Контроль наличия документов: друг или враг для современных компаний?

Один документ не вернулся — и вот уже проблемы с отчетностью, штрафы и нервотрепка. Если вы до сих пор полагаетесь на старые способы, это может обернуться большими неприятностями. Контроль наличия документов в критической ситуации может спасти вашу компанию от неприятных ситуаций. Но как быть уверенным, что все документы на месте?

В статье расскажем, зачем нужен контроль наличия документов, какие виды контроля бывают, и какая программа поможет вам в этой задаче на 100%. 

Контроль наличия документов: зачем это вообще нужно

Когда в бизнесе все завязано на бумагах, каждый документ имеет значение. Представьте, вам нужно провести проверку или подать отчетность, а важный документ где-то затерялся или не был возвращен вовремя. Печально? Да, и это может стоить вам не только времени, но и штрафов. В такой ситуации последствия могут быть серьезными: налоговые органы не примут отчетность без нужного документа, а проверка может затянуться или вообще закончиться неприятными последствиями.

Контроль наличия документов — это ваш спасательный круг. Без него вы не сможете точно знать, все ли на месте. А значит, рис куете упустить что-то важное, что в дальнейшем может повлиять на работу всей компании.

Если какой-то документ потерян или не возвращен вовремя, вы столкнетесь с проблемами, которые можно было бы легко избежать, если бы вы заранее организовали правильный контроль.

Неупорядоченность в документах — это не просто неудобство, а реальная угроза для бизнеса. Когда нет четкого контроля, становится сложно отслеживать, что на месте, а что нет. Это, в свою очередь, может затруднить подготовку к проверкам, подачу отчетности и решение других важных задач. Поэтому контроль наличия документов — это необходимость для любой компании, которая хочет избежать ненужных рисков.

Почему контроль наличия документов — это не так уж просто

Контроль наличия документов — важнейшая часть работы любой компании. Но чем больше документов, тем сложнее их отслеживать. Проблемы с контролем могут обернуться штрафами, ошибками в отчетности и даже юридическими последствиями. Почему же традиционные методы не всегда эффективны? Давайте разберемся.

Человеческий фактор

Ошибки при вводе данных — одна из самых распространенных проблем. Пропущенная строка в таблице, неверно введенные цифры или дублирование информации могут привести к серьезным искажениям в отчетности. Например, если один и тот же документ введен дважды, это повлияет на финансовые расчеты и отчетность. Из-за этого возникают несоответствия, которые могут привести к штрафам и проверкам.

Еще одна проблема — утеря документа. В условиях большого потока бумаг легко забыть или потерять важные документы. А если это произойдет, компания рискует не только потерять сделку, но и не получить налоговые вычеты или не закрыть финансовую операцию.

Проблемы с поиском и доступом к документам

Когда количество документов растет, становится сложно быстро найти нужную информацию. Особенно, если документация не структурирована и хранится в разных местах. В больших компаниях часто сталкиваются с ситуацией, когда нужно найти конкретный документ среди десятков или даже сотен других.

Это забирает много времени и замедляет процессы. Когда система хранения не упорядочена, можно легко потерять важный файл, что усложнит подготовку отчетности и может привести к задержкам при прохождении проверок.

Невозможность контроля при высоком обороте

При высокой текучке кадров или отсутствии четкой организации работы сложно следить за тем, чтобы каждый документ был оформлен правильно и вовремя возвращен. Когда сотрудники часто меняются, кто-то может забыть о документе или не вернуть его в срок. А это напрямую влияет на бизнес-процессы.

Документы могут не вернуться вовремя, что создаст проблемы при работе с контрагентами или при проверках. Даже если документы возвращаются вовремя, важно следить за их правильностью. Ошибки при оформлении могут быть не замечены, что также чревато последствиями для компании.

Виды контроля наличия документов и их риски

Если вы продолжаете полагаться на старые способы контроля наличия документов, пора задуматься о переменах. Несмотря на множество методов, не все из них подходят для эффективного контроля. Давайте разберем популярные способы и их слабые стороны.

Без контроля — это не просто ошибка, это риск для бизнеса

Самый очевидный, но в то же время один из самых опасных способов контроля документов — это отсутствие системы. Когда документы не отслеживаются, их местоположение зависит от везения или памяти сотрудников. Например, если кто-то забрал документ и не вернул его, вы не заметите проблему, пока она не станет критической. 

Такой подход грозит потерей важных бумаг, срыву сделок или отчетности, и когда приходит время проверки, вы обнаружите, что некоторые документы не возвращены вовремя.

Этот способ — не более чем лотерея. Для тех, кто предпочитает работать без сюрпризов и рисков, лучше перейти к более надежным методам.

