Штрихкодирование ERP: инструкция для контроля возврата документов

Если в компании есть 1С:ERP, это еще не значит, что в учете порядок. Система может быть мощной, но, если данные вводятся руками, а документы теряются в процессе согласования, толку от нее мало.

Штрихкодирование ERP решает эту проблему. Оно связывает физический мир (бумажные накладные, коробки на складе) с цифровым (данные в базе). Это не просто наклейка полосок на товары. Это способ заставить 1С:ERP работать без ошибок.

Рассказываем, как настроить расширенное штрихкодирование, чтобы контролировать возврат документов от контрагентов и учитывать остатки товаров до последней единицы.

Зачем контролировать возврат документов

Налоговая требует оригиналы. Без подписанной накладной нельзя подтвердить расходы. Без акта нельзя закрыть сделку.

Когда документов мало, бухгалтер помнит каждый. Когда документов тысячи, начинается хаос.

Управление возвратом через штрихкодирование ERP дает три плюса.

Типы штрихкодов для документов

Общеприняты и доступны разные форматы. Для документооборота важны три.

• CODE-39. Подходит для задач, где нужно кодировать не только цифры, но и буквы. Например, номер договора или внутренний код подразделения.
• CODE-128. Более плотный формат. Позволяет поместить больше данных в меньшую площадь. Используется, если на документе мало места или нужно закодировать длинный номер.
• QR-код. Удобен, если документы будут сканировать смартфонами. Не требует покупки специализированных сканеров.

Выбор типа делается в настройке параметров указания штрихкодов.

Оборудование для работы

Для системы штрихкодирования документов нужно минимальное оборудование.

• Принтер. Подойдет обычный офисный принтер. Штрихкод печатается прямо на документе, не нужны отдельные этикетки.
• Сканер. Можно использовать проводной сканер штрихкодов на рабочем месте бухгалтера. Стоит недорого, окупается за месяц за счет экономии времени на ручном поиске.
• ТСД. Терминалы сбора данных нужны, если документы перемещаются по большой территории — между этажами, корпусами, складами.

Для возврата документов от контрагентов достаточно одного сканера в бухгалтерии.

Что нужно, чтобы настроить штрихкодирование ERP

В типовой конфигурации 1С:ERP нет готового функционала для массового штрихкодирования первичных документов. Это связано с тем, что ERP ориентирована на управленческий и производственный учет, а не на делопроизводство.

Однако механизм настройки вывода штрихкодов на печатные формы технически реализуем. Практика внедрений показывает, что в штрихкоде, выводимом на документ, содержится уникальный идентификатор документа. В более ранних реализациях для платформы 7.7 использовался определенный формат, составленный из кода фирмы, вида документа, его номера и года.

Современные решения для «1С» кодируют в штрихкоде информацию, позволяющую однозначно идентифицировать:

• вид документа (например, счет-фактура или транспортная накладная);
• год создания документа (для уникальности номера в пределах года);
• номер документа с учетом префикса.

Выбор формата штрихкода для документов

Для штрихкодирования документов критически важен выбор формата кода. В отличие от склада, где часто используют высокоплотные форматы, для документов действуют другие требования.

EAN-13

Стандартный 13-значный формат. Оказался наиболее подходящим для документов из-за низкой плотности кода. При сканировании бумажных документов с качеством 200 высокоплотные форматы становятся нечитаемыми, тогда как EAN-13 распознается стабильно.
При использовании этого формата настройка кодирования строится так:

• первые 2 цифры кодируют вид документа;
• следующие 2 цифры кодируют год;
• остальные цифры кодируют номер документа.

QR и Data Matrix

Двумерные коды могут содержать больше информации, но процент распознавания после сканирования бумажных документов составляет около 50%, что ниже, чем у EAN-13.

CODE-39 и CODE-128

Эти форматы широко применяются в логистике, но для сканирования уже отпечатанных и прошедших через контрагентов документов они менее надежны из-за высокой плотности и потери читаемости при сканировании.

Интеграция штрихкодирования документов с программами «1С»

Поскольку 1С:ERP не имеет встроенного функционала для учета возврата документов, на практике используются два подхода.

