У порядка есть одна особенность – он придает силы. Казалось бы, ты постоянно тратишь энергию на то, чтобы его поддерживать и все должно работать наоборот… Но нет. Мы сейчас расскажем, как порядок на рабочем месте облегчает жизнь, и как поддерживать его без труда.
Что происходит в бухгалтерии, где нет порядка?
Наверное, кто-то хоть раз в жизни сталкивался с этой картиной: столы завалены горой документов, и их ТАК МНОГО, что даже прикасаться к ним не хочется, потому что внутри все сжимается от одной мысли о том, сколько времени придется потратить на их разбор. На компьютере – все файлы вперемешку, главный экран залеплен ярлычками так, что кажется, они сейчас вывалятся за монитор. В «1С» или в программе, где ведутся задачи, все пестрит краснотой и восклицательными знаками. Но двигаться к тому, чтобы укротить этот хаос, нет никакого желания: ведь кажется, на это придется потратить целую вечность…
Но порядок того стоит. Поэтому, прежде чем наступит пора отчетов, которая окончательно похоронит ваш офис под тонной бумаг, файлов и писем, нужно запланировать генеральную уборку. И не простую, а по методике 5S — цикла из пяти шагов.
Результат применения этой технологии вам понравится – вы сможете навести полный порядок в кабинете, причем даже в условиях вечной занятости бухгалтера.
Шаг 1. Сортируем вещи
Во-первых, убираем лишние вещи. Начинаем делать по методу разрастающейся окружности: сначала убираем все лишнее в пределах «вытянутой руки»: с рабочего стола, на тумбочке, из-под ног (да, иногда что-то прячется и там). Далее расширяем зону: перетряхиваем содержимое ящиков стола и тумбочки, шкафов, и так, пока не будет охвачен весь кабинет.
Все вещи делим на три группы.
- Вещи ежедневного пользования: бумаги, канцелярия, личные принадлежности, например, кружка и ложка.
- Вещи, которые вы используете время от времени. Например, какая-нибудь полезная методичка, пакет свежих файлов, зонт, зимняя сменка и т.д.
- Вещи, которые ни разу не использовались (зачем они здесь?..)
Логично, что вещи из третьей группы надо выбросить. Если есть сомнения, то их можно сложить в один ящик и проверить его через месяц. Если то, что там лежит, все еще не пригодилось – смело вон.
Шаг 2. Наводим порядок
Теперь вернемся к первым двум группам вещей. Естественно, вещи из первой группы мы оставляем в пределах досягаемости. Можно проверить, удобно ли они вписываются в пространство сотрудника, или необходимы дополнительные органайзеры, полки, подставки с ящиками на стол?
Вещи из второй категории убираем дальше от рабочего стола. Для них было бы удобно придумать систему хранения: например, распределить их по ящикам с наклейками, наклеить указатели.
Все это стоит делать постепенно, но непрерывно. В бухгалтерии всегда дел по горло, поэтому распределить наведение порядка можно по следующей схеме: например, сначала зона рабочего стола, потом шкаф, потом подоконник, потом папки на компьютере и т.д. Но прекращать создание порядка не стоит – все очень быстро зарастет обратно! Поэтому в идеале сделать график и следовать ему. А на пройденных участках – поддерживать порядок.
Первичка повсюду? Уберите архив…
…на чердак, в подвал или другой офис!
Это реально, если все скан-копии у вас под рукой, например – в базе «1С», благодаря чему все нужные документы по запросу можно собрать за 30 минут. Бумажные оригиналы понадобятся вам только в случае выездной проверки, а до тех пор к архивам можно даже не прикасаться.
Шаг 3. Поддерживаем чистоту
Общее рабочее пространство может быстро зарасти хламом, если не ввести договоренности с подчиненными и коллегами о порядке.
Можно объяснить на словах или создать регламент (что даже лучше, так как иногда будут прибывать новички): какие вещи где хранятся, как сортируются, от каких бумаг вы избавляетесь, а какие храните в архиве и по какому принципу.
А еще можно установить дежурства по кабинету.
Шаг 4. Стандартизируем правила
Когда регламент или внутренний стандарт заведен – не забываем доносить его до всех новоприбывших.
После можно сделать таблицу и распечатать ее или разместить в общем доступе для сотрудников. В этой таблице будет вестись график дежурств по уборке, отмечаться соблюдение внутреннего порядка или его нарушение.
Тем более что такая технология будет полезна не только на работе: так можно навести порядок в доме, в игрушках, в личных делах и т.д.
Шаг 5. Постоянный аудит
Чтобы раз наведенный такими усилиями порядок не нарушался, устанавливаем временные рамки, по истечении которых проводим аудит. Появились новые вещи, бумаги, папки на рабочем столе компьютера? Запускаем цикл снова!
Эту схему можно распечатать как напоминалку:
