- Что происходит, если нет порядка
- Как должна работать регистрация документа в «1С»
- Адресное хранение: где лежит нужная бумага
- Сканирование: как сделать копию документа для регистрации в «1С»
- Что дает автоматизация и почему ее важно реализовать
- Как устроен «Скан-Архив»
- Кто отвечает за загрузку
- Как работать с исходящими документами
- Как подготовиться к проверке налоговой
Любая компания работает с большим количеством бумаг. Чтобы не терять время на поиски, нужна четкая регистрация документа в «1С». Программа «1С 8» есть почти у всех, но часто ее используют не полностью. Просто внести документ в базу мало. Надо еще следить, где лежит оригинал, кто его взял и когда вернет – без этого порядка не будет.
Когда документооборот налажен, работать проще. Входящие бумаги сразу попадают в систему, исходящие уходят вовремя, а бухгалтерия спокойно закрывает периоды. Если же системы нет, начинается беспорядок. Документы теряются, сотрудники тратят часы на их поиски, а руководители нервничают из-за срывов сроков.
Что происходит, если нет порядка
Представьте компанию, где никто точно не знает, как хранятся бумаги. Входящего документа может не оказаться на месте, потому что его взял один сотрудник, забыл сказать другому, а положил третий. Когда приходит время отчитываться, начинается аврал. Все ищут, звонят, перерывают столы. Часто находят не то, что нужно, или не находят вообще.
Особенно плохо, когда приходит проверка из налоговой. Там сроки маленькие — всего три дня на ответ. Если нужного документа нет в базе или он потерялся, компания платит штрафы и пени. А это уже реальные деньги. Бывает, что из-за одного потерянного акта или счета-фактуры доначисляют сотни тысяч рублей.
Еще проблема с контрагентами. Если вы не можете быстро найти договор или доп.соглашение, партнеры начинают сомневаться в надежности компании. Крупные сделки могут сорваться просто потому, что вы долго искали бумаги.
Как должна работать регистрация документа в «1С»
Многие думают, что достаточно добавить документ в «1С», и дело закрыто, но на деле часто бывает иначе: в базе запись есть, а скана нет. Или скан прикреплен, а оригинал неизвестно где. Или документ зарегистрирован, но подписан неправильно, и теперь он недействителен.
Хорошая система учета должна в любой момент ответить на три вопроса:
Есть ли скан документа в компьютере?
Где сейчас лежит бумажный оригинал?
Кто и когда его брал?
Если ответов на эти вопросы нет, значит, контроля тоже нет. Есть только видимость порядка, которая пропадает при первой же проверке.
Адресное хранение: где лежит нужная бумага
Чтобы не терять оригиналы, нужно привязать каждый документ к конкретному месту. Это называют адресным хранением. В «1С» можно завести справочник мест: город, офис, комната, стеллаж, полка, коробка, папка. Чем точнее адрес, тем быстрее найдете бумагу.
Например, вы делаете реестры документов, которые сдаете в архив. Пишете дату, срок хранения и точное место на стеллаже. Если потом документ кто-то взял, вы отмечаете в системе: такой-то сотрудник забрал, вернет через три дня. Теперь не надо никому звонить — вы точно знаете, у кого бумага.
Когда срок хранения проходит, программа сама подскажет, какие реестры можно убрать. Это освобождает место и убирает мусор с полок.
Сканирование: как сделать копию документа для регистрации в «1С»
Мало знать, где лежит документ. Надо еще быстро получать информацию. Для этого все входящие документы сканируют и прикрепляют к нужным местам в «1С». Процесс может быть разным.
Если у вас версия попроще, оператор берет бумаги, сканирует и вручную выбирает в программе, к какому договору или счету прикрепить файл. Чтобы было быстрее, используют фильтры по датам, контрагентам и видам документов. Если на бумаге есть штрихкод, его сканируют, и привязка идет быстрее.
В более продвинутой версии процесс автоматизирован. Оператор просто кладет оригинал документа в сканер и сохраняет файлы в папку. Программа сама следит за этой папкой, узнает документ по штрихкоду или другим признакам и прикрепляет их к нужным записям в базе. Оператору остается только нажать кнопку и проверить результат.
Это экономит кучу времени каждый день. Особенно когда через вас проходит 1000 документов в день.
Что дает автоматизация и почему ее важно реализовать
Внедрение системы учета документов дает конкретные результаты.
-
Первое — экономия времени. Бухгалтер перестает быть архивариусом и занимается своей работой. Менеджеры не отвлекаются на поиски бумаг. Оператор тратит на загрузку в три раза меньше времени.
-
Второе — меньше ошибок. Когда документы прикрепляются автоматически, исключается человеческий фактор. Не бывает так, что акт прикрепили к чужому договору или забыли загрузить счет.
-
Третье — прозрачность для руководства. В любой момент можно открыть отчет и увидеть, все ли оригиналы первичных документов на месте, нет ли просрочек по возврату оригиналов, не истекают ли сроки хранения.
