С электронной документацией всегда все проще: она хранится в учетных системах, легко сортируется и находится за пару кликов. А что делать с бумажными документами, которые копятся годами и требуют особого хранения? Бухгалтеру хочется одного – чтобы бумажные и электронные копии были собраны в одном месте, с возможностью быстрого поиска, удобного доступа и минимальных усилий на проверку.
Хранение документов в архивных папках и шкафах — дорогое удовольствие и источник проблем. Проблемы? Документы теряются, поиск занимает часы, а проверка статуса документа может занять вечность. И, конечно, не все программы умеют работать с «1С», из-за чего бумажный и электронный архивы существуют в параллельных мирах.
Основные проблемы бумажного архива
Рассмотрим основные проблемы, с которыми сталкиваются бухгалтеры и руководители, а также эффективные решения для их устранения.
Проблема №1. Бюрократия и потери в документообороте
Когда внутренний документооборот полностью зависит от бумажных копий, согласования затягиваются, а нужные документы часто «теряются» в архивах. Найти бумажный оригинал становится непростой задачей, а разрозненные данные еще больше усложняют процесс.
Решение: оперативный электронный архив. С его помощью предприятие может постепенно переходить на внутренний электронный документооборот, переводя в цифровую форму все возможные процессы. Документы, которые приходят в бумажном виде, быстро сканируются и загружаются в систему. Бумажные версии отправляются на долговременное хранение, освобождая сотрудников от хлопот по их поиску и извлечению. Важно, чтобы все электронные копии хранились с помощью специализированного ПО, которое позволяет легко найти нужный скан и настроить доступ для разных пользователей, а не просто «сложить» все в папку на сервере.
Проблема №2. Сложности с документооборотом для налоговой и контролирующих органов
Когда приходит запрос от налоговой или другого органа, для подготовки документов нужно перерабатывать огромные архивы бумаги, что отнимает массу времени.
Решение: финансовый электронный архив. Здесь необходим архив, который бы напрямую взаимодействовал с учетной программой организации. Например, если компания использует «1С», оптимально, чтобы архив был встроен прямо в систему. Это позволило бы привязывать сканы бумажных документов к учетным записям «1С», что облегчает поиск нужных документов для налоговой или других проверяющих. Бухгалтеру больше не придется собирать бумаги вручную — достаточно открыть программу и мгновенно получить все необходимые файлы.
Проблема №3. Дорогие и неудобные архивы для бумажных документов
Хранение бумажных архивов требует аренды помещений, организации доступа, а поиск и извлечение документов часто сопровождается сложностями и затратами. Кроме того, бумага подвержена износу: со временем документы могут испортиться или потерять читаемость.
Решение: архив для долговременного хранения. Чтобы минимизировать работу с бумажным архивом, документы с долгим сроком хранения (3–5 лет и более) можно оцифровать, а бумажные оригиналы передать на аутсорсинг или разместить в удаленном архиве. Таким образом, если потребуется редкий документ, его можно будет быстро найти в цифровом архиве, сохранив первоначальный вид, не рискуя, что бумага выцветет или потеряет свою юридическую силу.
Как решить все эти проблемы, не затрачивая на это огромных сумм и много времени?
Чтобы избавиться от этих проблем, существует решение — «Скан-Архив». Это современная программа, которая не только помогает хранить сканы документов, но и интегрируется с «1С», что упрощает жизнь бухгалтерам и экономит рабочее время. Давайте посмотрим, как «Скан-Архив» решает каждую из этих задач.
5 преимуществ контроля документооборота в программе «Скан-Архив»
- Экономия средств за счет увеличения рентабельности арендуемых помещений. Зачем платить за лишние квадратные метры, если можно освободить место от бумажных завалов? Со «Скан-Архивом» значительная часть документов переводится в электронный формат, и компании больше не нужны целые комнаты под бумажные архивы. Это не только экономия на аренде, но и разумное использование пространства. Освободив место, вы сможете использовать его под важные задачи или оборудовать его для сотрудников, а не для пылящихся полок с бумагами.
- Снижение риска штрафов за утерянные и не вовремя предоставленные документы. Все знают, что потеря документов – это не просто проблема, а риск штрафов и убытков. Программа «Скан-Архив» помогает поддерживать полный порядок, сохраняя каждый документ в электронном архиве, где его невозможно потерять. Кроме того, программа напоминает, если что-то нужно дополнить или отправить. Это значит, что документы всегда на своем месте, и вы не столкнетесь с неприятными сюрпризами в виде штрафов за утерянные бумаги или пропущенные сроки подачи.
