Когда речь заходит о работе с документами, может возникнуть неразбериха в терминологии. Программа автоматизирует документооборот – значит ли это, что она поможет организовать и перемещение документов, и контроль за ними, и их хранение? Станет понятнее, если разобраться в каждом из терминов, что употребляют в описании программ, подробнее.
Делопроизводство – это комплекс мероприятий по обеспечению документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия. Собственно, документационное обеспечение управления включает все вопросы, связанные с документами, когда они создаются, передаются и хранятся для того, чтобы осуществлялось управление предприятием. И само ДОУ включает несколько процессов – документирование (создание документов), документооборот (их перемещение) и архивирование (хранение документов).
Современные технологии позволяют автоматизировать каждый из этих этапов. Так, помимо того, что создавать документы можно прямо в учетных программах, у «1С» есть решения «1С:Договорчики» для удобной разработки договоров, «1С:Документооборот», чьи задачи очевидны из названия, «1С-ЭДО» для электронного обмена документами с внешними заказчиками и т. д. Для последнего этапа – хранения, можно использовать электронный архив компании «ГЭНДАЛЬФ», партнера «1С» – «Скан-Архив».
Помимо делопроизводства есть еще понятие «деловые процедуры». Это составляющие любого бизнес-процесса, которые могут включать делопроизводство в некоторые свои этапы.
- клиент оставляет заявку на сайте компании;
- менеджер перезванивает клиенту, уточняет заказ;
- заказ регистрируется в базе данных клиентов;
- менеджер выставляет счет на товар – делопроизводство (документирование);
- счет передается в финансовую службу – делопроизводство (документооборот);
- бухгалтерия получает деньги за товар, что фиксируется в бухгалтерской системе;
- товар отгружается со склада, что отмечается в складской базе данных;
- выписывается накладная и счет-фактура на товар – делопроизводство (документирование);
- товар отгружается клиенту;
- подписанные накладная и счет-фактура передаются в бухгалтерию –делопроизводство (документооборот).
- бухгалтерия передает документы в архив – делопроизводство (архивирование).
Однако, как видимо, не всякая деловая процедура будет иметь отношение к делопроизводству.
Если изучить вопрос автоматизации делопроизводства в нашей стране и за рубежом, одно отличие сразу бросится в глаза: у нас во главе угла все еще стоит бумажный документ. И это несмотря на попытки государства внедрять ЭДО повсеместно и на то, что подписанные электронной подписью документы теперь имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные документы.
Отсюда популярность в РФ термина «электронный архив», который не так распространен за пределами СНГ. Электронный архив – это не место для хранения электронных документов, как на Западе (поэтому там чаще используют термин «склад данных»), а технология хранения оцифрованных бумажных оригиналов. Ведь от бумажных оригиналов все еще никуда не деться. И в целом представление о делопроизводстве и деловых процедурах у зарубежных производителей будет разниться и зачастую требовать адаптации к российским реалиям.
