Госдума РФ вынесла на рассмотрение законопроект о введении электронного документооборота финансовых документов. Если законопроект будет принят, то при создании электронной копии документов бумажный оригинал будет достаточно хранить 1 год – обычно в этот срок могут возникать споры по документу.
Управление и отслеживание электронных копий будет осуществляться при помощи метаданных.
Какие электронные дубликаты можно будет создавать:
- первичные учетные документы;
- регистры бухгалтерского учета;
- бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения, касающиеся этих данных;
- бланки о согласии на получение материалов рекламного характера пользователями;
- согласия на обработку персональных данных;
- договоры оказания услуг;
- письменные обращения в госорганы или иные структуры и др.
Электронная копия для документов, хранение которых регулируется архивным законодательством, тоже может использоваться – но хранение бумажного оригинала будет регулироваться органами архивного делопроизводства (возможно, в этом случае 1 года будет недостаточно).
Что будет, если…
- Будут обнаружены расхождения между бумажным оригиналом и электронной копией.
В этом случае приоритет все же будет отдан вещественному (бумажному) документу, который находится на руках физлица. - Устареет формат электронного документа.
Нужно будет конвертировать старый документ в новый формат, это предусмотрено опциями таких документов. Содержимое документа от этого не изменится, но обновление формата позволит зафиксировать новые реквизиты и метаданные. Измененный вариант тоже нужно будет подписывать квалифицированной электронной подписью (КЭП) того, кто отвечает за конвертацию документа. - Нужно будет выдать документ третьим лицам.
- Информационная система передачи и хранения документов позволяет выдавать документы по запросу третьим лицам. Это происходит вместе с описью документа и подтверждается усиленной КЭП того, кто выдал запрашиваемую информацию.
- Электронный документ будет уничтожен.
- Метаданные такого документа все равно сохранит информационная система.
Законопроект в силу еще не вступил, но очевидно указывает на тенденцию правительства все более плотно переводить бизнес на электронный документооборот. Вы можете обратиться за бесплатной консультацией в Центр консультаций по автоматизации документооборота «ГЭНДАЛЬФ».
