Как меняется работа с документами после внедрения электронного архива?

Многие организации стремятся внедрить электронный архив в работу своего бухгалтерского отдела, узнав о преимуществах, которые сулит автоматизация документооборота. Но прежде чем решиться на подобное вложение, как денежное, так и ресурсное, следует четко знать, как измениться работа сотрудников с внедрением новой программы. Мы опишем изменения, с которыми сталкиваются клиенты, установившие программу «Скан-Архив».

Какие задачи выполняет «Скан-Архив»

Решение ориентировано в первую очередь на создание архива скан-образов документов, созданных в вашей информационной базе. Чаще всего это документы «Реализация товаров и услуг» (печатная форма «ТОРГ-12») и «Счет-фактура выданный». Зачастую именно эти документы создают ваши сотрудники в своей информационной базе на платформе «1С:Предприятие 8» при оформлении продажи товаров или услуг покупателю.

Создав в базе документы, сотрудник распечатывает их и отдает покупателю экземпляры печатных документов («ТОРГ-12», «Счет-фактура») с просьбой вернуть их с подписями и печатями. Получив от покупателя эти документы, ваша организация должна хранить их в течение установленного времени и предоставлять их копии по запросу проверяющих органов (сквозные и текущие проверки).

«Скан-Архив»

Порядок работы с программой «Скан-Архив»

Запуск обработки управления

Все функции для текущей работы сотрудника собраны в обработке «Управление Скан-Архивом». Для ее запуска необходимо:

1. Запустить учетную базу в режиме Предприятия.
2. Открыть основную форму работы со «Скан-Архивом» (СА):
   • В режиме обычного приложения: меню «Скан-Архив».
   • В режиме управляемого приложения: раздел «Скан-Архив», на панели действий в группе «Сервис» выбрать «Управление Скан-Архивом».

Вы увидите форму, предназначенную для работы со «Скан-Архивом»

Прикрепление скан-образов к объектам базы

После получения скан-копий выполняется прикрепление их к объектам базы. Скан-копии могут прикрепляться либо по штрихкодам, либо (только для версии «ПРОФ») на основе выделения и анализа ключевых реквизитов на скане.

Для сканирования необходимо указать сканер (3) и временную папку сеанса сканирования (4).

Папка, указываемая в поле (4) используется для временного размещения скан-образов. При сканировании в данной папке создается подпапка с номером сеанса, и полученные со сканера изображения складываются в подкаталог в виде файла для анализа программой. После завершения сеанса скан-образы перемещаются для постоянного хранения в скан-архив.

Для начала сканирования необходимо нажать кнопку «Сканировать» (5). Для загрузки скан-образов из папки необходимо указать путь к папке, содержащей уже готовые скан-образы (6). Для начала загрузки нужно нажать кнопку «Загрузить» (7).

При загрузке из каталога СА находит файлы с расширением, указанным в настройке «Сохранять файлы в формате». Файлы в списке упорядочиваются по наименованиям.

Идентификация объектов

При наличии штрихкодов на скан-образах, объекты в базе идентифицируются однозначно.
Если в настройках программы установлен флажок «Использовать распознавание штрихкодов при получении сканов», эта операция выполняется автоматически, параллельно со сканированием и анализом скан-образов. После обработки каждый обработанный скан-образ добавляется в общий список скан-образов текущего сеанса.

Если флажок «Использовать распознавание штрихкодов при получении сканов» снят, то для прикрепления сканов по штрихкодам необходимо нажать кнопку «Найти по штрихкоду».
Данную возможность удобно использовать в двух случаях:

• Для ПРОФ-версии: чтобы ускорить обработку в случае, если сканируемые документы заведомо не содержат штрихкод.
• При работе на медленных или сильно загруженных компьютерах, в случае возникновения проблем с многопоточной обработкой сканов: сначала выполнить сканирование, а потом – обработку штрихкодов.

Может ли программа не сработать?

Возможны ситуации, когда программа не может самостоятельно прикрепить скан-образ к объекту в базе. В этом случае в списке скан-образов поле «Объект базы» остается пустым, и оператор СА должен вручную подобрать в него объект базы.

Ситуации, при которых «Скан-Архив» может потребовать помощи оператора

• многостраничные документы
• документы без штрихкодов
• доверенности и др. нестандартные документы.

Если по каким-либо причинам (штрихкод не напечатан или поврежден) документ не был идентифицирован автоматически, поле «Объект базы» остается незаполненным. В этом случае соответствующий объект (документ или элемент справочника, к которому надо прикрепить скан-образ), нужно указать вручную, перейдя в это поле и нажав кнопку с многоточием. Откроется стандартный список объектов для выбора.

Для ускорения выбора объекта рекомендуется установить фильтр, описывающий типы объектов и возможные значения их реквизитов, присущие обрабатываемым скан-образам.

Пример

Если оператору заранее известно, что в обрабатываемой пачке документов находятся только счета-фактуры по организации ООО «__________________» за 1 кв. 2013 года, можно установить соответствующий фильтр – тогда в список выбора будут попадать только допустимые документы.

Сравните времязатраты сотрудника при работе с электронным архивом!

Что необходимо учитывать сотрудникам при работе с электронным архивом

Для облегчения и ускорения работ по созданию скан-архива бывает необходимо изменить существующие правила работы с документами, можно внести следующие корректировки:

Не скреплять документы степлером. Во многих организациях принято перед передачей документов контрагенту скреплять комплект документов степлером. Это удобно при работе с документами, но замедляет внесение документов в электронный архив, поскольку оператору приходится тратить дополнительное время на раскрепление листов.

Для упрощения процесса рекомендуем принять следующий вариант работы с бумажными документами:

• Менеджер печатает два экземпляра всех финансовых документов (экземпляр покупателя и собственный).
• Экземпляр покупателя можно скрепить степлером, если это необходимо. Из собственных экземпляров:
• Документы, на которые не требуется получать подпись и печать контрагента (например, счета-фактуры), ему не передаются, а сразу складываются менеджером в стопку для передачи оператору СА.
• Документы, которые передаются контрагенту для получения его подписей и печатей, скрепляются обычными скрепками (не степлером).

Запретить ставить печати и подписи поверх штрихкодов. Это необходимо для надежного автоматического распознавания документа по штрихкоду. Рекомендуется на печатных формах штрихкоды, размещаемые в нижней части листа, печатать в той части, где предполагается ставить собственную печать и подпись (например, на ТОРГ-12 – слева) и ввести соответствующее правило в регламент работы собственных менеджеров. Если вы используете штрихкодирование нерегламентированных печатных форм, рекомендуем их скомпоновать таким образом, чтобы штрихкод располагался как можно дальше от подписей и печатей, а также от края страницы.

При работе в управляемом режиме, для массовой печати документов использовать дополнительную печатную форму «СА: Печать документов со штрихкодами». Это необходимо для корректного штрихкодирования документов при массовой печати.

Таким образом, работа с электронным архивом несомненно повлияет на рабочие процессы вашей организации, изменит подход к ведению документооборота и позволит сократить трудозатраты ваших сотрудников на работу с документами.

У вас остались вопросы по работе в программе «Скан-Архив», или вы хотите внедрить решение на своем предприятии? Просто оставьте заявку в форме ниже для получения бесплатной консультации от эксперта «ГЭНДАЛЬФ»!