В 2023 году ФНС РФ продолжает активно использовать инструмент выездной налоговой проверки. Несмотря на сокращение общего количества таких проверок, их значимость в системе налогового контроля остается высокой. Для налогоплательщика важно понимать не только правовые аспекты выездных проверок, но и то, как грамотно выстроить систему хранения документов, учета дел, описи и архива.
Особенно в условиях, когда проверка может коснуться любой организации — от малого бизнеса до крупной корпорации.
Хотя в самом Налоговом кодексе нет четкого определения, что именно считается выездной налоговой проверкой, общее понимание складывается из нескольких статей — в том числе ст. 82, 88 и 89 НК РФ. Из них видно, что это особый формат налогового контроля, при котором инспекторы приезжают к организации и проверяют, все ли у нее в порядке с расчетами и уплатой налогов.
Главное отличие такой проверки от камеральной в том, что при выездной инспекторы смотрят не только декларации, а все документы в целом. Они оценивают, правильно ли начислялись налоги, в каком виде велся учет, какие дела и описи есть в архиве, как оформлены обложке дел и соответствует ли это внутренней номенклатуре.
Кроме того, выездная налоговая проверка проходит на месте — в офисе организации, по фактическому адресу, в тех самых помещениях, где хранятся документы, дела, акты, описи, и где находятся сотрудники, с которыми можно провести беседу или допрос. Инспекторы оценивают не только бумаги, но и обстановку: место хранения, архив, оформление учета, полноту документов, состав дел.
Если коротко, то выездная проверка — это всегда масштабная процедура. Она затрагивает все: от архивных документов и номенклатур до работы с физическими лицами, которые подписывали бумаги, и оценки того, насколько надежно устроено делопроизводство в компании. Поэтому важно, чтобы каждая опись, каждый документ, каждый акт и каждый том в архиве были на своем месте и готовы к предъявлению.
Иногда кажется, что выездная проверка — это что-то редкое, и до нее еще далеко. На самом деле, налоговая не сидит сложа руки: она постоянно отслеживает работу организаций, оценивает риски и выбирает, кого стоит проверить внимательнее.
Оснований у инспекции достаточно, и если компания попадает под несколько критериев сразу, то вероятность выездной проверки возрастает.
Налоговая нагрузка. Если у организации заметно низкая налоговая нагрузка по сравнению со средней по отрасли, это вызывает вопросы. Особенно, если такой показатель держится не первый квартал. Статистику можно сверить на сайте ФНС, там есть информация по налогоплательщикам и их средним значениям. Когда цифры не совпадают — это сигнал для проверки.
Доля вычетов по НДС. Если в отчетности вычетов больше, чем начислений (например, свыше 89%), то компания автоматически попадает в список с пометкой "высокий риск". И даже если объяснение у компании есть, налоговая все равно может назначить проведение проверки, чтобы убедиться в обоснованности таких цифр.
Средняя зарплата. Если физические лица, работающие в организации, получают меньше, чем сотрудники в аналогичных компаниях, это тоже может вызвать подозрения. ФНС проводит сравнение с данными Росстата, анализируя выплаты и ставки. А дальше — как по сценарию: возможен запрос документов, потом визит, потом акт проверки.
Рентабельность. Бизнес, который официально работает в убыток, но при этом не закрывается годами, вызывает закономерные вопросы. Если рентабельность падает, а расходы растут — это повод для выездной налоговой проверки. Здесь уже подключаются не только документы, но и оценка места нахождения, осмотр помещений, проверка дел и соответствия номенклатуре.
На практике решение о выездной налоговой проверке принимается не сразу. Сначала идет анализ: изучают документы, смотрят на показатели по налогам, оценивают общую номенклатуру дел, проверяют, как организовано хранение и ведется ли учет архивных материалов.
Особенно пристальное внимание уделяется описи, обложке дел, срокам хранения, месту размещения архива и корректности данных, внесенных по каждому делу. Соблюсти все требования поможет программа «Скан-Архив» от ГЭНДАЛЬФ.
Нестабильное соотношение доходов и расходов. Если доход остается на месте, а расходы растут, налоговая тоже обратит внимание. По статистике за 2023 год такие случаи стали основой для десятков выездных проверок. Инспекторы сопоставляют финансовые показатели, сверяют данные из отчетности с фактическими затратами, проверяют помещения, оценивают адекватность расходов.
