Работа со «Скан-Архивом» начинается со сканирования документов. Когда сканы получены (например, с помощью потокового принтера), программа предложит пользователю автоматически прикрепить их к объектам базы.
Прикрепить сканы можно 2 способами:
- По штрихкоду: если у вас уже установлен «Скан-Архив», каждый документ из базы печатается со штрихкодом. Когда документ возвращается от контрагента с подписями, вы сканируете его, программа распознает штрихкод и прикрепляет изображение скана к нужному документу в базе.
- «Скан-Архив» версии ПРОФ способен распознавать документы без штрихкодов, считывая со скана ключевые реквизиты и находя соответствие в базе.
Идентификация объектов
При наличии штрихкодов на скан-образах объекты в базе идентифицируются однозначно. Если в настройках программы (раздел «Настройки», страница «Сканирование») установлен флажок «Использовать распознавание штрихкодов при получении сканов», эта операция выполняется автоматически, параллельно со сканированием и анализом скан-образов.
После обработки каждый обработанный скан-образ добавляется в общий список скан-образов текущего сеанса. Если флажок «Использовать распознавание штрихкодов при получении сканов» снят, то для прикрепления сканов по штрихкодам необходимо нажать кнопку «Найти по штрихкоду». Данную возможность удобно использовать в двух случаях
- Для ПРОФ-версии: чтобы ускорить обработку в случае, если сканируемые документы заведомо не содержат штрихкод.
- При работе на медленных или сильно загруженных компьютерах в случае возникновения проблем с многопоточной обработкой сканов: тогда удобно будет сначала выполнить сканирование, а потом – обработку штрихкодов.
Если в настройках штрихкодирования используется разделение по типам печатных форм, то на этапе идентификации определяется не только объект информационной базы, но и тип печатной формы.
При распознавании документа по штрихкодам выполняется проверка на полноту комплекта страниц документа (если документ распознан по штрихкоду). Если количество страниц меньше указанного в штрихкоде, то выдается сообщение об этом.
Например: Реализация товаров и услуг 0031 от 04.06.2015 14:25:16 отсканировано страниц: 1 из 3
Если по каким-либо причинам (штрихкод не напечатан или поврежден) документ не был идентифицирован автоматически, поле «Объект базы» остается незаполненным. В этом случае соответствующий объект (документ или элемент справочника, к которому надо прикрепить скан-образ), нужно указать вручную, перейдя в это поле и нажав кнопку с многоточием. Откроется стандартный список объектов для выбора. Для ускорения выбора объекта рекомендуется установить фильтр, описывающий типы объектов и возможные значения их реквизитов, присущие обрабатываемым скан-образам.
Например, если оператору «Скан-Архива» заранее известно, что в обрабатываемой пачке документов находятся только счета-фактуры по организации «Торговый дом ‘Квартет’» за 1 кв. 2013 года, можно установить соответствующий фильтр (Рис. 6) –тогда в список выбора будут попадать только допустимые документы.
Установка фильтра выполняется по кнопке «Установить отбор» в левой части окна сеанса.
В любом случае для повышения надежности работы (и обеспечения уверенности пользователя в полноте электронного архива) программа после автоматического анализа отображает результат анализа и предлагает пользователю удобную форму для прикрепления скан-образов к документам информационной базы.
