Что делать, если нужно переходить на ЭДО, а контрагенты не хотят?

С 2025 года будет запущен эксперимент по внедрению системы электронного документооборота в сфере грузоперевозок. Министерство транспорта предлагает испытать использование ЭДО на всех этапах транспортировки грузов. Но что делать, если контрагенты не хотят переходить на ЭДО?

Сначала поговорим об эксперименте.

Что важно знать о данном эксперименте: виды транспорта и процесс реализации

Эксперимент охватит все виды транспорта: автомобильный, железнодорожный, авиационный, морской и речной. В рамках эксперимента предусмотрено использование электронных перевозочных документов на каждом этапе перевозки.

Министерство транспорта намерено реализовать систему выдачи необходимых разрешений и сопроводительных документов через единое окно, с применением Национальной цифровой транспортно-логистической платформы. Также будет проведена проверка сервиса для верификации информации о перевозчиках.

Предполагается, что эксперимент пройдет с 1 мая 2024 года по 1 мая 2025 года. В нем смогут участвовать грузоотправители, перевозчики и операторы электронного документооборота на добровольной основе. В случае одобрения проекта правительством, Минтранс опубликует форму для подачи заявок на участие в эксперименте, а также уточнит условия его проведения.

Почему стоит перейти на ЭДО до начала эксперимента

Переход на электронный документооборот до официального начала эксперимента по его внедрению может принести компаниям множество выгод. Ранний переход позволяет организациям:

• заранее настроить свои процессы;
• уменьшить возможные проблемы;
• улучшить эффективность работы.

Компании, которые начинают использовать ЭДО раньше, могут быстрее получить такие преимущества, как:

• сокращение времени на обработку документов;
• уменьшение расходов на бумажный документооборот;
• повышение продуктивности.

Также, адаптируясь к электронному документообороту до введения обязательных требований, компании могут лучше подготовиться к будущим изменениям в законодательстве и удовлетворить регуляторные стандарты без спешки и дополнительного давления.

Это обеспечивает более плавный переход и помогает избежать последних срочных изменений, которые могут повлечь за собой дополнительные трудности и затраты.

• Объясните преимущества. Поделитесь с контрагентами всей информацией о преимуществах, которые они получат от перехода на ЭДО. Укажите на экономию времени, уменьшение затрат на бумажную документацию, повышение безопасности и точности обработки данных.
• Предоставьте поддержку. Гарантируйте контрагентам непрерывную поддержку и помощь во всех вопросах, связанных с внедрением и использованием ЭДО. Это поможет им чувствовать себя увереннее и комфортнее при переходе на новую систему.
• Сотрудничайте с партнерами. Возможно, вашим контрагентам необходимо время для адаптации к новой системе. Сотрудничайте с ними, чтобы найти решения, которые будут удовлетворять обе стороны и постепенно внедрять ЭДО в рабочие процессы.
• Предложите стимулы. Рассмотрите возможность предоставления стимулов или бонусов за переход на ЭДО. Это может быть скидка на услуги или дополнительные привилегии для партнеров, которые активно используют электронный документооборот.
• Сохраняйте открытую коммуникацию с вашими контрагентами и стремитесь к сотрудничеству в реализации перехода на электронный документооборот.

Как усилить контроль за документами, если от бумажной первички не получается избавиться?

Если все-таки не все контрагенты хотят переходить на ЭДО, вам стоит усилить контроль за документами. Ведь за бумажным вариантом сложнее уследить, чем за электронным. Особенно остро этот вопрос стоит перед крупными компаниями, где документооборот превышает 2000 документом в месяц. И здесь уже сложнее найти «потеряшки».

Когда не хватает документа, а проверка уже близко, нужно для начала найти ответственного менеджера, потом дописаться до контрагента. Но в таких случаях документы не всегда получается найти и в итоге вы не можете предоставить полный пакет документов налоговой, из-за чего следуют неприятные последствия.

Если избавиться от бумажной первичной документации не представляется возможным, можно применить ряд методов для усиления контроля за этими документами.

