В материале расскажем, что необходимо делать в ходе работы с документами первичного бухгалтерского учета, чтобы в период проверки не было выявлено ошибок.
Все, что происходит в хозяйственной отрасли организации, оформляется в каких-либо документы. Эти документы и являются первичным учетом. Если первичных документов нет или в них допускаются ошибки, такие данные невозможно применять в бухгалтерском учете.
Типологию документов первичного бухгалтерского учета можно свести к двум группам:
Проверка практически любых первичных бухгалтерских документов происходит еще до оформления в бухгалтерии. Сперва первичную документацию проверяет ответственное лицо, после чего ставит свою подпись. Это происходит поскольку ответственность за верность информации в документе первичного бухгалтерского учета несет лицо, его заполнявшее, но не бухгалтерский отдел.
Конечно, это не значит, что проверка в бухгалтерском отделе не проводится. Документ проходит повторную проверку.
Такой двухэтапный контроль необходим для того, чтобы проверить сперва правильность описания самого факта деятельности организации, оформленного в документе первичного бухгалтерского учета. А далее этот документ должен пройти проверку на предмет соблюдения бухгалтерских процедур.
В такой проверке выявляются нарушения в первичных документах по законодательной части, соответствие бухгалтерским реквизитам, общая экономическая ценность сделки. В случае выявления несоответствий, первичный документ не может проходить дальнейшее оформление в бухгалтерском учете.
Если в документе первичного учета выявлено нарушение, главный бухгалтер обязан поставить в известность руководителя компании. Иногда последние настаивают на оформлении в учет сомнительного документа. Если это происходит, руководитель должен дать указание в письменном виде. Тогда ответственность, в случае проверки, не ложится на бухгалтера.
Когда первичный документ прошел необходимые проверки по своему содержанию, его проверяют на соответствие форме. Если организация оформляет первичный учет в собственных бланках, то необходимо проверить соответствие бухгалтерских реквизитов. Если первичный учет оформляется в готовых бланках, необходимо проверить их соответствие.
Эти меры контроля являются первичными. После них документ бухгалтерского учета оформляется. Первичную документацию могут подвергать проверки, как в ходе мероприятий внутреннего контроля, так и во время налоговых проверок.
Налоговые проверки бывают камеральные и выездные. Первые – довольно безобидное мероприятие. Через камеральную проверку проходят все документы, поступившие в органы учета и контроля. Выездная проверка относится к более строгим мерам налогового аудита. Ее назначают, как правило, если в ходе камеральной проверки были выявлены серьезные нарушения, требующие более глубокого аудита. Явной чертой налоговой проверки является передача в инспекцию большого количества документов за короткий срок.
Во время проверок главное – это оперативность.
Чтобы находить документы быстро, нужна системность и контроль. Обеспечить контроль первичных документов поможет программа «Скан-Архив».
Узнайте, как «Скан-Архив» поможет вашей компании, запишитесь на бесплатную консультацию.
ЗаписатьсяЧтобы понять, как исправить ошибки в документах первичного бухгалтерского учета, необходимо ознакомиться с типами этих ошибок.
В случае, когда первичный документ «режут» с самого начала, когда бланк оформлен с нарушением законодательства или внутренних правил оформления, его попросту изымают.
Ошибки технического характера можно и нужно исправлять. Это делается несколькими способами, на нашем сайте вы найдете об этом подробную информацию. Главное помнить, что все исправления нужно оформлять и заверять, таково требование законодательства.
Даже если первичный документ относится к группе, где допустимы корректировки, это не означает, что их можно делать, как угодно. Есть ряд процедурных правил.
В случае, когда первичный документ связан с контрагентом, допустим акт приема-передачи выполненных работ, его необходимо оформлять в двух экземплярах. Если в одном из них в ходе проверки выявлена ошибка, идентичная ошибка будет и во втором документе. Исправлять нужно оба.
Когда документ с ошибкой уже оформлен, необходимо исправить еще и проводки. Как это сделать:
В случае, когда ошибка выявлена слишком поздно, и данные уже попали в основную отчетность, ситуация становится сложнее. Тут много факторов, основной из них – насколько существенной была допущенная ошибка. Тема эта довольно сложная и требует отдельного материала.
Первичные документы, как их проверка, – прерогатива сотрудников на местах. Оформлением и заверением этих документов занимаются сами сотрудники. Несмотря на это в большинстве случаев ответственность ложится на руководителя организации. Это связано с тем, что традиционно за организацию учета в компании отвечает именно директор, последнее слово в этих вопросах остается за ним.
Конечно, и сотрудники-исполнители и бухгалтера могут понести ответственность. Это происходит в случае, если доказан факт умышленной фальсификации данных с их стороны.
Первичные документы представляют собой базис бухгалтерского учета. Правильность ведения первички – залог успеха на всех последующих этапах бухгалтерского и налогового учета.
Контроль и оперативность работы с первичными документами – залог качественной работы бухгалтерии.
Как обеспечить такой контроль?
Вам поможет программа «Скан-Архив». С помощью этого инструмента время поиска документов сокращается, при этом снижается риск совершения ошибок при работе с документами.
Как еще «Скан-Архив» поможет вашему бизнесу? Узнайте на бесплатной консультации.
Получить консультацию