Работа в убыток. Если организация годами показывает убытки, а при этом продолжает деятельность, это — риск. Особенно если в архивных делах не хватает подтверждающих документов. В таких случаях инспекторы запрашивают полные описи, проверяют номенклатуру, делают выемку из архива, анализируют каждое дело, каждую обложку.
Сложные схемы с посредниками. Когда бизнес построен через цепочку подрядчиков, ФНС смотрит: есть ли в этом смысл. Если посредников много, а их роль формальна, это может стать причиной выездной налоговой проверки. Проверяется целесообразность, собираются данные, сверяется учет, допросы проводят по каждому лицу, участвующему в сделках.
Работа с компаниями-однодневками. Это классика. Если среди контрагентов — фирмы, которые часто ликвидируются, не сдают отчетность или уже фигурировали в других проверках — инспекторы заинтересуются. Важно, чтобы по каждому такому делу в архиве была опись, документ, подтверждающий реальность сделки, оформленная обложке, и отметка по номенклатуре дел.
Нет ответа на требование. Если организация игнорирует запрос ФНС, это почти гарантированно приводит к выездной проверке. Часто причиной становится банальное отсутствие нужных дел или невозможность найти документ — из-за бардака в архиве, нарушенного учета, неоформленных описи и перепутанных обложек.
Переезды между инспекциями. Смена адреса больше двух раз может показаться попыткой уйти от контроля. Если в документах это не объясняется, и дела по переездам не ведутся отдельно, риск проверки увеличивается.
Превышение лимитов по спецрежиму. Если вы на упрощенке, но часто подходите к лимиту по доходу или численности — налоговая может заподозрить попытку остаться в льготном режиме искусственно. Проверка в этом случае включает анализ физических лиц, зарплат, реестров, сверку с данными архива.
Подозрительно большой вычет. Если профессиональный вычет превышает 83% от дохода — это уже статистически редкость. В этом случае инспекторы запросят все документы, связанные с вычетом, и будут тщательно проверять дела, номенклатуру, описи и место хранения.
ФНС проверяет все первичные документы, которые могут подтвердить законность операций: договоры, счета, товарные накладные, акты, банковские выписки, кадровые документы, внутренние описи, обложке дел, журналы учета. Документы должны быть систематизированы, заведены в дела, отражены в описи, а их хранение — организовано по правилам архивного дела. Особенно важно соблюдение требований к номенклатуре дел, утвержденной в организации.
Физического или юридического лица могут запросить документы за несколько лет — именно поэтому грамотное делопроизводство критично.
К моменту начала проверки организация должна иметь:
утвержденную номенклатуру дел;
архивные описи с указанием сроков хранения;
доступ к делам в архиве по месту нахождения;
правильно оформленные обложке дел;
отдельный журнал учета выездных проверок;
выделенное помещение для работы с инспекторами.
По закону, стандартный срок выездной налоговой проверки — два месяца. Отсчет начинается не с даты визита инспекторов, а со следующего дня после того, как принято решение провести аудит. Такое решение оформляется документом, подписанным руководителем налоговой инспекции или его заместителем. Это правило закреплено в пункте 6 статьи 89 НК РФ.
Но на практике сроки редко остаются такими короткими. Почему? У ФНС есть право приостанавливать проверку. А время приостановки в общий срок не входит. То есть, если проверку поставили на паузу, например, на три месяца, то она продолжится потом с того места, где остановилась.
Если проверка учреждена 5 сентября, то официально начнется 6 сентября. И по плану должна закончиться 6 ноября. Но если будет приостановка, то все затянется — иногда надолго. Особенно, если дело касается международных контрагентов, переводов документов, или привлечения экспертов.
Причины приостановки могут быть разные. Например:
нужно запросить информацию у банков или других лиц;
требуется экспертная оценка (по документу, акту, делу и т.д.);
есть документы, предоставленные не на русском — тогда их надо перевести;
в архиве или делах обнаружены иностранные участники — это уже международный запрос;
или же нужно дождаться ответа от организации, с которой вы взаимодействовали.
Интересный момент: каждая приостановка и каждое возобновление оформляется отдельным документом. Причем подписывать его может только начальник ИФНС или его зам. Все это фиксируется в делах, заносится в описи, а иногда и в обложке с подробным указанием причин и даты проверки.
Во время приостановки инспекторы не имеют права приходить к вам, проводить допросы, осмотры или запрашивать дополнительные документы. Это прямо прописано в Налоговом кодексе — в п. 9 ст. 89 НК РФ.