-
Четвертое — спокойствие при проверках. Налоговая требует документ — вы за минуту находите все сканы и знаете, где лежат оригиналы. Никакой паники, никаких авралов. Просто работающая система.
Как устроен «Скан-Архив»
«Скан-Архив» — это программа, которая работает вместе с «1С»: она помогает загружать сканы, контролировать возврат оригиналов и следить за сроками хранения.
Что нужно для работы?
-
Программа «1С». Это основа всей системы.
-
Потоковый сканер. Чтобы быстро сканировать пачки документов.
-
Место для хранения сканов. Важно: сканы не хранятся в самой базе »1С», иначе система зависнет от объема. Файлы лежат отдельно, но открываются прямо из карточек документов.
Кто отвечает за загрузку
Частая ошибка — поручать сканирование всем подряд. Секретарь сканирует одно, бухгалтер другое, менеджер третье. В итоге одни документа дублируются, другие теряются насовсем. Непонятно, кто что загрузил и в какую папку.
Правильнее назначить одного ответственного. Этот человек принимает все бумаги, проверяет, сканирует и загружает в «1С». Только один сотрудник отвечает за то, чтобы каждый документ попал в систему. Тогда не бывает ситуаций, когда все думают, что кто-то другой прикрепил файл, а на деле его никто не загружал.
Как работать с исходящими документами
Исходящие документ тоже надо контролировать. Отправили договор партнеру — нужно знать, вернулся ли он с подписью. Программа «Скан-Архив» отслеживает статус каждого исходящего документа. Если подпись не пришла вовремя, система сообщает. Вы вовремя напоминаете партнеру, а не ждете неделями.
Электронные документы
Если компания работает с электронными документами, нужна усиленная подпись. Но даже при переходе на ЭДО бумажные оригиналы никуда не деваются. Многие контрагенты работают по старинке. «Скан-Архив» одинаково удобен и для бумаги, и для электронных копий. Все хранится в одном месте, с одними правилами учета.
Контроль возврата оригиналов
Частая проблема — сотрудники берут оригинал документа и не возвращают. Месяцами лежат на столах, а потом теряются. «Скан-Архив» запоминает, кто взял. Оператор вносит в систему: кто взял, когда взял, когда должен вернуть. Программа сама напоминает о просрочках. Если документ не вернули вовремя, он виден в отчете. Руководитель в любой момент видит, у кого какие документы и кто нарушает сроки.
Сроки хранения
У каждого документа есть свой срок хранения. Налоговые — четыре года, бухгалтерские — пять, кадровые — до пятидесяти. «Скан-Архив» сам следит за этими сроками. Когда время подходит к концу, программа напоминает, что документ можно отправить в архив или уничтожить. Это освобождает место и убирает ненужную макулатуру.
Если срок прошел, проводят экспертизу — проверяют, нужен ли еще документ. Если нет, его уничтожают. В программе отмечают факт уничтожения, чтобы при проверке не искать то, чего уже нет.
Закрытие месяца
Закрытие месяца — всегда стресс. Надо собрать все акты, накладные, счета-фактуры, проверить подписи, убедиться, что нет расхождений. С «1С» и «Скан-Архивом» это делается быстро. Бухгалтер открывает список документов за месяц и сразу видит, по каким позициям есть сканы, а по каким нет. Не нужно бегать по этажам и просить принести бумаги. Все недостающее видно в отчете.
Как подготовиться к проверке налоговой
Когда приходит требование из налоговой, первым делом надо убедиться, что все документы на месте. Если используется «Скан-Архив», задача решается за пару минут.
Не нужно вручную искать файлы и сверяться с таблицами. Открываете отчет, выбираете контрагентов, типы документов и период. Система показывает, какие документы в архиве, а какие нет. Сразу видно, по каким документам есть скан, а по каким нет. Программа подсвечивает проблемы: где нет скана, где отсутствует подпись или печать, где нет доверенности. Вы сразу видите, что надо запросить у партнеров.
Регистрация документа в «1С» — это система работы, которая включает в себя сканирование, хранение оригиналов, контроль перемещений и соблюдение сроков. Программа «Скан-Архив» помогает все это настроить и сделать работу с документами простой и понятной.
Вам не нужно менять привычные процессы. Все работает внутри привычной базы »1С» версии 8. Бухгалтеры продолжают работать как обычно, но получают новые возможности: видят, прикреплен ли скан, знают, где лежит оригинал, и могут быстро подготовить любой отчет.
Если в вашей компании бывают проблемы с поиском документов, если сотрудники тратят часы на то, чтобы найти нужную бумагу, если налоговая проверка вызывает панику — значит, пора что-то менять. Начните с малого: посчитайте, сколько времени уходит на поиски каждую неделю. Умножьте на зарплату сотрудников. Скорее всего, сумма окажется внушительной.
Внедрение «Скан-Архива» как единого стандарта контроля документов решает эти проблемы. Документы перестают теряться, сотрудники работают спокойно, а руководители всегда знают, что происходит с бумагами. Это просто и удобно.
