Специалисты одного известного ресурса для бухгалтеров решили выяснить, какие проблемы в период подготовки отчетности больше всего тревожат бухгалтеров. Ожидалось, что на первый план выйдут регулярные изменения в законодательстве, но не тут-то было!
40,31% опрошенных бухгалтеров считают, что больше всего подготовке к отчетности мешает отсутствие первичных документов. На второе место вышла проблема смены главного бухгалтера – 20,16% опрошенных, 17,80% выбрали просроченную дебиторскую и кредиторскую задолженность, а 4,45% не могут готовить отчетность из-за долгов по налогам.
Куда же «уходит» ваша первичка?
- Внутренние подразделения. В большинстве коммерческих организаций договорами, счетами и накладными занимаются не бухгалтеры, а менеджеры, уже потом большая часть этих документов приходит в бухгалтерию. Но больше половины бухгалтеров сетуют на то, что документы приходится «вытрясать» из других подразделений собственной компании, что говорить про контрагентов.
- Клиенты и партнеры. Зачастую ТОРГ-12 отправляется клиенту вместе с товаром при помощи транспортной компании. Покупатель должен подписать и заверить документы после получения и отправить один экземпляр обратно почтой или курьером. Но покупатели частенько не делают этого, или делают после 10-го напоминания со стороны бухгалтерии.
- Мусор. Еще одна история часто повторяется в бюджетных учреждениях, когда клиенты просят изменить реквизиты в счет-фактуре или разбить одну накладную на несколько, без изменения общей суммы. В результате рождаются несколько редакций первички, часть из которых идет в мусор. Здесь и возникает риск потерять важный документ.
Если отчетность – королева, то документооборот – король
Как организовать эффективный контроль за документооборотом, чтобы избежать неприятных последствий и облегчить себе работу?
Есть ли у вас график документооборота? Этот документ поможет не только вам, но и другим подразделениям внутри компании наладить четкую работу с документами. В нем указываются ответственные за составление и передачу документов, устанавливаются сроки передачи первички в бухгалтерию. Такой документ разрабатывается для каждой организации индивидуально и обязательно заверяется у начальства (в основном, чтобы заручиться поддержкой руководства и гарантировать исполнение обязательств).
Чем подробнее и тщательнее будет проработан график, тем меньше вероятность того, что какая-нибудь счет-фактура затеряется на столе у менеджера по продажам.
Можно ли контролировать клиентов и партнеров? Тут в дело вступает тяжелая артиллерия в виде современных разработок и программ для ведения архивов с системой штрихкодирования и напоминаний.
Одним из таких орудий является программа «Скан-Архив», которая была разработана специально для учетной системы «1С». В «Скан-Архиве» можно не только хранить документы компании, но и своевременно их отслеживать с помощью отчета о наличии документов. Документы, вернувшиеся от поставщика, помечены цветом. Что позволяет быть в курсе, какие документы в наличии, а о каких стоит напомнить контрагенту или ответственному менеджеру.
Подробнее про «Скан-Архив»
Если вы узнали в описанных ситуациях свою компанию — «вытряхивание» документов из коллег, десятые напоминания клиентам, дубли и потерянные экземпляры — пора задуматься о более устойчивом решении. Один из таких инструментов — «Скан-Архив», разработанный специально чтобы учитывать и правильно хранить копии документов в «1С».
Программа помогает взять под контроль весь путь первички, начиная с момента получения и заканчивая архивированием. Благодаря простому визуальному интерфейсу вы точно знаете:
- какие документы уже в базе;
- кто их внес;
- какие из них не вернулись от контрагентов;
- где физически находятся оригиналы.
В статье мы уже говорили, как важно, чтобы все подразделения работали по графику документооборота. «Скан-Архив» дополняет этот подход: система сама напомнит, если сроки передачи нарушены, и выделит проблемные документы цветом. Бухгалтеру не нужно писать письма и обзванивать коллег – программа подскажет, где искать.
Проблема потери документов при пересылке, описанная выше (например, когда ТОРГ-12 не возвращается от клиента), решается проще: достаточно отсканировать экземпляр до отправки, и он уже в системе. А если оригинал так и не придет – вы об этом узнаете вовремя, а не перед самой проверкой.
Компании, уже использующие «Скан-Архив», отмечают, что:
- на подготовку к отчетности тратится вдвое меньше времени;
- исчезают споры, кто и когда передал документ;
- снижается риск штрафов и доначислений.
Благодаря «Скан-Архиву» вы не просто контролируете процесс – вы формируете электронный архив, доступный из учетной системы. Даже если оригиналы пока остаются в папках, бухгалтер всегда может открыть архив бумажных документов в «1С», найти нужную скан-копию за пару кликов и продолжить работу.
Если отчетность – королева, то контроль за первичкой – ее верный страж. И в этой роли «Скан-Архив» действительно справляется безупречно.
Программу уже оценили в компании «ИнфоТэк», – «Считаем данный продукт простым и удобным инструментом для отслеживания возврата выписанных документов, а также при подготовке к налоговым проверкам и сверкам с контрагентами».
Другие отзывыЕсли вы хотите, чтобы к следующей отчетности все документы, подтверждающие сделки, были в наличии, ваши нервы целы, а отчетность сдана вовремя – тщательно проработайте методы работы с документами и способы контроля возврата документов.
