Что делать, если первичка опаздывает: как производить учет неотфактурованных поставок
Бывают случаи, когда первичный документ приходит со значительным опозданием – их налоговый период уже закрыт. Или его надо закрыть, а документов нет на руках.
Случится это может как по вине контрагента, который не торопился с отправкой документов, так и сотрудника, который недоглядел и не запросил вовремя нужный документ. Сперва рассмотрим одну из наиболее частых причин – неотфактурованные поставки.
Неотфактурованные поставки: что это и как учитывать
Неотфактурованными поставками считаются остаточные товары, по которым невозможно установить стоимость на основании документов, которые есть в наличии. При этом есть информация о том, откуда совершена поставка, а также учет количества товара. Примером может послужить накладная на товар, транспортируемый по железной дороге. В ней значится, кто осуществляет поставку, указана масса груза, но нет его стоимости, это и есть неотфактурованная поставка.
Согласно п. 37 Методических указаний, неотфактурованные поставки можно принять на скал только с актом о приеме материалов. Такой документ должен иметь два экземпляра. Учет неотфактурованных поставок осуществляют по первому экземпляру, а второй передают поставщику.
Представляется, что в зависимости от вида материально-производственных запасов составляются:
Чтобы произвести учет неотфактурованной поставки, используют два документа:
- Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика;
- Акт о приемке материалов.
Если учетные документы на неотфактурованные поставки поступили параллельно, либо на следующий месяц от учета в бухгалтерии регистров по приходу неотфактурованной поставки, такие товары подлежат учету в общем порядке, предусмотренном в организации (п. 38 Методических указаний).
Неотфактурованные поставки вносятся в реестр в соответствии со счетами учета товарных запасов, исходя из назначения учитываемых материальных запасов (п. 39 Методических указаний).
Некоторые эксперты полагают, что такое исправление в учете происходит путем сторнирования изначальных значений по оприходованию товарных запасов и внесения записей по данным счетам с верной суммой.
Рассмотрим примеры внесения записей в учет по дебету и кредиту:
- Дебет 10 (41) Кредит 60, субсчет «Неотфактурованные поставки»
- принята к учету неотфактурованная поставка по рыночной цене; - Дебет 10 (41) Кредит 60, субсчет «Неотфактурованные поставки»
- сторнированы ранее учтенные суммы по неотфактурованным поставкам при получении документов поставщика; - Дебет 10 (41) Кредит 60
- отражена стоимость материально-производственных запасов в соответствии с документами поставщика; - Дебет 19 Кредит 60
- выделен НДС; - Дебет 68, субсчет «НДС» Кредит 19
- НДС принят к вычету; - Дебет 60 Кредит 51
- оплачена поставка.
Существует и иное мнение по учету неотфактурованных поставок. Так, эксперты предлагают оформлять дополнительные проводки для фиксации ценовой разницы.
Приведем пример записей по дебету и кредиту, если учет осуществляется таким образом:
- Дебет 10 (41) Кредит 60, субсчет «Неотфактурованные поставки»
- принята к учету неотфактурованная поставка по рыночной цене; - Дебет 10 (41) Кредит 60
- на разницу скорректирована (увеличена) стоимость материально-производственных запасов; - Дебет 60, субсчет «Неотфактурованные поставки» Кредит 60
- отражена задолженность перед поставщиком; - Дебет 19 Кредит 60
- выделен НДС; - Дебет 68, субсчет «НДС» Кредит 19
- НДС принят к вычету; - Дебет 60 Кредит 51
- оплачена поставка.
Обратите внимание: если документы учета неотфактурованных поставок получены на следующий год после сдачи годовой бухгалтерской отчетности, то стоимость этих товарных запасов остается прежней, а НДС принимается к учету в общем порядке (п. 41 Методических указаний).
Оптимальным вариантов будет закрепления одного из способов учета неотфактурованных поставок в соответствующей политике компании.
Исходя из этого порядка, в месяце, когда появились расчетные документы, в учете по дебету и кредиту делаются записи:
- Дебет 60 Кредит 91, субсчет «Прочие доходы»
- уменьшение стоимости материальных запасов; - Дебет 91, субсчет «Прочие расходы» Кредит 60
- увеличение стоимости материальных запасов.
Можно ли признать расходы без первички
Без первичных документов расходы можно будет признать только в некоторых случаях.
Для этого обратимся к пп. 3 п.7 ст. 272 Налогового кодекса РФ, согласно которому можно устанавливать даты осуществления некоторых внереализационных и прочих расходов без связи с документальным подтверждением исполнения сделок. В этом случае ряд расходов может быть признан на дату расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или на последнее число отчетного (налогового) периода.
Важно: такой порядок применим для расходов на оплату сторонним организациям за выполненные ими работы (предоставленные услуги), если только такие работы (услуги):
- не носят производственного характера (п. 2 ст. 272 НК РФ);
- это услуги аренды или лизинга;
- это услуги банков по ежемесячному обслуживанию счета (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК РФ).
В остальных случаях для признания расходов акт обязателен (п. 2 ст. 272 НК РФ).
Что делать с отчетностью, если первичка пришла позже
Допустим, контрагент оказал нам услуги производственного характера в I квартале 2020 года, а акты по ним поступили в бухгалтерию позже срока представления декларации по налогу на прибыль за этот отчетный период.
Не отражение соответствующих расходов привело к излишней уплате налога на прибыль. Как задекларировать такие расходы? Пояснение дано в Письме Минфина РФ от 24.03.17 № 03-03-06/1/17177: ст. 54 НК РФ распространяется на периоды, в которых имеется налоговая база, а именно – выявлено денежное выражение прибыли. Если же в текущем отчетном периоде получен убыток, то налоговая база признается равной нулю (п. 8 ст. 274 НК РФ).
Как избавиться от опаздывающей первички
Чтобы первичные документы возвращались вовремя, в компании должен быть установлен стандарт контроля возврата документов. Процесс документооборота с контрагентами автоматизируется с помощью «1С» и программы «Скан-Архив».
Неотфактурованные поставки и прочие причины опоздания первички можно нивелировать, используя электронный архив документов. Такая система позволит быстро найти и отправить контрагенту любой документ, что значительно снизит риск задержек.
Получите бесплатную консультацию по внедрению программы «Скан-Архив» от специалистов «ГЭНДАЛЬФ»
