Штрихкодирование в 1С – плюсы и минусы

Штрихкодирование документов – это процесс автоматизации учета и обработки документов, при котором на каждый документ наносится уникальный штрихкод. Этот код сканируется с помощью специального оборудования, что позволяет ускорить работу с документами, упростить контроль и минимизировать ошибки при внесении данных.

Для компаний штрихкодирование в «1С» – это способ ускорить процессы складского учета, снизить риск ошибок при внесении данных вручную и обеспечить более точное управление запасами. Это особенно актуально для организаций с большим объемом документов, где ручная обработка может занимать много времени и приводить к ошибкам.

Сегодня для многих крупных и мелких компаний актуален вопрос: действительно ли штрихкодирование обеспечивает достаточный контроль или нужны дополнительные меры?

Принцип работы штрихкодирования в «1С»

Он значительно упрощает работу с документами, помогает избежать ошибок при внесении данных и ускоряет процессы на складах и в торговле. Давайте разберемся, как работает штрихкодирование в «1С» и как оно помогает компаниям в повседневной деятельности.

Штрихкодирование в «1С» позволяет автоматизировать учет документов, упрощая работу с большими объемами данных. Вместо того чтобы вручную вводить данные, достаточно просто сканировать штрихкод. Система мгновенно распознает код и автоматически заполнит все необходимые поля.

Процесс работы с штрихкодами в «1С» начинается с их генерации. Программа может автоматически создавать штрихкоды для документов. Для этого используется встроенный инструмент генерации штрихкодов, где можно задать определенные параметры для кодирования, например, номера документов.

Когда штрихкод создан, он наносится на документ в виде наклейки или печатного изображения. Далее при работе с документом сотрудник просто сканирует штрихкод с помощью сканера, подключенного к «1С». Система считывает код и подкрепляет к нужному объекту в базе.

Штрихкодирование в «1С» наиболее полезно при работе с документами, где важна точность данных и скорость обработки. Вот несколько примеров:

Регистрация входящих и исходящих документов. Вместо того чтобы вручную вводить данные в систему, штрихкодирование позволяет сканировать документы, автоматически подтягивая информацию о них в «1С». Это ускоряет процесс регистрации и исключает ошибки, связанные с человеческим фактором.
Отслеживание движения документов. С помощью штрихкодов можно легко контролировать, где находится документ в процессе согласования или подписания. Это помогает избежать его потери и всегда иметь актуальную информацию о статусе.
Архивирование. Когда документы отправляются на хранение, присвоенный штрихкод помогает легко находить их в архиве, исключая необходимость долгих поисков по папкам. Это особенно удобно, если архив большой, а документ нужно найти быстро.
Контроль версий документов. При работе с важными документами штрихкоды помогают отслеживать разные версии документов, что позволяет избежать путаницы и работать с актуальными данными.

Таким образом, штрихкодирование в «1С» помогает компаниям ускорить и упростить учет документов, снизить количество ошибок и повысить эффективность работы.

Преимущества штрихкодирования для контроля документов

Одним из ключевых преимуществ штрихкодирования является значительное ускорение поиска и идентификации документов. Вместо того чтобы вручную просматривать каждую бумагу или вводить данные для поиска в системе, достаточно просто сканировать штрихкод, и документ подкрепится к базе. Более того в штрихкодах хранится информация о дате, контрагенте, суммах. Это экономит время и особенно полезно в ситуациях, когда необходимо оперативно найти важные документы, например, для отчетности или контроля внутренних процессов и сформировать пакет документов к проверке или сверке с контрагентом.

Штрихкодирование упрощает хранение и архивацию документов. Поскольку каждому документу присваивается уникальный штрихкод, который можно связать с информацией о его местонахождении и тип, становится гораздо легче организовать электронные архивы и физическое хранение бумажных документов. Когда необходимо найти или переместить документ, штрихкод помогает быстро его идентифицировать и правильно распределить. В результате компании могут более эффективно управлять своими архивами и сократить время на хранение и восстановление нужных данных.

Штрихкодирование позволяет легко отслеживать движение документов внутри компании. Сотрудники могут фиксировать каждое перемещение документов, сканируя их при передаче от одного отдела к другому. Это создает прозрачную систему контроля, которая помогает избежать потери документов и упрощает учет на всех этапах работы. Менеджеры и ответственные лица всегда могут проверить статус документа и узнать, на каком этапе и у кого он находится.

