумаг, их настолько МНОГО, что даже не хочется к ним прикасаться, ведь только одна мысль о том, сколько времени понадобится, чтобы все это разобрать, вызывает сжатие внутри. На компьютере - все файлы перемешаны вместе, главный экран залеплен ярлыками так, что кажется, будто они вот-вот выпадут за пределы монитора. В «1С» или другой программе, где ведутся задачи, все ярко-красное и усыпано восклицательными знаками. Однако нет никакого желания приступить к укрощению этого хаоса, ведь кажется, что потребуется куча времени.

Однако порядок стоит того. Поэтому, прежде чем наступит время отчетности, которое окончательно засыпет ваш офис тоннами бумаг, файлов и писем, вам следует спланировать всестороннюю уборку. И не просто так, а с помощью методики 5S - пятиэтапного цикла.

Вы будете довольны результатами применения этой технологии - вы сможете привести свой офис в полный порядок, даже если вы постоянно заняты бухгалтерскими делами.

Шаг 1. Сортируем вещи

Во-первых – никаких лишних вещичек. Сначала убираем все ненужное на расстоянии «вытянутой руки»: со стола, под ним ( к примеру, что-то могло затаится на системном блоке), на тумбочке, Идем дальше. Перебираем содержимое тумбочки и стола, если у него есть ящики.

Все вещи делим на три группы – вещи, которые используются регулярно, иногда и вообще неиспользованные.

Вещи из третьей группы сразу выбрасываем или раздаем коллегам. Если есть сомнения – сложите в один ящик и откройте его, к примеру, через месяц. Тогда будет легче принять решение.

Шаг 2. Наводим порядок

В первой группе вещей, которые мы оставляем в пределах досягаемости сотрудника, мы можем проверить, подходят ли они по размеру к рабочему столу. Мы также можем использовать органайзеры, полки или подставки с ящиками, чтобы сделать их более удобными для использования.

Вторая группа вещей должна быть убрана дальше от рабочего стола. Можно разработать систему хранения для этих вещей, например, поместить их в ящики с наклейками и прикрепить указатели.

Важно делать все это постепенно, но непрерывно. В бухгалтерии всегда много работы, поэтому можно создать следующую схему организации: начать с рабочего стола, затем перейти к шкафу, подоконнику, папкам на компьютере и так далее. Однако важно продолжать поддерживать порядок, так как все быстро могут вернуться в беспорядок. Идеально составить график и придерживаться его, а на пройденных участках поддерживать порядок.

У вас повсюду стоят архивы? Уберите их подальше!

Обратитесь к скан-копиям документов, например, в базе «1С». Так можно легко собрать все необходимые документы по запросу в течение 30 минут.

Бумажные оригиналы могут понадобиться только в случае проверки, поэтому архивы можно оставить нетронутыми до этого момента.

Шаг 3. Поддерживаем чистоту

Чтобы избежать беспорядка в рабочем пространстве, создайте договоренности и регламент с коллегами. Определите, где хранить различные предметы и как сортировать вещи. Установите принципы утилизации бумаг и хранения в архиве. Также рассмотрите возможность установить дежурства по кабинету.

Регламентация пространства и договоренности помогут поддерживать порядок и избежать скопления хлама. Объясните правила всем сотрудникам и создайте письменный регламент, чтобы все были в курсе требований.

Шаг 4. Стандартизируем правила

Когда есть установленный регламент или внутренний стандарт, важно обеспечить его доступность для всех новых сотрудников. После этого можно создать таблицу, которую можно распечатать или разместить в общем доступе для всех сотрудников. В этой таблице будет отражаться график дежурств по уборке, а также фиксироваться соблюдение или нарушение внутреннего порядка.

Шаг 5. Постоянный аудит

Чтобы поддерживать созданный усилиями порядок, мы устанавливаем определенные временные рамки и периодически проводим аудит. Если на рабочем столе или вокруг него появляются новые вещи, бумаги или папки, мы запускаем цикл повторно!

Распечатайте эту схему в виде напоминалки, чтобы вовремя узнавать о необходимости поддерживать порядок.

Хотите получить полный порядок в бухгалтерии и держать все документы под контролем?

«Скан-Архив» – программа, которая наведет лад в ваше работе и поможет сохранить его надолго.

Вот так мы контролируем всю первичку в организации Смотреть

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Встречайте! Доступен новый релиз программы «Скан-Архив» - 3.1.0.0

Читать

Как повысить эффективность документооборота: 3 способа обеспечить контроль и избежать проблем

Читать

Составляем график документооборота бухгалтерии: образец и важные нюансы

Читать

Как решить проблему с возвратом документов в крупном бизнесе

Читать

Налоговая проверка: как ускорить сбор документов в крупной компании

Читать

Товарная накладная: правила оформления и пример заполнения

Читать

Новый отчет 6–НДФЛ в 2023 году как заполнить правильно

Читать

Как использование электронной подписи упрощает электронный документооборот

Читать

Порядок возмещения НДС простыми словами

Читать

Требования к системе электронного документооборота (СЭД)

Читать

Возврат к списку