Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.
Документооборот – это движение документов в организации и за ее пределами. Если вы хотите, чтобы документы проходили кратчайший путь в максимально возможные сроки без потери контроля, позаботьтесь о создании централизованной системы. В ней должен быть продуман весь путь документа, прописаны правила документооборота – от приема, до оформления и отправки.
Назначение ответственного за контроль первичных документов
Все документы (те, которые попадают в компанию или отправляются любым способом – почта, факс) должны проходить через ответственного сотрудника либо подразделение.
Это поможет освободить других сотрудников от делопроизводственных операций (регистрация и учет документов), а также рутинных операций, которые отнимают драгоценное рабочее время (проверка, распечатывание конвертов, маркировка отправлений, переадресация в случае ошибки).
Дополнительным преимуществом станет обеспечение контроля всех входящих и исходящих потоков документов в одном подразделении с помощью конкретных правил организации документооборота учреждения. Наиболее важные из которых мы выделили ниже.
Правило 1. Предварительная оценка входящего документооборота
Выделите типы документов, которые необходимо передавать непосредственно руководителю (минуя его заместителей), и те, которые рассматривают другие компетентные лица. Ответственный сотрудник/подразделение сможет использовать эту информацию, чтобы грамотно распределять потоки документов.
Это поможет грамотно распределять потоки документов, выделять приоритетные, а также обеспечить быстрое попадание документов к ответственным лицам.
Правило 2. Порядок в документах с помощью одного рег. номера
Любой документ (входящий и исходящий) должен регистрироваться в подразделении лишь 1 раз – когда поступает в него впервые. Если документ поступил в службу делопроизводства (секретариат), был зарегистрирован, и после рассмотрения ответственным лицом поступил в одно из подразделений, повторно регистрировать его не нужно.
Это поможет избежать путаницы и облегчить поиск документов внутри вашей организации.
Правило 3. Организация порядка согласования документов
Основные правила организации документооборота должны включать регламент по согласованию документов. Включите в него указание документов и должностных лиц, необходимых для согласования, сроки согласований.
Это поможет избежать ситуаций, когда документ теряет свою актуальность из-за слишком длительного процесса согласования.
Правило 4. Выделите типы документов, которые не нужно регистрировать
Обычно это приглашения, рекламные буклеты, открытки с поздравлениями и пр. Такие документы не должны занимать рабочее время сотрудников, и должны передаваться непосредственно получателю по наиболее короткому пути.
Правило 5. Делегируйте право подписи
Руководитель может назначить ответственных заместителей для согласования и подписания документов по различным направлениям.
Это поможет освободить рабочее время руководителя, повысить личную ответственность заместителей, а также значительно сократить срок движения документов в организации.
Правило 6. Разделяйте документы на потоки
Документы объединяются в потоки по их назначению и маршруту. Обычно в организации можно выделить 3 потока документов: «входящие», «исходящие» и «внутренние». При необходимости можно добавлять дополнительные уровни к каждому потоку. Например, если в организации есть филиалы или представительства, то «Входящие» документы могут быть – от вышестоящих инстанций, из филиалов и представительств, от контрагентов.
Такая система поможет предварительно регламентировать путь для каждого типа документов и ускорить его в несколько раз.
Эти правила организации документооборота универсальны и применимы для работы в любой организации. Их можно (и нужно) расширять и дорабатывать если вы хотите наладить эффективную работу с документами в вашей организации.
Не забывайте также, что достойным помощником может стать автоматизация некоторых процессов, а именно – контроля наличия документов. Узнайте больше о решениях, разработанных на базе стандарта контроля документов по рекомендации налоговой службы.
