Не получать штрафы, чтобы руководитель ценил, чтобы налоговая не придиралась, чтобы документы всегда были под рукой… Гадать можно бесконечно, поэтому мы решили спросить.
Чего хотят бухгалтеры?
Оказывается, что 72% бухгалтеров крупных компаний в поисках (нет, не сокровищ) решений для контроля первички. А все потому, что 19% из опрошенных уже хотя бы раз доначисляли налог из-за отсутствия документов. А 47% из них устали «выбивать» первичку от поставщиков и клиентов, так как на сборы документов тратят от нескольких дней, до нескольких недель.
А чего хотите вы?
Прямо сейчас, без регистрации и смс, можно проверить, вы контролируете финансовые документы, или они вас. Рискуете ли вы после следующей проверки доплачивать налог из своих «кровных», или все в порядке. Тест из 9 вопросов поможет не только выявить проблему, но и определить решение. А если ваш документооборот превышает 500 документов в месяц, то проверить точно стоит.
Осторожно! Воплощаем мечты в жизнь
Мечтать не вредно, вредно – не мечтать. Потому что четкая формулировка желаемого помогает достичь цели и в разы упростить рабочие будни. С желаниями определились, теперь давайте рассмотрим их под микроскопом: что нужно, зачем и как этого добиться.
Мечта №1. Документы всегда возвращаются в бухгалтерию
Всем знакома ситуация – менеджер, кладовщик или водитель (нужное подчеркнуть) забыл забрать у контрагента подписанный оригинал. Теперь взыскать задолженность с контрагента будет невозможно, если тот откажется платить.
Что на практике
Суды косвенные доказательства не любят. Документируйте, говорят, факты своей хозяйственной жизни. Если отгрузили товар без сопроводительных документов – считайте, что вы их подарили заказчику.
Так, например, случилось с дорожно-строительной компанией, которая отгрузила заказчику бетона и щебня на 961 104 руб., а тот не подписал документы об отгрузке. Копии документов о том, что машина заказчика проезжала через КПП, и цветные фотографии отгрузки делу не помогли.
Все подробности – в Постановлении Арбитражного суда Северо-Кавказского округа по делу № А53-3848/2017 от 19.01.2018.
Как претворить мечту в жизнь?
Забирайтесь на броневичок (а-ля офисный стол) и внедряйте в массы культуру возврата документов.
Что это значит:
- подготовьте и подпишите у руководства регламент работы с документами для всех сотрудников компании;
- пропишите ответственность для менеджеров, которые забывают это делать;
- упрощайте отслеживание невозвращенных документов, а лучше и вовсе автоматизируйте.
Например, многие бухгалтеры делают это прямо в «1С» с помощью программы «Скан-Архив». Она создает отчет о возвращенных документах в базе: показывает бухгалтеру, какие документы нужно запросить, а менеджеру – документы, за которые он отвечает.
Программа хороша тем, что фильтровать документы можно разными способами: по контрагенту, по типу документов, по периоду. Выгрузка также настраивается, можно найти все документы по контрагенту ООО «Мечта», а выгрузить только накладные, поступления или реализации.
Мечта №2. Все сделки подтверждены в налоговой
Признавайтесь, тоже выбиваете первичку из контрагентов? К сожалению, это не единичный случай, когда контрагенты забывают (или изначально не планируют) передавать первичные документы. А перед налоговой отдувается кто? – Правильно, бухгалтер.
Что на практике
Если организация пытается получить выплату только на основании договора, без предъявления других первичных документов (например, документов по отгрузке и перевозке, путевых листов, транспортных накладных и т.д.), сделку могут признать мнимой.
Если инспекция обнаружит, что документ первичного учета отсутствует или не был вовремя предоставлен, за это грозит налоговая – согласно ст. 106 НК РФ – и административная ответственность по ст. 2.1 КоАП РФ.
Аналогичный случай в подробностях описан в Постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 26.09.2018 по делу № А33-9990/2017, а также в Постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 19.09.2017 № Ф09-4868/17 по делу № А60-44638/2015.
Как претворить мечту в жизнь?
- Вводите правило – проверять контрагентов, даже тех, с которыми работаете не первый год. Для тех, кто вызывает сомнения, получать через сервисы справку о благонадежности, доказательства, что не в ваших интересах признавать сделку мнимой.
И не гнушайтесь требовать все первичные документы, которые отсутствуют по сделке. Как организовать такую работу, рассказал редактор газеты «Прогрессивный бухгалтер» на вебинаре «Как обеспечить 100% возврат первичных документов».
- Кроме того, многие уже начали вводить стандарты работы с документами. Если у вас есть 7 минут, посмотрите видеоролик, где бухгалтер рассказывает о стандарте в «1С». Надо глянуть →
Понятно, что не документами едиными жив бухгалтер, но для нас с вами профилактические меры по упорядочиванию документооборота – это личный интерес, ведь штрафы должностным лицам никто не отменял.
Поэтому продолжайте мечтать, главное – делайте это правильно и не забывайте использовать все возможности вашей «1С». Благо, что разработчики не стоят на месте и нет-нет да и внедрят что-то полезное.