Первый подход: доработка ERP

В конфигурацию добавляются регистры для фиксации фактов отправки и возврата документов. При печати из 1С:ERP на документ выводится штрихкод. Сотрудник при возврате сканирует код и вручную меняет статус в системе.

Второй подход: связка ERP + «Скан-Архив»

Более эффективное решение — использование специализированного программного обеспечения для работы с документами. Программа «Скан-Архив» интегрируется с 1С:ERP и берет на себя функции.

• автоматического распознавания штрихкодов при сканировании
• привязки сканов к конкретным документам в ERP
• контроля возврата оригиналов
• хранения электронных образов

При таком подходе настройка выполняется один раз, и дальше система работает автоматически. Сотрудники сканируют пачки документов, программа распознает каждый штрихкод, идентифицирует документа в ERP и сохраняет скан в нужную карточку.

Практическая реализация: от печати до архива

Процесс штрихкодирования документов в связке с ERP выглядит следующим образом.

• Печать документа. При создании печатной формы из 1С:ERP система автоматически генерирует штрихкод и выводит его в правом нижнем углу документа . В коде зашит уникальный идентификатор, позволяющий системе однозначно определить, какой именно документ и из какой хозяйственной операции был распечатан.
• Отправка контрагенту. Документ уходит контрагенту на подписание. В системе фиксируется, что оригинал передан.
• Возврат и сканирование. Контрагент возвращает подписанный экземпляр. Сотрудник помещает лист в сканер. Сканер может быть как обычным офисным МФУ, так и промышленным устройством.
• Распознавание. Программа, например, «Скан-Архив», анализирует полученное изображение, находит область со штрихкодом и распознает его значение. Качество сканирования должно быть не ниже 300, желательно цветное — это повышает процент распознавания.

Идентификация

По значению штрихкода программа определяет:

• какой именно документ вернулся (вид, номер, дата)
• в какой карточке 1С:ERP этот документ создан

Сохранение

Электронная копия возвращенного документа автоматически прикрепляется к нужной карточке в 1С:ERP. В системе фиксируется факт возврата оригинала. Статус документа меняется на «Возвращен».

Если в пачке документов сканировалось несколько листов, программа автоматически разделит их на отдельные файлы и разложит по соответствующим карточкам.

Результативность

При правильной настройке оборудования и выборе формата штрихкода (EAN-13) результативность автоматического распознавания составляет более 95%. Нераспознанные документы выгружаются отдельно и ожидают ручной привязки ответственным сотрудником.

Где еще используется штрихкодирование

Логика штрихкодирования работает не только для возврата документов, но и для других задач бизнеса.

• Складской учет. Штрихкодирование товаров позволяет точно знать, что лежит на складах. Исключается ситуация, когда система показывает один из остатков, а кладовщик видит другой.
• Инвентаризация. С ТСД и штрихкодами пересчет товаров занимает часы вместо дней. Данные сразу попадают в 1С:ERP без ручного ввода.
• Приемка и отгрузка. Сканирование штрихкодов при поступлении исключает ошибки в номенклатуры. Приняли не тот товар — система не даст провести документа.
• Маркировка. Для товаров, подлежащих маркировке, штрихкодирование ERP поддерживает работу с кодами маркировки.

Но для документов есть отдельное решение.

Штрихкодирование в «Скан-Архиве»

Штрихкодирование документов работает в паре с системой хранения. 1С:ERP отвечает за учет, «Скан-Архив» — за физические и электронные копии.

«Скан-Архив» использует те же штрихкоды, что и 1С:ERP. При интеграции процесс выглядит так:

1. документ печатается из «1С» с штрихкодом;
2. «Скан-Архив» видит этот код и знает, что документ существует;
3. при возврате документа его сканируют, и «Скан-Архив» автоматически помещает образ в нужную папку;
4. 1С:ERP получает отметку о возврате.

Это закрывает цикл: учетная система знает о возврате, архив хранит копию, а человек ничего не вводит руками.

Для бухгалтерии это означает:

• никаких потерянных оригиналов;
• мгновенный доступ к сканам любых документов;
• полная готовность к проверкам.

Штрихкодирование ERP и «Скан-Архиве» — это не усложнение, а упрощение работы. Один раз настроили печать штрихкодов — и забыли о ручном поиске и сверке реестров.