Чем крупнее компания, выше ее обороты и больше у нее контрагентов, тем сложнее вести ее документооборот. Бухгалтеры начинают утопать в бумагах, а руководство теряет нить контроля над финансовыми процессами. Ведь их физическое подтверждение – документы – постепенно теряются в бумажном хаосе.
В большинстве случаев руководство принимает решение о внедрении современных технологий, лишь когда ситуация достигает своего апогея. В 80% случаев выбор сразу же падает на электронный архив документов.
Каждая из этих компаний обычно находится на одном из уровней контроля документов, но у всех разные перспективы и возможности.
Всего можно выделить 5 способов хранения документов:
- Бумажные реестры – печатаются их 1С и вручную ведется сверка.
- Реестры в Excel – этот же реестр сохраняется в Excel, и данные вносятся в программе.
- Прикрепление документов в 1С 8.3 – прикрепленный документ сразу отмечается в реестре.
- Штрихкодирование – настраивается штрихкодирование в 1С и при печати документ выводится со ШК, когда он возвращается с печатью и подписью, его сканируют сканером ШК и данные попадают в реестр.
- Хранение в электронной системе по контролю документов.
Все эти этапы двигаются к одному решению: упорядоченной структуре хранения документов в своей учетной системе.
Однако, многие даже не подозревают, что перевод документов в электронный вид – только вершина айсберга возможностей современного IT-рынка, на котором также большое количество решений и программных продуктов.
Почему вы не отправляете письма с голубями?
Представьте, вам нужно отправить важные документы коллеге в другом городе, но вместо того чтобы пойти на почту и заказать экспресс-доставку, вы отправляете сообщение с почтовым голубем. Вы тратите драгоценное время и рискуете потерять письмо. Вот так видят пользователи современных решений для ведения архива своих коллег, которые еще «не шагнули в будущее». Давайте разберемся, почему, на примере электронного архива документов:
Электронный архив документов преследует важную цель – перевести все документы в электронный вид.
Он позволяет получить ряд полезных преимуществ в сравнении с хранением документов в бумажном виде:
Быстрый доступ
Вы можете найти электронный финансовый документ в нужной папке на компьютере за пару секунд, как будто вы ищете стандартный файл.
Упорядоченное хранение
Храните электронные документы по папкам, в алфавитном порядке или по категориям – решать только вам.
Снижение объема бумаг в офисах
Вы сможете освободить офисное пространство от пыльных архивов, и хранить все документы в электронном виде.
А теперь представьте ситуацию: отправив письмо экспресс-почтой, вы узнали, что за те же деньги могли отправить сообщение с курьером. Он доставил бы письмо прямо в руки адресату! Не хотелось бы упустить подобную возможность?
В подобную ситуацию попадают пользователи решений для создания электронного архива документов, которые приобретают программу, не изучив все возможности рынка. Давайте рассмотрим разницу между обычным электронным архивом и комплексным решением «Скан-Архив».
«Скан-Архив» – это комплексное решение для создания электронного архива бумажных документов. Он справляется со стандартными задачами электронного архива (упорядоченное хранение и быстрый доступ к документам), а также предоставляет дополнительные возможности.
Работа с документами прямо «1С»
Все копии документов находятся в базе «1С» и их можно найти с помощью поиска, просто начните вводить наименование, и вы получите нужный файл.
Контроль возврата документов от контрагентов
Вы можете создать отчет о наличии документов от контрагентов. Он показывает, каких документов нет в архиве, а также помогает узнать, на всех ли документах есть печать или подпись.
Снижение риска получить штраф от проверяющих органов
Вы сможете сформировать пакет документов к проверкам за несколько минут с помощью массовой выгрузки документов, быстро сдавать пояснения и оперативно отслеживать наличие необходимых документов.
Если вы не хотите использовать «голубиную почту» или «экспресс-доставку» в то время, когда остальные организации уже «перешли курьерскую службу», присмотритесь к современным решениям.
Они позволят не только решить текущие проблемы с хранением финансовых документов, а также получить дополнительные возможности, которые значительно облегчат работу бухгалтера, обеспечат контроль возврата и наличия документов, а также увеличат шансы на легкое прохождение налоговых проверок.
Оцените возможности современного решения для работы с бумажными документами «Скан-Архив». Мы продемонстрировали его функционал на реальных задачах бухгалтерии в небольшом видеоролике.
