Сейчас особенно актуальным стал тот факт, что первичные документы можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Об этом говорится в ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. И главное требование к таким документам – чтобы они были заверены электронной подписью.
Формат электронных документов
Есть два документа, для которых ФНС утвержден формат представления в электронной форме:
- Документ о передаче товара при торговых операциях (Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551)
- Документа о передаче результатов работ и оказании услуг (Приказ ФНС РФ от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552).
Для типовых форм разрабатывать электронные форматы ФНС не планирует.
Что делать, если нужен бумажный документ, а у вас электронный?
Если договором или законодательством РФ предусмотрено представление первичного документа на бумаге, организация обязана за свой счет изготовить бумажную копию электронного документа. Об этом говорится в ч. 6 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Если ваш документ составлен не по формату, который утвержден ФНС, инспектору следует предоставить бланк на бумаге. Копии нужно заверить с отметкой о том, что документы подписаны электронной подписью (Письмо ФНС РФ от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671).
Электронная подпись
Требования к электронной подписи установлены Законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Существуют три основных вида электронной цифровой подписи (ЭЦП):
- простая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Эта классификация приведена в ст. 5 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Но сами ключи ЭЦП могут различаться по месту применения. То есть это может быть усиленная квалифицированная подпись для доступа к определенным площадкам для торгов. Но любая из усиленных квалифицированных подписей подойдет для подписания электронного документа, если позволит идентифицировать личность подписавшего.
Документ же с простой или усиленной неквалифицированной подписью имеет силу бумажного документа с собственноручной подписью, только если есть соглашение между контрагентами о проверке этих подписей. Такие выводы следуют из п. 1 и 2 ст. 6 Закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ и подтверждены Письмами Минфина РФ от 13.08.2019 № 03-03-06/1/60949, от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259, от 05.05.2015 № 07-01-06/25701, от 04.08.2015 № 03-03-06/44905, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904. Однако лучше не рисковать и для электронного документооборота использовать усиленную квалифицированную подпись.
Важные нюансы
- Если двухсторонний или многосторонний первичный документ оформляете в электронном виде, то все стороны сделки обязаны его подписать электронной подписью.
- Никто из контрагентов не вправе заменить электронную подпись на собственноручную (письмо ФНС от 23.04.2018 № ЕД-4-15/7760).
Учетная политика
Если вы решили оформлять первичные документы в электронном виде, это нужно отразить в учетной политике.
Согласно ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, там должно быть зафиксировано следующее:
- перечень документов, участвующих в электронном документообороте;
- список сотрудников, имеющих право подписи электронных документов;
- способ электронного обмена документами (с привлечением оператора электронного документооборота или без него);
- порядок хранения электронных документов;
- способ представления документов по запросу налоговой инспекции (в электронном виде или на бумаге).
Отражать там форматы электронных документов, которые применяет организация, не обязательно.
Что делать, если контрагент остался на бумажном документообороте
Электронный документооборот – процесс двусторонний. Вы не сможете отправлять контрагенту электронные документы, если у того не подключен ЭДО. Поэтому нужно либо договариваться о его подключении, либо сохранть часть документооборота в бумажном виде. Его тоже можно упростить, в том числе работу со сканами и отслеживание возврата документов. Об этом ранее рассказали на вебинаре «Как обеспечить 100% возврат документов от контрагентов».