Проблемы, с которыми могут столкнуться компании при внедрении штрихкодирования

Технические сложности. Внедрение штрихкодирования требует закупки и настройки специального оборудования – сканеров штрихкодов, принтеров для их печати и других периферийных устройств. Компании могут столкнуться с техническими сложностями, связанными с интеграцией оборудования с существующими системами учета и документами в «1С». Не все сотрудники могут сразу освоить новое оборудование и процессы.
Сопротивление персонала. Любое нововведение может встретить сопротивление со стороны сотрудников. Им придется осваивать новые процессы и использовать технику, с которой они раньше не сталкивались. Это может вызвать дискомфорт или недовольство, особенно если нет качественного обучения. Для успешного внедрения необходимо обеспечить обучение сотрудников и объяснить выгоды от использования новой системы.
Расходы на внедрение. Хотя штрихкодирование в долгосрочной перспективе помогает сэкономить ресурсы и повысить эффективность, изначальные затраты на его внедрение могут оказаться высокими. Компании нужно будет инвестировать в покупку оборудования, лицензии на ПО, а также в интеграцию системы с текущими бизнес-процессами. Для небольших организаций это может быть значительной финансовой нагрузкой.
Необходимость адаптации бизнес-процессов. Внедрение штрихкодирования требует адаптации существующих процессов, что может быть трудоемким и потребовать много времени. В некоторых компаниях для успешного внедрения необходимо полностью перестроить работу с документами и наладить процессы передачи и хранения. Если компании не готовы к таким изменениям, процесс адаптации может затянуться и сопровождаться ошибками.
Совместимость с другими системами. Еще одна проблема – совместимость штрихкодирования с уже существующими системами учета или документами, особенно если компания использует несколько разных программ. Чтобы интеграция прошла успешно, может потребоваться доработка программного обеспечения, что опять же повлечет за собой дополнительные затраты и время на внедрение.

Штрихкодирование vs другие методы контроля документов

Многие компании используют для контроля документов системы электронного документооборота – ЭДО.

Давайте разберемся, какое из этих решений работает лучше, и узнаем, возможно ли их успешное совмещение.

Штрихкодирование

Преимущества	Недостатки
Простота и скорость идентификации. Штрихкодирование позволяет мгновенно находить нужные документы. Это полезно, когда речь идет о бумажных документах, которые нужно быстро найти и обработать.	Ограниченный функционал. Штрихкодирование в основном помогает в поиске и идентификации документов, но не решает более сложные задачи по управлению ими.
Минимизация ошибок. Сканирование штрихкодов устраняет риск ошибок при вводе данных вручную.	Необходимость оборудования. Для полноценного использования требуются специальные сканеры и принтеры штрихкодов.
Автоматизация процессов. Штрихкоды автоматизируют рутинные процессы, такие как учет, передача документов между отделами и отслеживание их перемещений.	Ограниченные возможности для удаленного доступа. Штрихкоды чаще всего применяются для физического документооборота, что может ограничить их использование для удаленных сотрудников.
Универсальность. Штрихкодирование можно использовать как для бумажных, так и для электронных документов.

Электронный документооборот (ЭДО)

Преимущества	Недостатки
Полный контроль над документами. ЭДО позволяет охватить все этапы работы с документами: от их создания до архивирования. В таких системах можно отслеживать жизненный цикл каждого документа.	Сложность внедрения. Внедрение ЭДО требует больше времени и финансовых вложений, особенно если нужно интегрировать систему в существующую инфраструктуру.
Доступ из любой точки. Можно управлять документами удаленно, что особенно важно для гибридных и распределенных команд.	Обучение сотрудников. Работникам может потребоваться время для адаптации к новой системе, особенно если раньше они работали с бумажными документами.
Безопасность. Электронные документы можно зашифровать, настроить уровни доступа и использовать электронные подписи, что делает их надежнее для важных операций.	Технические риски. Электронные системы могут зависеть от серверов и программного обеспечения, что может привести к риску потери данных при сбоях.
Интеграция с бизнес-процессами. Часто в работу ЭДО можно интегрировать CRM и ERP-системы, что помогает автоматизировать не только документооборот, но и ключевые бизнес-процессы.
Отсутствие бумажных документов. В некоторых случаях компании могут полностью перейти на безбумажные процессы, что упрощает контроль и снижает расходы на хранение.

Выбор между штрихкодированием и ЭДО зависит от специфики бизнеса:

Штрихкодирование больше подходит для компаний, которые работают с большим объемом бумажных документов и нуждаются в оперативной идентификации и отслеживании документов. Это эффективное решение для складов, архивов и производств.
Электронный документооборот подходит для организаций, которые хотят полностью перейти на электронные документы, снизить бумажную нагрузку и автоматизировать сложные бизнес-процессы. Это более комплексное и многофункциональное решение, подходящее для компаний любого размера.
Совмещение штрихкодирования и ЭДО может стать лучшим вариантом для любой компании.

Можно ли совместить штрихкодирование и ЭДО?

Совмещение штрихкодирования и электронного документооборота (ЭДО) – это самый лучший выход для эффективного управления как бумажными, так и электронными документами. ЭДО включает в себя обмен и контроль электронных документов, а штрихкодирование используется для работы с физическими, бумажными документами.

Объединение этих двух технологий позволяет держать под полным контролем всю документацию компании, обеспечивая удобный доступ к документам и снижая необходимость обращения в архивы.

