Штрихкодирование в «1С»: как обеспечить контроль первичных документов

Многие компании тормозятся на обработке финансовых документов в базе. В основном это касается крупных компаний, ведь, какой бы не был налаженный документооборот, все равно это занимает много времени и человеческий фактор играет большую роль. Давайте поговорим о том, как оптимизировать данный процесс без внедрения полноценного электронного архива и при чем тут штрихкоды.

Штрихкодирование в «1С» — это использование штрихкодов для автоматизации учета документов в системе «1С:Бухгалтерия», «1С:ERP», «1С:Розница» и других программных решениях «1С». Штрихкод, нанесенный на документ, позволяет программе мгновенно его идентифицировать, когда тот вернется. Это исключает необходимость ручного поиска и ввода данных, что снижает вероятность ошибок и увеличивает скорость обработки информации.

Как работает штрихкодирование документов

Расскажем о том, в чем заключается принцип работы штрихкодирования. Процесс начинается с того, что программа «1С» автоматически генерирует штрихкоды для документов. Это делается с помощью встроенного инструмента, который позволяет задать параметры для создания штрихкодов. Например, можно закодировать номер документа, дату или другую важную информацию. Как только штрихкод создан, он наносится на документ в виде наклейки или печатного изображения, что делает его готовым к дальнейшей работе и более сохранным в базе архива – электронного или бумажного.

Когда документ, снабженный штрихкодом, попадает в руки сотрудника, ему достаточно отсканировать штрихкод с помощью специального сканера, подключенного к «1С». Система мгновенно считывает код и автоматически подтягивает все необходимые данные к базе, заполняя соответствующие поля без ручного ввода. Это не только ускоряет процесс, но и минимизирует вероятность ошибок при вводе данных.

Основные сценарии использования штрихкодирования в «1С»

• Регистрация входящих и исходящих первичных документов: В стандартной практике регистрации первичных документов сотрудникам приходится вручную вводить данные в систему, что может занять много времени. Штрихкодирование позволяет автоматизировать этот процесс: документ сканируется, и вся информация сразу же появляется в «1С». Это особенно полезно при больших объемах документов, когда скорость и точность критически важны.
• Отслеживание движения документов: Документооборот устроен таким образом, что документы часто перемещаются внутри компании, и их можно легко потерять в базе архива или забыть, на каком этапе согласования они находятся. Штрихкодирование помогает контролировать весь процесс: система записывает, где и когда был зарегистрирован документ, кто его получил, и на каком этапе он находится.
• Архивирование документов: После отправки первичных документов на хранение в базе, штрихкод помогает быстро и точно найти нужные бумаги в архиве. Это особенно актуально для крупных компаний с большими архивами.
• Контроль версий документов: В компаниях, где важно отслеживать изменения и версии документов, штрихкодирование позволяет контролировать обновления и работать с актуальными данными.

Что делать с документами без штрихкодов?

Если на первичных входящих бумагах нет штрихкодов, это не проблема. В таких случаях на помощь приходит распознавание документов в базе. Программа может автоматически классифицировать и распознавать данные на основе контекстной информации. Это особенно полезно, когда необходимо быстро обработать большое количество первичных документов, таких как счета, накладные или контракты.

Распознавание документов позволяет ускорить процесс ввода данных в систему, не требуя от сотрудников долгих манипуляций с документами.

Преимущества штрихкодирования и потокового сканирования в «1С»

• Снижение ошибок: Ручной ввод данных всегда сопровождается риском ошибок, особенно на крупных предприятиях. Использование штрихкодов в «1С» полностью исключает такие ошибки.
• Скорость обработки: Штрихкодирование и потоковое сканирование позволяют автоматизировать процесс обработки документов, что значительно сокращает время на ввод данных.
• Оптимизация документооборота: Штрихкодирование и автоматизация документооборота в «1С» значительно облегчают повседневную работу сотрудников.

Внедрение штрихкодирования в компании

Процесс внедрения штрихкодирования в «1С» требует предварительного анализа текущих бизнес-процессов и определения, на каких этапах будет использоваться эта технология.

Штрихкодирование в программе «Скан-Архив»

Штрихкодирование в «Скан-Архиве» – это удобный и надежный способ быстро идентифицировать документы после их возврата от контрагентов. Эта функция позволяет вам контролировать важные первичные документы и легко организовать их дальнейшее хранение.

Как это работает:

Когда «Скан-Архив» интегрирован с вашей учетной системой (например, с «1С»), документы могут печататься прямо из базы, причем каждый из них автоматически получает штрихкод. Все происходит автоматически: вам не нужно настраивать дополнительные параметры или проверять корректность.

Основные преимущества штрихкодирования в «Скан-Архиве»

Штрихкодирование – это не просто удобство, но и надежный инструмент контроля за возвратом документов от ваших контрагентов. Как только документ возвращается, вы просто сканируете штрихкод, и система автоматически распознает его, добавляет в архив или выгружает для дальнейшей работы.

Заключение

Штрихкодирование в «1С» и потоковое сканирование документов без штрихкодов – это эффективные инструменты, которые помогают автоматизировать работу с документами и ускорить работу сотрудников компании. Внедрение этих технологий не только оптимизирует документооборот, но и позволяет снизить вероятность ошибок, улучшить контроль и повысить общую производительность бизнеса.