Заполните форму, и мы вышлем вам актуальную информацию
Как не запутаться в законодательстве, запомнить все правила и сроки хранения документов?
Можно ли отказаться от громоздких архивов, или хранение огромного количества бумаг – неизбежная участь каждой компании?
Смотрите ответы на эти вопросы ниже.
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Документы (положения, карточки) об открытии, закрытии, переоформлении расчетных, текущих, корреспондентских, соответствующих лицевых счетов.
| 5 лет |
| Договоры банковского счета | 5 лет после истечения срока договора. |
| Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнение должником своих обязательств.
| 5 лет после полного исполнения обязательств |
Законодательством не предусмотрено хранение кадровых документов сроком на 4 года.
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Графики предоставления отпусков. | 1 год |
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Счета-фактуры. | 4 года |
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая, квартальная, месячная. | 1 год |
Законодательством не предусмотрено хранение документов об учете и отчетности сроком на 3 года.
Законодательством не предусмотрено хранение документов о финансировании на неограниченный срок.
Законодательством не предусмотрено хранение документов о финансировании сроком на 75 лет.
Законодательством не предусмотрено хранение документов о финансировании сроком на 10 лет.
Законодательством не предусмотрено хранение документов о финансировании сроком на 3 года.
Законодательством не предусмотрено хранение документов о финансировании сроком на 1 год.
Законодательством не предусмотрено хранение кадровых документов сроком на неограниченный срок.
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени. | 75 лет – при тяжелых и опасных условиях труда |
| Личные дела: руководителей, работников. | 75 лет |
| Трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел. | 75 лет |
| Личные карточки работников (в том числе временных). | 75 лет |
| Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства). | 75 лет – невостребованные |
| Командировочные удостоверения. | 75 лет – для командированных в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности |
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Коллективные договоры. | Не менее 10 лет |
| Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников. | 10 лет – для долгосрочных зарубежных командировок |
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Табели (графики), журналы учета рабочего времени. | 5 лет |
| Документы о премировании. | 5 лет |
| Командировочные удостоверения. | 5 лет после возвращения из командировки |
| Документы (служебные задания, отчеты, переписка) о командировании работников. | 5 лет |
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
|
Штатные расписания и изменения к ним: | 3 года |
|
Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним. | 3 года |
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: годовые, квартальные. | Постоянно - «с нарастающим итогом за IV квартал». |
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
|
Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. |
75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты |
|
Сведения о доходах физических лиц. |
75 лет – при отсутствии лицевых счетов или ведомостей о начислении зарплаты |
|
Реестры сведений о доходах физических лиц. |
75 лет |
|
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
|
75 лет – при отсутствии лицевых счетов |
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Бухгалтерская отчетность – сводная годовая (консолидированная), годовая, квартальная, месячная. | Не менее 10 лет при отсутствии годовых |
| Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая, квартальная, месячная. | Не менее 10 лет при отсутствии квартальных, годовых |
| Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах. | Не менее 10 лет |
| Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: годовые, квартальные. | Не менее 10 лет – при отсутствии годовых |
| Книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН. | Не менее 10 лет |
| Вид документа | Срок хранения |
|---|---|
| Бухгалтерская отчетность: сводная годовая (консолидированная), годовая, квартальная, месячная. |
5 лет
|
| Документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.). | 5 лет |
| Регистры бухгалтерского учета (главная книга, журналы-ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, инвентарные списки и др.). | 5 лет при условии проведения проверки |
| Первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей. | 5 лет при условии проведения проверки |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности. | 5 лет |
| Документы (расчеты, сводки, справки, таблицы, сведения, переписка) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней, внебюджетные фонды, задолженности по ним. | 5 лет |
| Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от уплаты налогов, предоставлении льгот, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам. | 5 лет |
| Расчетные ведомости по отчислению страховых взносов в фонд социального страхования: годовые, квартальные. | 5 лет |
| Налоговые декларации по всем видам налогов. | 5 лет |
| Таможенные декларации. | 5 лет при условии проведения проверки |
| Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. | 5 лет |
| Сведения о доходах физических лиц. | 5 лет |
| Реестры сведений о доходах физических лиц. | 75 лет |
| Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о недостачах, растратах, хищениях. | 5 лет |
|
Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ:
• по договорам, контрактам, соглашениям на работы, относящиеся к основной деятельности; • по трудовым договорам, договорам подряда; • по хозяйственным, операционным договорам, соглашениям. |
5 лет после истечения срока действия договора |
Законодательством не предусмотрено хранение документов о финансировании сроком на 4 года.
Срок хранения рассчитывается с 1 января года, следующего за годом составления отчетности.
Срок хранения годовой бухгалтерской отчетности, созданной в марте 2015 года, начинается 1 января 2016 года и истекает не раньше 2026 года.
Согласно письму Минфина России от 26 апреля 2011г. № 03-03-06/1/270
Бухгалтер отвечает за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Руководитель несет ответственность за хранение документов организации, включая первичные учетные документы.
Да, можно. По законодательству о бухучете первичные и сводные учетные документы можно составлять и хранить на бумажных носителях или в электронном виде (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете»).
Единственное условие – документы должны быть заверены электронной подписью.
С 2016 года государство активно поддерживает переход на электронный документооборот.
Некоторые виды отчетности (например, декларацию по НДС) принимают только в электронном виде. В ближайшее время ожидается тотальный переход на электронный документооборот.