Мы собрали все правила, которые касаются подписи на первичных документах. Сохраните статью в закладки — она пригодится, когда вы будете уточнять спорные вопросы или наводить порядок в документообороте.
Кто отвечает за подписанный документ
Тут логично и просто: кто подписал, тот и отвечает. Такие правила установлены ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал — средневековые галочки и крестики не годятся. Подписи в документе обязательно нужно расшифровать.
Перечень сотрудников, которые имеют право подписи первичных документов, может утвердить руководитель организации своим Приказом. Это может быть бухгалтер, кассир, менеджер... Если, например, учет ведет сторонняя организация, то их представителей тоже можно прописать в Приказе (п. 14 положения, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н, информация Минфина № ПЗ-10/2012).
НЮАНСЫ
Руководитель организации сам не может ставить подписи за главного бухгалтера.
Когда организация не является малым или средним предприятием, руководитель не может принять ведение бухучета на себя. Данный вывод следует из ч. 3 ст. 7 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
ИП не может передавать право на подпись.
В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам (п. 10 Порядка, утвержденного приказом от 13.08.2002 Минфина № 86н и МНС № БГ-3-04/430).
Факсимиле: когда можно и нельзя использовать при подписании документа
Факсимиле — это печать подписи с помощью клише или ее воспроизведение иным способом копирования (п. 2 ст. 160 ГК). Компания сама определяет, признавать ли факсимильную подпись равнозначной оригинальной.
В некоторых случаях использовать факсимиле просто рискованно — смотрите таблицу.
|
Факсимиле можно |
Факсимиле нельзя или рискованно |
|---|---|
|
Хозяйственные договоры, дополнения и приложения к ним Можно, если стороны согласились использовать факсимиле. Такое условие не должно противоречить закону (п. 2 ст. 160 ГК). |
Первичные документы по учету хозяйственных операций: накладные, акты и др. В чем риск: налоговая может счесть такие документы недостоверными (подп. 7 п.2 ст. |
|
Международные перевозочные документы Международные правила допускают факсимиле, если это не противоречит законам страны, в которой их оформили. |
Бухгалтерская и налоговая отчетность В чем риск: закон требует личной подписи руководителя (ч. 8 ст. 13 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 5 ст. 80 НК). |
|
Трудовые договоры, трудовые книжки В чем риск: по закону документы заверяют собственноручными подписями работник и должностное лицо работодателя (ч. 1 ст. 67 ТК, п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69; п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225) |
|
|
Документы по учету труда и его оплаты и внутренние локальные документы В чем риск: есть требование о собственноручной подписи на кадровых документах в указаниях по применению и заполнению форм учетной документации по учету труда и его оплаты по унифицированным формам (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1) |
|
|
Банковские, кассовые документы В чем риск: такие документы на бумажных носителях заверяют только собственноручными подписями (п. 2.3 положения ЦБ от 19.06.2012 № 383-П, п. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У) |
|
|
Документы по недвижимому имуществу В чем риск: документы, которые служат основанием для кадастрового учета и государственной регистрации сделок с недвижимостью, должны иметь надлежащие подписи сторон (п. 2 ст. 434, ст. 550, п. 1 ст. 560 ГК, п. 1 ст. 21 Закона от 13.07.2015 № 218-ФЗ) |
|
|
Доверенности В чем риск: доверенность с факсимиле могут признать недействительной (Письмо Минфина РФ от 15.03.2010 № 03-02-08/13, см. также письмо МНС от 01.04.2004 № 18-0-09/000042) |
Как можно делегировать право подписи первичного документа
Чтобы выбрать документ, которым руководитель делегирует право подписи, нужно ориентироваться на следующие условия:
- Кому передается право подписывать документ.
- Для каких действий делегируется подпись.
|
Кому делегируем |
Для каких действий |
Чем делегируем |
|---|---|---|
|
Сотрудник компании |
Подписывать документы в рамках компании. |
Издаем Приказ (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). |
|
Сотрудник представляет компанию в любых правоотношениях с третьими лицами. |
Оформляем доверенность. |
|
|
Не сотрудник |
Руководитель передает стороннему человеку часть полномочий. |
Оформляем доверенность. |
Кто может представлять интересы организации и совершать сделки без доверенности?
Без доверенности — только руководитель организации. Этот тот человек, данные о котором указаны в ЕГРЮЛ. Передать свои полномочия он может только по доверенности.
Где это указано:
- п. 1 ст. 182, п. 4 ст.185.1 ГК РФ;
- п. 1, абз.3 п. 2 ст. 69 Закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ;
- пп. 1 п. 3, п. 4 ст. 40 Закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ;
- пп. «л» п. 1 ст. 5 Закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ;
- Письмо Минфина от 25.09.2012 № 03-02-07/1-227.
Доверенность обязательна:
- для приемки товаров вне склада покупателя (п. 2.1.4 Методических рекомендаций по учету оформления операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утв. письмом Комитета РФ по торговле от 10.07.1996 № 1-794/32-5);
- для подписи счета-фактуры по сделке от имени предпринимателя (п. 6 ст. 169 НК);
- первичные документы по хозяйственным сделкам (Письмо Минфина РФ от 25.09.2012 №03-02-07/1-227)
Учтите: нужно обращать внимание на правила контрагентов, которые в разных случаях могут требовать доверенность.
А что насчет чернил?
По общему правилу можно использовать любой цвет чернил.
Ориентируемся на п. 2.8 положения, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 № 105:
Можно использовать: чернила, химический карандаш или пасту шариковых ручек.
Нельзя использовать: простой карандаш.
Но к банковским документам — особые требования.
Каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. Подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цветов (п. 1.7.2 Правил, которые утверждены положением ЦБ от 27.02.2017 № 579-П).
Лучше все-таки подписывать первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового). Красные или зеленые чернила могут при копировании пропасть или отображаться плохо (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).
