В каждой организации важно иметь систему хранения документов, которая будет отвечать всем нормам законодательства, а также требованиям сотрудников, которые ведут и обмениваются бухгалтерской, кадровой и административной документацией.
Из этой статьи вы узнаете:
- Как организовать адресное хранение документов в «1С» с помощью программы «Скан-Архив».
- Как в решении ведется учет оригиналов печатных форм документов.
- Какие операции «Скан-Архив» позволяет проводить с документацией в реестре.
Ведение реестра документов в «1С» с помощью программы «Скан–Архив»
Учет (адресное хранение в «1С») оригиналов печатных форм документов
Пользователи программы «Скан-Архив» всегда могут найти в базе для каждого документа найти важную для работы информацию: где или у кого находятся его бумажные оригиналы, даже если оригиналы изъяты с постоянного места хранения.
Чтобы отобрать пакет документов, не надо копаться в куче папок, достаточно в программе заполнить реквизиты искомых документов. Если в архиве документов уже нет места для хранения, с помощью организованного учета можно определить, какие реестры оригиналов документов можно уничтожить.
При работе с реестрами и адресным хранением используются следующие объекты подсистемы «СканАрхивПроф»:
Места хранения реестров – справочник для хранения данных о местах хранения реестров оригиналов печатных форм документов.
Справочник является иерархическим с неограниченным количеством уровней вложенности, что позволяет указать любую требуемую систему хранения документов «бумажного» архива (например, город / офис / комната / стеллаж / полка).
Реестры – справочник предназначен для хранения данных о реестрах оригиналов печатных форм документов.
Форма реестра (рис. 1) отображает как реквизиты самого реестра, так и опись включенных в него документов (по состоянию на текущий момент).
.png "Форма реестра документов в «1С»")
Рис. 1
Организация – обязательна к заполнению.
Место хранения реестра – полный путь к месту хранения реестра оригиналов печатных форм документов.
Дата передачи в архив – дата передачи реестра на хранения (архивирование).
Срок хранения – необходимый срок хранения реестра, в годах.
Опись документов – список объектов базы, оригиналы которых включены в реестр.
Ответственный – ответственное лицо за хранение документов.
В реестре документов пользователь может:
Выполнить операцию с документом реестра (ввести новый документ «Операция с документами реестра»).
Просмотреть историю изменения состава реестра.
Распечатать опись реестра документов.
Для работы с реестрами служат два документа подсистемы «СканАрхивПроф»:
«Операция с реестром» и «Операция с документами реестра».
Операции с реестром документов
Документ «Операция с реестром» служит для отражения в информационной базе операций, выполняемых с реестром (набором документов) в целом:
- Передача реестра в архив – в этой операции устанавливаются «Дата передачи в архив», «Срок хранения» и новое (постоянное) «Место хранения реестра».
- Перенос реестра – операция предназначена для отражения в базе данных изменения места хранения реестра.
- Уничтожение реестра – операция фиксирует факт уничтожения реестра.
Из формы документа (рис. 2) можно распечатать выполняемую операцию с реестром.
.png "Документ «Операция с реестром»")
Рис. 2
Операции с документами реестра
Документ «Операция с документами реестра» служит для отражения в информационной базе операций по изменению состава реестра (рис. 38):
Создание реестра – операция предназначена для создания реестра, где обязательно должны быть заполнены поля ввода:
- организация;
- место хранения реестра;
- код реестра;
- имя реестра.
Если заполнить поле ввода «Дата передачи в архив», а затем «Срок хранения», то в этом же документе будет выполнена операция «Передача реестра в архив». Табличная часть заполняется документами, оригиналы которых будут храниться в этом реестре.
Кнопка «Заполнить» позволяет запустить мастер заполнения табличной части. В открывшемся окне можно выставить необходимые отборы и сформировать предполагаемую опись создаваемого реестра, а затем отметить в ней только те документы, которые войдут в реестр, после чего нажать кнопку «ОК».
- Добавление документа в реестр – операция используется в случаях, когда в реестр добавляются какие-либо оригиналы печатных форм документов, при этом в табличной части отмечаются те строки, которые были добавлены.
- Временное изъятие документа из реестра – операция предназначена для отражения в базе данных изъятых оригиналов печатных форм документов, для этого необходимо отмечаются строки тех документов, которые будут изыматься.
- Возврат документа в реестр – операция используется для возврата в реестр тех документов, которые из него были изъяты. В табличной части документа необходимо отметить только строки, соответствующие возвращаемым документам.
- Удаление документа из реестра – операция используется, если оригинал печатной формы документа больше не принадлежит данному реестру (например, перенесен в другой реестр, где должен быть добавлен операцией «Добавление документа в реестр»). Чтобы удалить документ из реестра, необходимо отметить строку, содержащую ссылку на него, и провести документ.
Из документа можно распечатать:
- выполняемую операцию с документами реестра,
- текущее состояние реестра.
.png)
Рис. 3
Журнал документов «Журнал операций реестров» позволяет просмотреть (с возможностью установки отборов) список всех операций с реестрами и их документами.
По-настоящему эффективная работа и выстроенная система хранения документов может оказать позитивное влияние на работу все организации: ускорить процессы согласования документов с филиалами компании, упростить процесс подготовки к проверкам ФНС и предотвратить риск утери или невозврата документов от контрагентов.