Как это работает:

Работа с физическими документами. Когда у компании остаются бумажные документы, они могут быть снабжены штрихкодами. Это ускоряет поиск и идентификацию таких документов в ЭДО.
Отслеживание. Штрихкоды на бумажных документах позволяют связать физическую копию с электронной версией. Это облегчает процесс переключения между электронным и бумажным вариантом документа в любой момент.
Автоматизация ввода данных. Сканирование штрихкодов автоматизирует ввод информации. Например, при сканировании накладной система сразу подгружает все данные о ней в электронную базу, минимизируя ручной труд.

Пример использования:

Компания может внедрить штрихкодирование для упрощения работы с бумажными документами, а затем, по мере сканирования, загружать их в компьютер и работать с ними в электронном формате. В этом случае, даже если в обороте остаются физические документы, компания имеет полный контроль над ними через ЭДО, а штрихкоды облегчают работу с бумажными копиями. Таким образом, работа выполняется быстрее, а походы в архив сокращаются.

Выгоды:

Контроль документов. Благодаря совмещению штрихкодирования и ЭДО, вся документация – и электронная, и бумажная – находится под полным контролем, что снижает риски потерь.
Минимизация архивов. Вся информация о документах хранится в электронной базе, что снижает необходимость частого обращения к физическим архивам.

В итоге, совмещение штрихкодирования и ЭДО помогает компаниям максимально эффективно управлять своими документами, используя преимущества обеих технологий.

Хотите понять, подходит ли это вашему бизнесу? На бесплатной консультации наши специалисты помогут вам разобраться.

Получить консультацию

Дополнительные меры для улучшения контроля над документами

Помимо внедрения электронного документооборота, для улучшения контроля над документами можно применять и другие эффективные меры, которые помогают повысить надежность, точность и безопасность работы с документами.

Электронная подпись – важный инструмент для подтверждения подлинности и юридической силы документов. Она позволяет:

Гарантировать, что документ был подписан определенным лицом.
Защитить данные от подделок и изменений.
Упростить процесс подписания, особенно для компаний с удаленной работой.

Электронная подпись делает документооборот безопаснее и эффективнее, устраняя необходимость в физических подписях и бумажных версиях документов.

Автоматизация процессов обработки и хранения документов помогает не только ускорить работу с документами, но и уменьшить количество ошибок, связанных с ручной обработкой. В программах, таких как «1С», существуют специальные модули для автоматизации, которые помогают управлять документами на всех этапах их жизни.

Пример – «Скан-Архив» в «1С»

С помощью модуля «Скан-архив» в «1С» можно:

Автоматизировать сканирование документов. Документы оцифровываются, распознаются и автоматически загружаются в систему с привязкой к конкретным делам или клиентам.
Организовать цифровое хранилище. Документы хранятся в цифровом архиве с возможностью быстрого поиска по любым параметрам (дата, тип, содержание).
Уменьшить объем бумажной работы. Автоматическое хранение и распределение документов в «1С» снижает необходимость в ручном вводе данных, минимизируя человеческий фактор.
Создать систему резервного копирования. Все документы могут автоматически копироваться, что позволяет избежать их потери в случае аварий или технических сбоев.

Таким образом, использование электронных подписей и автоматизация процессов обработки документов с помощью таких решений, как «Скан-Архив», вместе с внедрением ЭДО существенно повышают эффективность работы с документами, минимизируя ошибки и повышая безопасность данных.

Штрихкодирование в «1С»: практика

После того как вы установили «Скан-Архив», процесс штрихкодирования запускается автоматически.

При печати каждый документ автоматически получает свой уникальный штрихкод. Когда документ возвращается от контрагента и вы его сканируете, «Скан-Архив» легко распознает штрихкод и мгновенно привязывает скан-копию к соответствующему документу в базе. Эта функция работает во всех версиях «Скан-Архива».

То же самое касается и групповой работы с документами. Если у вас есть несколько документов, которые нужно распечатать одновременно, вы можете выделить их в списке и отправить на печать. Программа объединяет все печатные формы в один документ.

Чтобы штрихкоды были корректно напечатаны на каждом из документов, нужно подключить дополнительную обработку – «СА: Печать документов со штрихкодами». Она обеспечивает печать каждого документа со своим уникальным штрихкодом без объединения всех документов в одну форму.

После подключения этой обработки она станет доступной в меню «Печать» для соответствующих документов. При печати система откроет окно, где будет список всех выбранных документов и доступные для них печатные формы. Вам нужно будет выбрать нужную форму для каждого документа.

Когда все параметры печати выставлены, достаточно нажать «Печать», и документы будут напечатаны с правильно установленными штрихкодами.

Закажите демонстрацию – и вы сами увидите, как все работает!

Заказать демонстрацию

Поводим итоги

Итак, штрихкодирование – это эффективный инструмент для контроля документов, который значительно ускоряет поиск, упрощает хранение и снижает риск ошибок при обработке. Оно идеально подходит для организаций, которым нужно автоматизировать рутинные процессы, такие как регистрация и учет большого объема документов. Однако, как самостоятельное решение, штрихкодирование может не всегда быть достаточно, особенно если требуется высокий уровень безопасности или юридическая значимость документации.