Не вернулся вовремя – значит, не нужен? Как теряются важные документы и как этого избежать

История стара, как мир. В один из дней налоговая инспекция запросила стандартный документ для проверки, и казалось бы, что сложного – отыскать нужную первичку в архиве? Но для бухгалтера это стало началом целой учетной эпопеи.

Сперва он отправился в отдел продаж – ведь именно там, по логике, должны были храниться документы после сделки. Однако руководитель отдела развел руками и посоветовал обратиться к менеджеру, который вел этот проект. Менеджер был отыскан с трудом, так как в компании большая текучка. Наконец, после звонков и попыток выйти на «след» нужного документа, выяснилось, что этот самый менеджер уже уволился несколько месяцев назад. Документ исчез, и, как в детективном фильме, не было понятно, что делать дальше.

Пока бухгалтер пытался выяснить, куда могли деться бумаги, звонил в отдел кадров, спрашивал у коллег – время шло, а места хранения все еще не найдено. На телефонный звонок ответил кто-то из отдела продаж, но оказалось, что они уже не занимаются этим вопросом, а все материалы ушли в архив. Архив же, как оказалось, вел сам бывший менеджер, и до конца его передать никому не успели. В итоге бухгалтер остался с пустыми руками, а налоговая инспекция начала нервничать. Чем дольше длились поиски, тем больше росло напряжение и нарастали сроки, грозя штрафами и вопросами.

Проблема кажется не такой значимой, когда речь идет об одном из первичных документов. Но что делать, если каждый месяц компания работает с сотнями или даже тысячами документов? Если подобные ситуации начинают повторяться и множиться, одна утрата медленно превращается в хаос. Найти нужного человека, связаться с уволившимся сотрудником, попытаться выяснить, где могут находиться документы, запросить их контрагенту – это все может отнимать часы или дни.

• Проблемы с возвратом НДС. Налоговая не примет расходы, если вы не сможете предоставить необходимые доказательства – а это значит, что компания недополучит возврат НДС. Каждое упущение – это прямые убытки, поэтому потерять документы – не лучшая идея.
• Штрафы от 10 000 рублей и выше. За каждый просроченный или утерянный документ налоговая может наложить штраф. Причем сумма может увеличиваться с каждой неделей промедления.
• Судебные разбирательства. Иногда из-за отсутствия документов компания не может доказать, что услуга была оказана. Особенно сложно подтвердить выполнение обязательств без правильно оформленных документов, и в случае споров компании придется потратить дополнительные средства и время на юридическое урегулирование.

Что делать, если столкнулись с подобной ситуацией и документы теряются все чаще? Давайте разбираться поэтапно, как все это исключить.

Шаг 1: Проверка учета входящих документов

Первый шаг к решению этой проблемы – четкий учет всех входящих первичных документов. Нужно точно знать, что на руках, а что еще на пути или в ожидании. Необходимо проанализировать, какие документы зарегистрированы в системе, а какие еще только предстоит учесть. Без этого понимания невозможно эффективно выстроить работу с документами.

Как эту задачу решают другие компании?

• Бумажный реестр. Старый и проверенный способ – все передвижения фиксируются вручную. В малых компаниях этот метод еще работает, но с увеличением объемов учета в бумажном реестре становится трудно поддерживать порядок.
• Электронные таблицы. Excel – более гибкий вариант, позволяющий быстро отслеживать передвижение и статус документов. Но таблицы требуют дисциплины и не заменят полноценное решение.
• Программы для учета финансовых документов. Специальные программы помогают отслеживать каждую бумагу: кто ответственный, где она находится, и когда должна быть возвращена. Они дают возможность автоматизации, а это значит, что нужные данные всегда под рукой.

Шаг 2: Напоминание контрагентам

После того как учет первичных документов налажен, следующий шаг – отправить напоминания контрагентам, у которых документы до сих пор на руках. Это могут быть акты, счета, договоры и другие бумаги, необходимые для закрытия отчетного периода.

Важно действовать в рамках официальных правил. Официальные запросы и уведомления помогут вам обезопасить себя, если контрагент начнет затягивать процесс. Стоит выбирать программы, которые включают функцию автоматических напоминаний и уведомлений – они избавят от необходимости вручную отслеживать каждую дату, вовремя отправлять запросы и получать первичные документы в срок.

Шаг 3: Оформление акта о неполучении первички

Если документы от контрагента не вернулись даже после напоминаний, следующим шагом будет оформление акта о неполучении. Это официальный документ, подтверждающий отсутствие первичных бумаг, и он может понадобиться в случае налоговой проверки. Такой акт фиксирует все попытки компании получить необходимые документы и может помочь избежать штрафов.

Важно знать: правильное оформление акта поможет избежать претензий со стороны налоговой службы.

Шаг 4: Документальное подтверждение расходов

Отсутствие первичного документа не всегда означает, что расходы не будут приняты. Есть варианты подтверждения расходов и без оригинальных документов – это может быть договор, акт выполненных работ, выписки и другие бумаги, которые могут заменить утерянные оригиналы.

Некоторые компании в таких случаях создают внутренние документы или запрашивают у контрагентов подтверждающие данные повторно. Эти методы не всегда дают стопроцентную гарантию, но могут помочь сохранить отчетность бухгалтерии в полном порядке.

Шаг 5: Подготовка к налоговым проверкам

Последний этап – это заблаговременная подготовка к проверке. Многие программы для документооборота включают функции быстрой подготовки к налоговым требованиям и проверкам, что позволяет сэкономить время. Это автоматизирует процесс подготовки к проверке, позволяет не упускать детали и минимизирует вероятность ошибок.

Итоги

В хаосе нет ничего хорошего, и проблема отсутствия документов может обернуться серьезными финансовыми потерями. Надежная система учета документов – это не роскошь, а необходимость, особенно для компаний с активным документооборотом. Разобравшись в своих процессах, автоматизировав учет и организовав работу с документами, можно не только избежать головной боли и штрафов, но и значительно сократить время на бюрократические процедуры.