В ходе опроса, проведенного «ГЭНДАЛЬФ» среди своих клиентов, удалось выявить 4 самые распространенные проблемы бухгалтеров при работе с документами. В опросе приняли участие более 100 бухгалтеров.
С какими проблемами бухгалтеры сталкиваются чаще всего?
Что может быть причиной проблем?
Результаты опроса также показали, что более 70% сотрудников бухгалтерии не регламентируют работу с документами.
Регламентация документооборота — важная процедура для любой организации, в штате которой больше сотрудников, чем директор и бухгалтер.
Без регламента документооборота в компании:
- запутаны маршруты прохождения документов, они часто теряются;
- отсутствует четкая номенклатуры дел;
- возникают проблемы с поиском документов, ведением управленческого учета;
- невозможно установить взаимосвязи между документами;
- невозможно получить оперативный доступ к истории той или иной сделки.
Как разработать регламент документооборота?
Для разработки регламента необходимо:
- Разработать единые формы первичных документов, которые будут проверены на практике.
- Минимизировать этапы согласования и количество документов, требующих утверждения. Для этого привлеките к разработке регламента руководителей разных отделов и закрепите за различными подразделениями списки документов, с которыми они должны работать.
- Настроить систему контроля документов в компании.
Как настроить систему контроля документов?
В этом поможет стандарт контроля финансовых документов «Скан-Архив».
«Скан-Архив» позволит вам:
- Контролировать входящие и исходящие первичные документы в привычном интерфейсе вашей «1С».
- Хранить копии финансовых документов в хранилище с доступом из «1С:Предприятие», регулярно.
- Получать отчеты о наличии оригиналов.
- Быть в курсе, кто из контрагентов или сотрудников не вернул документы.
