Компании переходят на системы электронного документооборота (СЭД), потому что хотят экономить «на бумаге» и не тратить дорогое время сотрудников на непроизводственные цели. И если раньше переход на СЭД был скорее инновацией, модной «фишкой», то сейчас это условие существования организации на рынке. Отправлять документы электронно приходится и в налоговую, и партнерам.
Системы управления документооборотом бывают нескольких видов. Рассмотрим виды СЭД в зависимости от цели, с которой организация внедряет электронный документооборот.
Система управления электронным документооборотом workflow и ECM-системы
Автоматизация бизнес-процессов
Workflow в переводе с английского – «поток работ», и означает систему, которая координирует выполнение задач в рамках бизнес-процессов компании. Большинство бизнес-процессов сопровождается документами – заявления сотрудников на отпуск, объяснительные, приказы внутри компании, введение новых регламентов…
Использование системы внутреннего электронного документооборота позволит избавиться от бумажной волокиты и долгого согласования документов. Система подскажет, как правильно оформить внутренний документ, а сроки исполнения задач контролируются с помощью напоминаний.
ECM-система – гибрид системы документооборота workflow и электронного архива. Отвечает не только за маршрутизацию процессов, которые раньше бы оформлялись с помощью бумажных документов, но и хранит важные файлы, организовывает сотрудникам удаленный обмен знаниями. Иногда включает также CRM-систему – хранит историю взаимодействия с клиентом и позволяет ее контролировать.
Пример использования СЭД для автоматизации бизнес-процессов:
|
До внедрения СЭД |
|---|
|
Менеджер хочет уйти в отпуск. Он письменно согласовывает даты своего отпуска с руководством. Затем передает свои задачи заместителю: описывает клиентов, этапы сделки, указывает нужные документы. В лучшем случае он сделает это в письменном виде. В худшем – не сделает вообще, чтобы его телефон разрывался от звонков во время отпуска. Далее сотрудник пишет заявление в отдел кадров и подписывает его у непосредственного начальника и генерального директора, относит документы в три кабинета. После – подписывает документы от отдела кадров. В итоге все равно находится, например, неисполненный договор, срок которого истекал во время отпуска менеджера. Сотрудник о нем забыл, другие сотрудники не знали, а компания в итоге получила недовольного клиента. |
|
После внедрения СЭД: |
|---|
|
Сотрудник на сайте заполняет необходимые документы для отпуска и отправляет их первому адресату – непосредственному начальнику. Тот подписывает их электронно, и программа автоматически перенаправляет документы дальше, генеральному директору. Все задачи, клиенты и документы менеджера также учитываются системой. Он отслеживает их сроки, выбирает те, что приходятся на время отпуска, и переназначает их в системе на своего заместителя. Информация о сделках хранится в системе, чтобы другому сотруднику ознакомиться с ней, не нужно ничего отдельно запрашивать. О просрочках программа автоматически напомнит ответственным за задачу. |
Электронная система контроля, хранения и поиска документов
Электронный архив
Это частный случай системы управления документооборота, переходный этап между бумажным и электронным документооборотом. Бумажный архив – это стопки папок и ящиков с документами, среди которых вручную нужно отыскать нужный. В электронном архиве хранятся те же бумажные документы, но в оцифрованном виде. Так их можно рассортировать по различным критериям и организовать удобный поиск по данным внутри самого документа, а не только по его признаку.
Такой архив решает проблему физического доступа к документам для крупных организаций с филиалами в разных городах.
Рассмотрим, как это работает, на примере.
|
До внедрения СЭД |
|---|
|
Все документы хранятся в кабинете бухгалтерии. Документы последних лет стоят на полках в папках, более давние документы лежат в ящиках под столами. Чтобы получить нужный документ, надо знать тип документа и примерную дату его использования. Затем нужно прийти в бухгалтерию, отыскать нужную папку и проверить, там ли документ. В большинстве случаев далее документ нужно отсканировать и переслать по запросу. |
|
После внедрения СЭД: |
|---|
|
Бумажные документы отсканированы и хранятся в программе. Любой сотрудник – даже из офиса в другом городе – может воспользоваться программой и найти нужный документ. Для поиска можно использовать любой из ключевых признаков, а не только те, по которым создается бумажный архив. Выбрав нужный документ, сотрудник сразу может его отправить электронно – ведь документ уже оцифрован. |
Пример программного обеспечения, позволяющий создать такую систему электронного документооборота и хранения документов – «Скан-Архив». Оцифрованные бухгалтерские документы в этом случае хранятся в базе «1С».
Показываем, как работает СЭД по хранению и контролю документов – «Скан-Архив»
Система электронного документооборота ЭДО
Обмен электронными документами вне компании
С помощью этой СЭД документы изначально существуют в электронном виде и подтверждаются электронными эквивалентами подписи (ЭЦП). Если в предыдущем случае оригиналом был бумажный архив, который оцифровывался, то в этом любой созданный бумажный документ будет лишь распечатанной копией электронного. Такие документы имеют законодательно закрепленную юридическую силу (если подписаны подходящей электронно-цифровой подписью) и могут использоваться для переписки с государственными контролирующими органами или контрагентами.
Как следствие – экономия на бумаге, курьерской доставке и хранении таких документов. Снимается риск того, что документы задержатся в пути, потеряются или будут повреждены. Это очевидно в примере:
|
До внедрения СЭД |
|---|
|
Сотрудник набирает и распечатывает бумажный документ, после чего его необходимо подписать и поставить печать (что займет время, если ответственное лицо отсутствует). Дальше документы передаются курьеру или по почте с риском, что они не придут вовремя или потеряются. Процесс доставки документов может занимать от нескольких дней до нескольких недель. |
|
После внедрения СЭД: |
|---|
|
Сотрудник набирает документ, затем нажатием одной кнопки подписывает и отправляет документ контрагенту – мгновенно после создания документа. Независимо от количества документов их можно подписать одной кнопкой и отправить сразу нескольким контрагентам. Адресант тут же получает документ (обычно система управления документооборотом позволяет проверить, получила ли документ вторая сторона и подписан ли он в ответ). Всего пересылка документа занимает 1-5 минут. |
Пример программы для создания системы электронного документооборота ЭДО – «1С-ЭДО».
Недостаток СЭД ЭДО – оба участника должны иметь программное обеспечение для управления подобным документооборотом. И часть контрагентов может использовать ЭДО, а часть – нет. Решается эта проблема путем гибридизации системы ЭДО и системы электронного хранения и контроля бумажных документов. В итоге документы все равно можно легко пересылать и находить в цифровом виде.
Подробнее о создании гибридной системы электронного документооборота.
Мы рассмотрели три основных вида систем электронного документооборота. Высока вероятность, что все три будут повсеместно использоваться не только компаниями-новаторами, но станут обязательным условиям существования предприятия на рынке. Причина проста: каждая из этих систем значительно экономит важнейший ресурс бизнеса – время.
