Управление первичными документами — вроде бы все понимают, что это важно, но задумываются об этом, только когда ситуация уже выходит из-под контроля. Пока все идет по плану, кажется, что можно обойтись привычными методами: найти счет в базе, уточнить у коллеги или заглянуть в старую папку.
Но вот проходит проверка, срочный отчет или запрос от контрагента — и тут начинается паника: «Где документ? Кто его прикреплял? Мы его точно получили?» «Есть вариант сфотографировать снова?» Время поджимает, а системы нет, чтобы просто и быстро проверить, какие документы есть, а каких нет.
И тогда становится ясно, что нужно что-то менять.
Поговорим о проблеме
Проблема с управлением первичными документами (УПД, накладная, счет и т.д)— это не просто ежедневная задача бухгалтерии. Это основа финансовой устойчивости компании. Все расходы, вычеты, налоговые обязательства, подтверждение сделок и услуг — все начинается с правильного управления документами.
Если все в порядке, цифры в отчетности можно защитить. Но если документов нет или они плохо организованы — начинается хаос. Особенно в компаниях с большим документооборотом, где ежемесячно через систему проходят тысячи документов.
Без акта или накладной компания не может подтвердить расход, что увеличит налогооблагаемую базу, отказу в вычете НДС и недостоверным данным в отчетности. В результате — штрафы, доначисление налогов и даже потеря репутации. И, что самое неприятное, об этих проблемах узнают слишком поздно.
Отсутствие системы = проблемы с документами
Самый распространенный ответ бухгалтеров: «Все в «1С», найдем, если что». Но в реальности все гораздо сложнее. Сканы документов часто оказываются в разных местах. Например, один — в «1С», второй — на сетевом диске, третий — на флешке у менеджера. В отчетности же должны быть все эти документы. Если их нет или они прикреплены неверно, возникают проблемы.
Дело в том, что сотрудники работают по-разному: кто-то сканирует сразу, кто-то «потом прикрепит», кто-то забывает. В итоге — сотни документов вне системы или с ошибками. Вся система держится на людях, и если ответственный сотрудник уйдет в отпуск, найти нужный файл будет невозможно. Без единого центра хранения документы начинают теряться, возникает хаос и проблемы с поддержкой достойного сервиса и репутации.
Задержки в отчетности и трудности с контрагентами
Когда документы хранятся в разных местах, они теряются, и подготовка отчетности затягивается. В бухгалтерии часто происходит следующее: нужно выгрузить пакет документов для проверки, но для этого нужно сначала собрать все вручную, перепроверить, прикреплены ли сканы, вернулись ли оригиналы, какие файлы отсутствуют. Это занимает много времени, а значит, риски срыва сроков отчетности возрастают.
В случае проверки или спора с контрагентом возникает еще одна проблема. Контрагент уверяет, что все отправил, а вы не можете найти документ. Это приводит к дополнительной переписке и затягиванию процесса. В случае налоговой или аудиторской проверки отсутствие даже одного важного документа может привести к доначислениям и штрафам.
Потребность в единой системе для хранения документов
Когда документы хранятся в разных местах, управление ими становится трудным. Даже если они находятся в «1С», в базе не всегда можно понять, какие документы прикреплены, а какие — нет. Для эффективного контроля необходима система, которая:
- Хранит все документы в одном месте.
- Показывает, какие документы прикреплены, а какие — нет.
- Автоматически контролирует документы, не требуя ручной проверки.
Без такого решения система учета рано или поздно даст сбой. А значит, срыв сроков, дополнительные затраты и стресс для бухгалтеров.
Распознавание и загрузка сканов в «1С» — это решение?
Когда приходит время готовиться к налоговой проверке, первым делом нужно удостовериться, что все документы вернулись от контрагентов и находятся в архиве. Если используется электронный архив в «1С», эта задача становится гораздо проще.
Вам не нужно выгружать огромные документы вручную или полагаться на таблицы. С помощью встроенного отчета вы можете быстро и точно проверить, какие документы находятся в архиве.
Процесс очень простой. Вы выбираете параметры для отчетности, такие как контрагенты, типы документов и периоды. Система сразу покажет, какие документы вернулись, а какие — нет. Также в отчете будет видно, какие из них были подвергнуты процессу распознавания, а какие — нет.
Программа автоматически помечает проблемные документы, если их не хватает или если к ним не приложены нужные элементы (например, печати или доверенности). Это позволяет сэкономить время на проверке и сразу получить нужную информацию.
Как процесс распознавания сканов помогает при подготовке к проверке
Проверка, которая может быть как запланированной, так и неожиданной, не вызовет у вас паники, если вы заранее проведете контроль документов. Благодаря отчету вы сможете:
- Легко проверить, какие документы находятся в архиве, а какие нужно запросить у контрагентов.
- Убедиться, что все документы вернулись в срок и в нужной форме.
- Быстро подготовить все документы к проверке и запустить процесс распознавания, не тратя время на дополнительные запросы.
Вы можете отобрать документы за конкретный период. После этого отчет покажет как включенные, так и не включенные в архив документы. Просто нажмите «Выполнить», и программа отобразит все операции, которые происходили с документами за указанный период.
Преимущества хранения сканов в «1С»:
- Контроль возврата документов — все в одном месте, без необходимости вручную искать или выгружать файлы.
- Подготовка к проверке — быстро проверяйте, какие документы находятся в архиве, а какие нужно запросить у контрагентов.
- Эффективность — автоматический процесс, который экономит время и силы.
Чтобы минимизировать риски и подготовиться к проверкам с уверенностью, важно начать использовать «1С» для хранения документов. Это упрощает процесс и позволяет сэкономить много времени, оставив вам больше ресурсов для других задач.