• Систематизация и организация. Установите четкие правила для хранения и организации бумажных документов. Создайте систему каталогизации и маркировки, чтобы было легче находить нужные документы. Разработайте процедуры для периодической инвентаризации и проверки наличия документов.
• Централизованное хранение. Соберите все бумажные документы в одном месте и установите централизованную систему хранения. Это поможет избежать потери или случайного уничтожения документов.
• Контроль доступа. Ограничьте доступ к бумажным документам только тем сотрудникам, которым это необходимо для выполнения их рабочих обязанностей. Установите процедуры и правила для контроля доступа к документам.
• Логирование движения документов. Ведите журналы движения документов, в которых регистрируются все операции с документами, включая выдачу, передачу, возврат и уничтожение. Это поможет отслеживать местонахождение и статус каждого документа.
• Резервное копирование и защита от утраты. Разработайте систему резервного копирования бумажных документов и установите меры защиты от утраты, включая использование огнестойких сейфов и защищенных помещений.
• Обучение сотрудников. Проведите обучение сотрудников по правилам работы с бумажными документами, включая правила обращения, хранения и защиты информации.
• Автоматизация процессов. Если это возможно, автоматизируйте процессы работы с бумажными документами, например, с помощью программ для сканирования и распознавания текста, таких как «Скан-Архив». Это поможет сократить время на обработку и хранение документов, а также уменьшить вероятность ошибок.

Применение этих методов поможет усилить контроль за бумажной первичной документацией и сделать ее управление более эффективным и безопасным.

Как «Скан-Архив» автоматизирует работу с первичкой

«Скан-Архив» – это программное решение, которое помогает автоматизировать работу с документами путем сканирования, хранения, организации и управления ими. «Скан-Архив» может помочь в автоматизации работы с документами. Ниже описаны возможности программы.

• Сканирование документов. С помощью «Скан-Архива» можно легко сканировать бумажные документы и преобразовывать их в электронный формат, используя потоковый сканер. Это позволяет создать цифровую копию документов, что делает их доступными для дальнейшей обработки и хранения.
  

• Организация и классификация. «Скан-Архив» позволяет организовать документы в удобную структуру и классифицировать их по различным критериям, таким как тип документа, дата, ключевые слова и так далее. Это делает поиск и доступ к документам быстрым и эффективным.
  

• Хранение и архивация. «Скан-Архив» обеспечивает надежное и безопасное хранение цифровых файлов документов. Это позволяет освободить место, занимаемое бумажными архивами, и снизить риски потери или повреждения бумажных документов.
  

• Управление версиями и доступом. С помощью «Скан-Архива» можно легко управлять версиями документов и контролировать доступ к ним. Это обеспечивает конфиденциальность и безопасность информации, а также предотвращает случайное или нежелательное изменение документов.

«Скан-Архив» позволяет улучшить процессы работы с документами, сократить временные и ресурсные затраты на их обработку и хранение, а также повысить безопасность и доступность информации.

Отзыв нашего клиента

Справка о заказчике

«АЛЬЯНС СК» - поставщик газа и нефтепродуктов для 20 крупных предприятий и АЗС Ростовской области и Украины. Компания работает с 2015 года, но уже накопила в архиве более 10 000 документов: «оборотка», «первичка», таможенные бумаги, товарные и международные накладные CMR.

Проблема

Бухгалтерия предоставляет в ФНС не менее 2 000 различных бумаг каждый квартал. Чтобы подготовить пакет документов, необходимо найти нужные бумаги в архиве и запросить недостающие у контрагентов, отсканировать и распечатать все материалы. На это каждый месяц тратилось несколько часов чистого рабочего времени главного бухгалтера.

Почему «Скан-Архив»

Для быстрого доступа сотрудников к документам руководство «АЛЬЯНС СК» решило приобрести программу «Скан-Архив», предназначенную для создания электронного архива документов в «1С».

Решение

С внедрением «Скан-Архива» в компании процесс работы с документами изменился. Сотрудники бухгалтерии перенесли в программу все необходимые документы из бумажного архива, теперь они хранятся в базе программы, синхронизированной с «1С:Бухгалтерией 8», ред. 3.0. Также по мере поступления ежемесячно вносится порядка 300 новых документов.

Результаты

• Быстрый доступ к документам во время камеральных проверок.
• Контроль возврата документов: видно, какие документы вернулись, а какие нет.
• Бумажный архив из офиса перенесен в подсобные помещения. Теперь он необходим только на случай выездных налоговых проверок.

Мнение заказчика

«Кроме быстрого доступа к документам, у нас появилась возможность контролировать их возврат. Благодаря синхронизации программы с «1С» мы отслеживаем, кто из контрагентов не прислал нам оригиналы бумаг, и своевременно требуем от них возврата. Советуем к приобретению компаниям с большим документооборотом, или при необходимости предоставлять документы в срочном порядке!»

Доронина Елена Александровна, главный бухгалтер ООО СК «Альянс»