Если запрашиваются данные за границей, то проверка может быть заморожена на срок до 9 месяцев. Но чаще всего пауза длится 2–3 месяца. По статистике 2023 года, это самый популярный механизм — не продлевать, а именно ставить на паузу.
И да, чтобы продлить саму проверку (а не приостановить), территориальной налоговой нужно получить одобрение от вышестоящих. То есть, просто так инспекторы взять и продлить не могут. Поэтому чаще оформляют приостановку, где не нужно согласование, — и таким образом фактически продлевают себе срок.
Так что, если вы планируете, что проверка пройдет быстро — готовьтесь к тому, что она может растянуться. Важно, чтобы вся информация по делам, описям, архиву, месту хранения, номенклатуре и документам была доступна и быстро поднималась. Именно в таких ситуациях начинает проявляться сила или слабость внутреннего учета.
Хотя выездные проверки стали проводиться реже, механизм их запуска остался прежним. Все начинается с того, что налоговая выявляет компанию, у которой есть риски — например, по показателям выручки, налоговой нагрузке, структуре расходов или работе с контрагентами.
Если по совокупности признаков у инспекции появляются вопросы, она инициирует проверку.
Важно знать
Решение о проведении выездной налоговой проверки принимает руководитель налоговой инспекции по месту нахождения организации, либо его заместитель. В тексте документа указывается, за какой период проводится проверка, какие конкретно документы вызвали вопросы, кто из инспекторов войдет в рабочую группу, и на какие дела она должна обратить внимание.
Формальность с последствиями
Хотя Налоговый кодекс не требует обязательно вручать копию решения самой организации, на практике ее все же передают — часто по почте. После получения копии отсчет пошел: инспекторы могут приступить к работе уже на следующий день. С этого момента начинается проверка всего, что касается учета, налогов, архивов, документов, описи дел, обложке, сроков хранения и соответствия номенклатуре.
Что делает проверяющая группа?
Инспекторы:
направляют официальные требования о предоставлении документов;
проводят выемку, анализируют содержание дел;
оценивают, насколько корректно составлены описи, и как организовано хранение;
изучают обложке дел, сверяют их с номенклатурой дел;
могут вызывать лиц на беседы или допросы;
проводят экспертизы, особенно если речь идет о спорных актах или сделках;
проверяют помещения, где хранится архив, оценивают условия.
Все эти действия могут выполнять только те сотрудники налоговой, кто указан в решении. Если состав проверяющей группы меняется, это оформляется отдельным документом, и обязательно фиксируется в деле.
Финал — подведение итогов
По окончании выездной проверки составляется справка. В ней отражается предмет проверки, список просмотренных документов, объем затребованных дел, и сроки, в которые проходила проверка. Этот документ обязательно передается самому налогоплательщику, как указано в п. 15 ст. 89 НК РФ.
На что еще смотрят?
Во время проверки инспекторы изучают:
соблюдение сроков хранения;
корректность оформления описи дел;
системность ведения архива;
наличие и заполнение обложке;
структуру учета;
соответствие номенклатуре;
порядок работы с физическими лицами и их роль в документах;
реальность операций, подтвержденных в архивных документах.
В финале любой выездной налоговой проверки наступает момент, когда нужно подвести итоги. Обычно к этому времени инспекторы уже изучили все документы, провели допросы, сверили цифры, посмотрели архив, проверили описи, дела, учет, обложке и общее состояние делопроизводства.
Один из этапов — допросы. Они могут проходить прямо в офисе организации, если проверка идет на месте. Но чаще свидетелей вызывают в налоговую инспекцию. А теоретически допрос возможен и по месту жительства — но только если есть согласие проживающих в квартире. Это закреплено в п. 5 ст. 91 НК РФ. Без согласия никто заходить в жилье не имеет права.
Инспекторы могут проводить не только допросы, но и экспертизы, осмотры помещений, проверку условий хранения документов, состояния архива, анализа обложке дел и описи по номенклатуре. Все эти действия фиксируются в соответствующих делах.
Когда проверка завершена, инспекция оформляет итоговый акт. Это официальный документ, в котором перечислены:
что именно проверялось;
какие документы и дела изучались;
какие нарушения выявлены;
и в каком объеме они зафиксированы.
Этот акт вручается налогоплательщику, как указано в п. 5 ст. 100 НК РФ. При этом подпись на акте — не согласие с выводами, а лишь факт вручения. Поэтому подписывать лучше, чтобы избежать манипуляций: без вашей подписи налоговая может внести изменения и просто отправить документ по почте, и он будет считаться врученным.
