Главная
Автоматизация работы с документами: что применить для бизнеса

Автоматизация работы с документами: 5 советов

Как автоматизировать работу с документами правильно

«Нам нужна автоматизация документооборота!» – если вы услышали эту фразу от своего руководителя или главного бухгалтера, то этот текст точно для вас. Мы разберемся, как выбрать нужную программу, какие вопросы нужно задать бухгалтеру, чтобы не попасть впросак и обязательно ли платить большие деньги за большой функционал? Мы расписали для вас путь выбора нужной программы по шагам.


Шаг 1. Узнайте, что такое автоматизация документооборота

Спросите у ваших бухгалтеров, что такое автоматизация документооборота. То есть, как они понимают ее функции, какие задачи должна выполнять программа. Зачастую руководитель, который ставит задачу, не знает всех проблем, с которыми стакивается бухгалтерия при работе с документами.


Шаг 2. Выберите вид программы для автоматизации

Определите вид нужной программы. Посмотрите обзоры в Интернете, почитайте статьи экспертов (не рекламные) и только после этого встречайтесь с консультантом. Этот шаг поможет вам критически оценить информацию консультантов и отсеять дорогие и не нужные вам решения.


Шаг 3. Определите, какую программу для автоматизации будете использовать

Усвоив полученную информацию, выберите решение для автоматизации документооборота, которое легко встраивается в учетную систему вашей организации. Обратите внимание на интерфейс пользователя – в идеале это должна быть простая в использовании программа (если, конечно, вы не хотите проводить часы, обучая ваших бухгалтеров).


Шаг 4. Оцените функционал выбранной программы

Оценивайте предложенный функционал по потребностям заказчика. Одни решения выделяются благодаря текстовому поиску (распознавание скан-копии документов), другие за счет эффективного хранения документации (скан-образы документов хранятся прямо в базе). Делайте упор на те функции, которые важны, чтобы не увеличить стоимость решения в несколько раз.


Шаг №5

Проверьте выбранное решение в действии. Автоматизация документооборота – дело не только сложное, но и затратное. Поэтому производители подобных программ всегда предлагают демоверсии или сдают программу в аренду на пробный период. Эта возможность помогает оценить все возможности программы и принять взвешенное решение.



Самое главное – не торопитесь с выбором программы, потому что принятое вами решение повлияет не только на работу бухгалтерии, но и на деятельность организации в целом.

Как подготовить первичку к новым налоговым правилам? Подробнее

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Штрафы, доначисления, проверки: что ФНС готовит в 2025?

Читать

Бухгалтерия без суеты: как стандарты и автоматизация спасают от завалов документов

Читать

Штрихкодирование: инновация в учете финансовых документов

Читать

Хранить нельзя выбросить: где поставить запятую в вашей компании?

Читать

История создания и развития программы «Скан-Архив»

Читать

Автоматизация привязки скан-копий: сделайте управление документами проще

Читать

Проблема с финансовыми документами или возможность внедрить современное решение?

Читать

Сканируй, чтобы не потерять: как не запутаться в первичке с помощью современного ПО

Читать

Поглотит ли вас бумажный хаос? Секреты быстрого возврата документов пошагово

Читать

Как хранить документы безопасно в электронных и бумажных архивах

Читать

Возврат к списку