В 2019 году в Кодекс об административных правонарушениях (КоАП РФ) были добавлены изменения, которые формируют новый подход к ответственности в области бухгалтерского учета и формирования отчета. Теперь мера ответственности для должностного лица за искаженные показатели отчетности зависит от серьезности нарушения.
Чтобы избежать любых серьезных нарушений, которые повлияют на вашу отчетность, воспользуйтесь нашими советами.
Совет № 1. Регламентируйте возврат документов
Если искажение данных в отчетности произошло не по вине бухгалтера, то его к ответственности по ст. 15.15.6 КоАП РФ привлечь нельзя.
Это касается следующих случаев:
- Первичные документы были составлены другими сотрудниками и не соответствуют свершившимся фактам хозяйственной жизни.
- Бухгалтер не получил первичные документы вовремя и не зарегистрировал их в регистрах бухгалтерского учета.
Бухгалтер может не получить вовремя первичные документы или получить их с ошибками из-за сотрудников компании или контрагентов. Поэтому необходимо урегулировать работу по передаче документов.
Во-первых, можно составить график документооборота, в котором будет определен порядок и сроки передачи учетных документов.
Во-вторых, внести изменения в должностные инструкции и в учетную политику, закрепив за должностными лицами обязательство верно оформлять и передавать в бухгалтерию документы.
В-третьих, установите и согласуйте с руководством меры ответственности для должностных лиц. При описании нарушения в актах сверки нужно будет проверять, кто по должностному регламенту отвечает за операцию с документами. Именно этот человек, а не бухгалтер, будет отвечать за последствия.
Совет № 2. Проверьте сроки хранения документов
Грубое нарушение, которое наказывается штрафом до 30 000 руб., заключается в отсутствии первичных документов и бухгалтерских регистров. Первичные и отчетные документы должны храниться не менее пяти лет после отчетного года. Поэтому надо позаботиться о хорошо организованном и надежном архиве. Если к старым документам понадобиться обращаться из-за проверок, можно будет использовать их сканы, которые хранятся в базе «1С», – чтобы лишний раз не «тревожить» архив.
Совет № 3. Проверяйте правомерность показателей, которые включаются в отчетность
Если в отчетность будут добавлены показатели, которые не подтверждены регистрами бухучета или первичными документами, это будет грубым нарушением согласно КоАП РФ. Соответственно, отчетность должна составляться исключительно на основе данных Главной книги и других учетных регистров. Помимо этого, нужно регулярно проводить сверку оборотов и остатков по регистрам аналитического учета с оборотами и остатками по регистрам синтетического учета. Того требуют Инструкции по составлению отчетности.
Совет № 4. Убедитесь, что суммы налогов не занижены
Конечно, больше всего контролирующие органы не любят, когда занижаются суммы налогов, сборов и страховых взносов. Поэтому особое внимание стоит уделять тем учетным данным, которые формируют налоговую базу.
Например, перед составлением отчетности уточнять информацию об изменении кадастровой стоимости земельного участка, использовать для расчета налога на имущество данные об остаточной стоимости имущества, актуализированные после проведения годовой инвентаризации и списания с баланса объектов, не соответствующих понятию «актив».
Также проверьте показатели дебиторской и кредиторской задолженности – они должны быть подтверждены актами сверки.
Так, уже был случай, когда главный бухгалтер Департамента городского хозяйства и экологии Администрации городского округа Самары была оштрафована на 10 000 руб. за то, что в отчетности Департамента не была указана кредиторская задолженность учреждения.
Случается, что при сверке выявляются задолженности, о которых ничего не известно. Это могут быть как незначительные суммы пени, так и довольно крупные суммы, связанные с нарушениями со стороны сотрудников компании.
Совет № 5. Исправляйте ошибки в учете до того, как их нашла проверка
Если ошибку в учете исправить до выявления проверяющими, это станет смягчающим обстоятельством для бухгалтера. При этом важно не только внести исправление, но и зафиксировать этот факт, направив учредителю уведомление (Сведения об изменении остатков валюты баланса по формам 0503173, 0503773). Сведения можно предоставлять с определенной периодичностью (чтобы не выпускать их при обнаружении каждой ошибки). Например, раз в квартал.
Если вы хотите сократить количество претензий к учреждению от проверяющих органов, используйте удобные инструменты, для того чтобы контролировать документооборот и упрощать сверки, а также подготовку документов по запросу. Программа «Скан-Архив» позволит вам контролировать возврат документов от контрагентов и выгружать сканы документов из базы по необходимым параметрам.
