ГК «Севкабель» переводит документы в электронный вид

Группа «Севкабель» – одна из крупнейших российских компаний кабельной промышленности. На предприятиях группы выпускается около 20 тысяч марко-размеров кабельно-проводниковой продукции. Эта продукция поставляется в различные регионы и республики РФ, страны СНГ.

С 19 века «Севкабель» обеспечивает стратегически важные отрасли российской промышленности высококачественными кабельными продуктами. И для этого в своей работе использует передовые технологии. На предприятиях компании применяется новейшее оборудование ведущих мировых производителей, таких как Maillefer (Швейцария), Niehoff (Германия), Cortinovis (Италия), Rosendahl (Австрия), Sket (Германия).

«Севкабель» постоянно совершенствует не только производственные, но и бизнес-процессы. И при выборе программного обеспечения отдает предпочтение отечественным разработчикам. Так для организации управленческого и бухгалтерского учета «Севкабель» на протяжении многих лет использует программы фирмы «1С», а для создания бухгалтерского архива документов в этом году был подписан договор с компанией «ГЭНДАЛЬФ».

В 2015 году руководство «Севкабеля» приняло решение об организации электронного архива документов. Перед IT-службой предприятия была поставлена задача с помощью современных технологий наладить работу так, чтобы в короткие сроки и с минимальными трудозатратами предоставлять документы в контролирующие органы. «Севкабель» обладает большим бумажным архивом, и ранее сотрудникам бухгалтерии приходилось тратить десятки часов на поиск документов для ФНС, ФСС, ПФР и других организаций.

Так IT-служба выбрала программу «Скан-Архив», разработанную компанию «ГЭНДАЛЬФ», отметив ее важную особенность. Ее легко можно встроить в «1С:Управление производственным предприятием» и с ее помощью прикрепить скан-копии бумажных документов к действующим документам базы.

В течение недели «Скан-Архив» был установлен, сотрудники обучены, вскоре после этого были внедрены дополнительные рабочие места и программа начала использоваться. Сейчас на предприятии идет работа по внесению в электронный архив информации за прошлый период, что делается автоматически с помощью потокового сканера. А IT-служба «Севкабеля» уже отмечает перспективы работы с программой в 2016 году, которые выведут учет предприятия на новый уровень.

В первую очередь, упростится обмен документами между подразделениями. Доступ к упорядоченному электронному архиву будут иметь сотрудники разных отделов. И им не придется запрашивать друг у друга документы и ожидать их предоставления.

Во-вторых, на подготовку отчетности будет уходить не весь день, как ранее, а порядка 30 минут, ведь каждый документ в базе можно найти за пару кликов мыши.

Приятным дополнительным преимуществом станет возможность программы контролировать наличие подписанных документов от контрагентов. Невозвращенные документы автоматически отмечаются в базе «Скан-Архива», что позволит избежать спорных вопросов и штрафов.

В целом такая организация работы бухгалтерии даст руководству предприятия уверенность, что при любой проверке контролирующих органов документы будут предоставлены вовремя и безошибочно.