Бумажный реестр — шаг назад, несмотря на простоту

Старый добрый бумажный реестр — известный способ отслеживать документы, но при большом потоке он становится неэффективным. Это просто: ставишь галочку и фиксируешь, что с документом все в порядке. Но что делать, если человек забывает поставить галочку или, наоборот, ставит ее не проверив?

В конце месяца или года бывает трудно восстановить картину, особенно если документов сотни или тысячи.

Хотя этот метод и прост, он не выдерживает серьезной нагрузки. Когда количество документов растет, реестр становится неудобным инструментом.

Excel — шаг вперед, но не решение проблемы

Когда объем документов увеличивается, Excel часто становится выбором многих компаний. В таблицах фиксируются все данные: даты получения, возврата, ответственные лица. Это, безусловно, шаг вперед по сравнению с бумажным методом.

Однако и здесь появляются свои сложности. При большом объеме документов Excel часто перестает быть надежным инструментом.

Для малых компаний это может быть приемлемо, но с увеличением данных Excel уже не справляется, и ошибки начинают накапливаться.

Отметки в «1С» — процесс остается трудоемким

Дополнение к «1С» — шаг в сторону автоматизации. Выставление отметок о получении и возврате документов упрощает процесс отслеживания. Однако при большом потоке документов это решение все равно требует много времени и усилий. Каждый раз нужно вручную открывать карточку документа и ставить отметку, что делает систему не такой удобной, как хотелось бы.

«1С» — хорошая система, но требует внимательности и постоянного контроля. Это еще не идеальный способ для компаний с большим объемом документов.

Штрихкодирование — шаг к более эффективному контролю, но не без изъянов

Штрихкодирование документов — современный и удобный способ отслеживания. Каждый документ получает уникальный штрихкод, который сканируется при получении и возврате. Этот способ значительно упрощает задачу, но и здесь есть свои сложности.

Штрихкодирование ускоряет процесс, но не исключает возможности ошибок и несоответствий.

Автоматизация – решение всех проблем контроля

Автоматизация решает большинство проблем, с которыми сталкиваются компании при контроле наличия документов. Все документы автоматически сканируются, получают уникальный штрихкод и сохраняются в электронном виде. Система отслеживает каждый документ, уведомляя о его статусе.

Преимущества

• Нет потерь документов, все данные централизованы.
• Процесс автоматизирован, что минимизирует риск ошибок.
• Система автоматически напоминает о возврате документов.

Единственным возможным риском является стоимость внедрения и обучения сотрудников, но это быстро окупается за счет ускорения процессов и минимизации ошибок.

Как выбрать решение для контроля наличия первичных документов?

Когда в компании постоянно обрабатываются десятки или даже сотни первичных документов, контролировать их вручную становится невозможно. Именно поэтому вам нужно решение, которое обеспечит точность, скорость и минимизацию рисков.

«Скан-Архив» — это современное решение, которое автоматизирует все этапы контроля наличия первичных документов, от сканирования до их привязки в систему. Программа исключает ошибки, ускоряет процесс работы и позволяет легко отслеживать все сроки. 

«Скан-Архив» автоматически уведомляет о недостающих реквизитах и просроченных документах, минимизируя риски и упрощая работу с отчетностью.

Как «Скан-Архив» решает задачу контроля наличия первичных документов?

• Автоматическая проверка на обязательные реквизиты. В «Скан-Архиве» каждый первичный документ проверяется на наличие обязательных реквизитов: подписи, печати, даты и других важных элементов. Если чего-то не хватает, система сразу уведомляет пользователя, исключая риск пропуска незавершенного документа.
• Автоматические напоминания о сроках. Пропущенные сроки — это одна из самых распространенных проблем при контроле первичных документов. Со «Скан-Архивом» система отслеживает сроки возврата и обработки документов, напоминая о них вовремя. Это позволяет избежать штрафов за несвоевременный возврат или неправильную обработку документов.

• Минимизация ошибок и дублирования. С помощью автоматизации система исключает возможность ошибки при привязке и обновлении данных. При ручной обработке часто возникают проблемы с дублированием документов, но в «Скан-Архиве» такие ошибки исключаются, что гарантирует точность учета.
• Мгновенный доступ к информации. Вся информация о документах хранится в едином месте. Вам не нужно тратить время на поиск нужного документа среди бумажек или в разных реестрах. В «Скан-Архиве» вся информация сразу доступна в «1С», что значительно ускоряет процесс работы.

Контроль наличия документов — основа вашего стабильного и надежного бизнеса. Не дайте документам сбежать, пока вы не успели их вернуть. Пора перейти на автоматические системы, которые сделают всю работу за вас. Время не стоит на месте, и ваш бизнес тоже не должен стоять в пробке из-за бумажек.