После получения акта у организации есть один месяц, чтобы подать возражения — это дает п. 6 ст. 100 НК РФ. Вариантов два:
Вы можете не согласиться в целом;
Или выбрать конкретные пункты, с которыми не согласны, и обосновать позицию.
Все материалы, включая акт, возражения, и собранные документы, направляются на рассмотрение в налоговую инспекцию. Этим занимается либо руководитель, либо заместитель — как сказано в п. 1 ст. 101 НК РФ.
Важно: рассмотрение должно проходить с участием представителя организации. Без этого оно считается нарушением, и все принятые решения могут быть оспорены — вплоть до отмены. Это указано в п. 14 ст. 101 НК РФ.
Если во время проверки в архиве была полная опись, в каждом деле — актуальные документы, все обложке оформлены, а хранение организовано по правилам, инспекторам сложнее придраться. А вот если номенклатура не соответствует, документы путаются, а дела хранятся кое-как — это прямой путь к доначислениям, штрафам и проблемам.
Когда все процедуры по рассмотрению проведены, принимается решение. Исходя из порядка проведения проверки, может быть два варианта решения. В первом решение принимается сразу, в этом случае неправомерность действий налогоплательщика доказана, и решение передается для разбирательства в судебном порядке.
В ином случае, к ответственности могут и вовсе не привлечь, если доводы ревизоров покажутся недостаточными, либо назначить проведение дополнительных мероприятий в рамках проверки. Так же, при наличии возражений, в итоговом решении налоговая обязана привести все доводы, по которым эти возражения приняты или не приняты (п. 8 ст. 101 НК РФ).
Если после основной части выездной налоговой проверки инспекторы решают назначить дополнительные мероприятия, это не дает им права искать новые нарушения. В рамках таких действий налоговая может только углубить уже выявленные вопросы — провести экспертизу, запросить дополнительную информацию или вызвать на допрос участников. Но начинать проверку с нуля или находить новые основания они не могут — для этого требуется отдельное решение о новой проверке.
Процедура в этом случае повторяется: снова оформляются документы, уточняются сроки, пересматриваются материалы, запрашиваются дела и сопутствующие архивные документы. Вся система учета, хранения, соответствия описи, обложке дел и номенклатуре снова оказывается в зоне внимания.
Фактически, даже после завершения основной части, работа с ФНС может продолжиться в том же формате, что и до вынесения первого решения. Это требует от организации готовности оперативно предоставлять документы, находить нужные дела в архиве, соблюдать сроки хранения и поддерживать порядок в делопроизводстве.
Важно!
При проведении дополнительных мероприятий особое значение приобретает организация учета и хранения первичных документов.
Если архив сформирован хаотично, а описи дел не соответствуют номенклатуре, процесс предоставления информации затягивается и усложняется. Поэтому многие компании заранее настраивают системы, позволяющие быстро находить нужные документы, отслеживать движения дел и вести электронный учет хранения.
Среди таких решений — программные комплексы, предназначенные для автоматизации работы с архивными фондами и внутренним делопроизводством, например, «Скан-Архив». Подобные системы позволяют упорядочить структуру архива, оформить обложке, составить корректные описи, и обеспечить соответствие регламентам ФНС.
Программа «Скан-Архив» — современное решение, которое позволяет:
формировать номенклатуру дел;
создавать описи и обложке;
вести электронный учет хранения;
предоставлять быстрый доступ к документам по месту хранения;
систематизировать архивные дела;
готовить организацию к выездной проверке.
Система учитывает все требования ФНС и архивного законодательства РФ. Она подходит как для хранения документов за 2023 и предыдущие годы, так и для текущего делопроизводства. Особенно эффективна при проверке физического лица или организации с большой историей дел.
Выездная налоговая проверка — это серьезная проверка всех процессов в организации. От качества делопроизводства, правильности описи, учета документов, обложке дел, соблюдения сроков хранения зависит не только итог проверки, но и репутация организации. Использование цифровых решений, таких как «Скан-Архив», становится залогом спокойствия и уверенности при любой проверке ФНС.
Чтобы минимизировать риски, важно заранее готовить дела, составлять описи, организовать хранение, определить место и ответственных лиц. Только так можно пройти проверку без последствий и сохранить доверие со стороны налоговой службы Российской Федерации.
Хотите больше узнать об автоматизации работы с первичными документами?
Ответим на вопросы и проведем демонстрацию программы «Скан-Архив».
