Главная

Автоматизация работы с документами: 5 советов

Автоматизация процесса работы с документами удобна для всех, кто работает с важными бумагами

«Нам нужна автоматизация документооборота!» – если вы услышали эту фразу от своего руководителя или главного бухгалтера, то этот текст точно для вас. Мы разберемся, как выбрать нужную программу, какие вопросы нужно задать бухгалтеру, чтобы не попасть впросак и обязательно ли платить большие деньги за большой функционал? Мы расписали для вас путь выбора нужной программы по шагам.


Шаг 1. Узнайте, что такое автоматизация документооборота

Спросите у ваших бухгалтеров, что такое автоматизация документооборота. То есть, как они понимают ее функции, какие задачи должна выполнять программа. Зачастую руководитель, который ставит задачу, не знает всех проблем, с которыми стакивается бухгалтерия при работе с документами.


Шаг 2. Выберите вид программы для автоматизации

Определите вид нужной программы. Посмотрите обзоры в Интернете, почитайте статьи экспертов (не рекламные) и только после этого встречайтесь с консультантом. Этот шаг поможет вам критически оценить информацию консультантов и отсеять дорогие и не нужные вам решения.


Шаг 3. Определите, какую программу для автоматизации будете использовать

Усвоив полученную информацию, выберите решение для автоматизации документооборота, которое легко встраивается в учетную систему вашей организации. Обратите внимание на интерфейс пользователя – в идеале это должна быть простая в использовании программа (если, конечно, вы не хотите проводить часы, обучая ваших бухгалтеров).


Шаг 4. Оцените функционал выбранной программы

Оценивайте предложенный функционал по потребностям заказчика. Одни решения выделяются благодаря текстовому поиску (распознавание скан-копии документов), другие за счет эффективного хранения документации (скан-образы документов хранятся прямо в базе). Делайте упор на те функции, которые важны, чтобы не увеличить стоимость решения в несколько раз.


Шаг №5

Проверьте выбранное решение в действии. Автоматизация документооборота – дело не только сложное, но и затратное. Поэтому производители подобных программ всегда предлагают демоверсии или сдают программу в аренду на пробный период. Эта возможность помогает оценить все возможности программы и принять взвешенное решение.



Самое главное – не торопитесь с выбором программы, потому что принятое вами решение повлияет не только на работу бухгалтерии, но и на деятельность организации в целом.

Вот так мы контролируем всю первичку в организации Смотреть

Рейтинг статьи:

4.9

(на основе 11 голосов)

Новый релиз программы «Скан-Архив» уже близко: подробный разбор функционала

Читать

Организация порядка на рабочем места бухгалтера

Читать

Как повысить эффективность документооборота: 3 способа обеспечить контроль и избежать проблем

Читать

Составляем график документооборота бухгалтерии: образец и важные нюансы

Читать

Как решить проблему с возвратом документов в крупном бизнесе

Читать

Налоговая проверка: как ускорить сбор документов в крупной компании

Читать

Товарная накладная: правила оформления и пример заполнения

Читать

Новый отчет 6–НДФЛ в 2023 году как заполнить правильно

Читать

Как использование электронной подписи упрощает электронный документооборот

Читать

Порядок возмещения НДС простыми словами

Читать

Возврат к списку

Задайте вопрос эксперту программы «Скан–Архив»

Девушка
Ваше имя *
E-mail
Ваш телефон *
Ваш вопрос
*