Загрузка сканов документов в «1С»: как это правильно сделать
Процесс загрузки сканов документов в «1С» помогает компании наладить четкий и эффективный документооборот. Важно, чтобы эта задача выполнялась правильно и системно, чтобы избежать путаницы и потери времени.
Чтобы все работало гладко, следует следовать определенным рекомендациям и использовать подходящие инструменты, такие как «Скан-Архив».
Что нужно для работы со «Скан-Архивом»
Для того чтобы эффективно работать со «Скан-Архивом» и загрузкой документов в «1С», нужно обеспечить несколько важных условий.
- База «1С». Это основа, на которой будет строиться вся система работы с документами.
- Потоковый сканер. Для сканирования документов, которые будут загружаться в систему.
- Место хранения сканов. Важно, чтобы сканы не сохранялись непосредственно в саму базу «1С», так как это может перегрузить систему из-за большого объема файлов. Вместо этого сканы хранятся отдельно, но работать с ними можно прямо в «1С».
Кто будет заниматься загрузкой документов?
Загрузкой документов должен заниматься один ответственный человек, который будет работать с «Скан-Архивом». Мы называем этого человека оператором «Скан-Архива». Почему один? Это необходимо, чтобы избежать путаницы и потери времени.
Если несколько человек будут заниматься одной задачей, могут возникнуть ошибки: например, документы могут быть сканированы несколько раз или не загружены вовсе. Поэтому для эффективной работы и минимизации ошибок рекомендуем выделить только одного человека для этой задачи.
Работа с входящими документами в версии Стандарт
В версии «Стандарт» механизм обработки документов ориентирован на работу с исходящими документами, так как идентификация документов происходит через штрихкоды. Для входящих документов этот способ не подходит.
Но даже в этой версии возможно вручную прикрепить документы с помощью фильтров по видам и реквизитам объектов, что помогает упростить процесс.
Порядок действий пользователя в версии ПРОФ
Если вы используете версию ПРОФ, процесс обработки документов значительно автоматизируется. Как это работает?
- Сканируете документы и загружаете файлы в одну папку.
- В «Скан-Архив»е указываете путь, откуда должны загружаться файлы.
- Программа автоматически распознает документы по штрихкоду и прикрепляет их к нужному месту в базе «1С».
- Система сама считывает реквизиты и привязывает их к нужным объектам.
Преимущества использования версии ПРОФ
- Экономия времени. Когда документооборот большой, время — это ценнейший ресурс. Использование версии ПРОФ позволяет значительно ускорить процесс обработки документов.
- Устранение человеческого фактора. Один ответственный оператор гарантирует, что документы не будут дублироваться или потеряны.
- Автоматизация процессов. В версии ПРОФ вся обработка документов, включая распознавание штрихкодов и привязку к карточкам в базе «1С», происходит автоматически.
Как ««Скан-Архив»» упрощает вашу работу
- Контроль документов. Каждому документу присваивается уникальный штрихкод, и система распознает входящие документы по форме и реквизитам.
- Управление бумажными документами. Вы можете указать место хранения оригинала в случае, если у вас несколько архивов или филиалов.
- Повышение эффективности. Все документы можно найти всего за пару кликов, а работа с ними и распознавание займет гораздо меньше времени.
Рекомендации по работе с документами
1. Не скрепляйте документы степлером
Во многих организациях перед передачей документов контрагенту их принято скреплять степлером. Это удобно при работе с документами, но при загрузке в «Скан-Архив» это замедляет процесс, так как оператору нужно будет тратить время на раскрепление листов.
Вместо этого лучше использовать обычные скрепки для документов, которые передаются контрагенту, а те, которые не требуют подписей и печатей, можно сразу передать оператору для сканирования.
2. Проставление информации о месте хранения оригинала
Это поможет быстро найти оригинал, если потребуется, и избежать путаницы в будущем.
Как это работает в реальных компаниях: кейсы внедрения
«Скан-Архив» уже помогает компаниям по всей России справляться с огромными объемами документов, ускоряя процессы и упрощая контроль за их состоянием.
Рассмотрим несколько примеров реальных компаний, которые уже успешно используют это решение.
ООО «Сиббалт»
Компания «Сиббалт», крупный производитель продуктов питания в Сибири, столкнулась с проблемой управления документами, так как каждый день она обрабатывает около 50 входящих документов.
До внедрения «Скан-Архива» сотрудники компании тратили несколько часов на поиск документов вручную.
С помощью нашего решения все сканы документов теперь хранятся в электронном архиве, что позволяет бухгалтерии быстрее находить нужные файлы и сэкономить время на обработку.
Мнение заказчика
«Мы только начали работать со «Скан-Архивом». Некоторые функции еще не опробовали. Устанавливали для быстрого доступа к архиву документов, чтобы не копаться в нем каждый раз вручную. Есть моменты, которые мы сейчас дорабатываем — но они связаны с нашей спецификой. «Скан-Архив» распознает документы быстро и без проблем, это экономит время, поэтому программой мы довольны»
Олег Калашников, системный администратор ООО «Сиббалт»
«Фамадар Картона Лимитед»
Компания, производящая гофроупаковку в Ростовской области, использует «Скан-Архив» для упрощения работы с 30 000 документами в год.
До внедрения системы, подготовка к налоговым проверкам занимала несколько дней, так как приходилось вручную искать нужные документы.
Теперь этот процесс занимает несколько часов, а система автоматически отслеживает статус возврата документов и упрощает управление архивом.
Мнение заказчика
«Скан-Архив» полностью удовлетворил запрос бухгалтерии на создании электронного архива документов, индивидуальные доработки по изменению путей хранения файлов от разработчиков программы также пришлись к месту».
Денис Тишакин, начальник IT-службы «Фамадар Картона Лимитед».