- Быстрая подготовка к проверкам налоговой. Подготовка к проверке часто превращается в марафон поиска нужных документов. Со «Скан-Архивом» все под рукой — программа автоматически сортирует и связывает документы с соответствующими учетными записями. Нужен отчет или пакет документов? Пара кликов – и все готово. Такая функция делает проверки спокойными, а налоговая больше не будет поводом для стресса.
- Эффективное распределение времени бухгалтеров на более важные задачи. Вместо того, чтобы часами копаться в бумажных папках, бухгалтера могут сосредоточиться на стратегических и аналитических задачах, которые действительно важны для компании. «Скан-Архив» берет на себя всю рутину по сортировке и учету документов. Это означает, что сотрудники не отвлекаются на мелкие задачи и работают продуктивнее, решая действительно приоритетные вопросы.
- Автоматическое отслеживание возврата документов от контрагентов. Контроль за возвратом документов от контрагентов больше не отнимет много времени. «Скан-Архив» следит за всеми исходящими и входящими документами, автоматически отмечая, если что-то не возвращено. Если документ от контрагента «завис», программа подскажет, что его нужно запросить. Это удобно, особенно при большом количестве сделок, и позволяет всегда поддерживать порядок в архиве.
Кому подходит «Скан-Архив»: пример внедрения
«Скан-Архив» разработан специально для компаний, которые сталкиваются с высокими объемами бумажной документации и регулярно работают с контрагентами, использующими бумажные документы. Это идеальное решение для крупных предприятий, где документооборот превышает 2000 документов в день, а в штате бухгалтерии работают не менее трех человек. С таким потоком бумаги сотрудникам приходится тратить массу времени на обработку и хранение документов, что замедляет рабочий процесс и увеличивает трудозатраты.
Пример внедрения: как «Хлеб Сабурово» решил проблему бумажного документооборота с помощью «Скан-Архива»
Справка о заказчике: «Хлеб Сабурово» — одна из крупнейших компаний промышленного хлебопечения в России. Компания выпускает более 25 видов продукции, включая хлеб и хлебобулочные изделия, и имеет в штате 135 сотрудников. Объем производства достигает 785 тонн продукции ежемесячно, и с таким масштабом работы компания ежедневно обрабатывает около 18 тысяч документов.
Проблема:ручная обработка большого объема бумаг в бухгалтерии требовала много времени, затрудняя работу с документами и увеличивая трудозатраты.
Решение и результаты: внедрение «Скан-Архива» от ГЭНДАЛЬФ позволило автоматизировать ввод скан-образов в «1С». Теперь каждый документ сканируется и сохраняется в электронном виде, что:
- сократило время на обработку документов;
- обеспечило быстрый доступ к архиву для сверок с контрагентами;
- упорядочило 2 терабайта данных для легкого поиска и контроля.
Теперь бухгалтеры могут находить нужные бумаги за секунды, вместо долгого поиска в бумажных архивах.
Функции «Скан-Архива»
- Быстрый поиск и удобная загрузка документов. Со «Скан-Архивом» вам больше не придется тратить часы на поиск документов. Все файлы легко сортируются и доступны по клику, достаточно задать параметры поиска – по дате, типу, контрагенту – и программа выдаст нужные данные. Это избавляет от лишних трудностей и делает работу удобной и быстрой.
- Контроль за наличием документов. «Скан-Архив» проверяет, все ли документы на месте, и уведомляет о возможных недочетах. Программа контролирует наличие нужной документации в электронном архиве и позволяет всегда быть уверенным, что все бумаги в порядке. Если не хватает подписи или печати, «Скан-Архив» напомнит вам, что документ не соответствует юридическим требованиям.
- Удобный интерфейс и экономия места в базе «1С». Со «Скан-Архивом» бухгалтерия работает не только быстрее, но и эффективнее. Программа позволяет хранить документы на сервере, освобождая место в базе «1С» и не замедляя работу системы. Это удобно для компаний, где большой документооборот и необходим быстрый доступ к данным.
Какие задачи помогает решать «Скан-Архив»?
- Контроль за исходящими и входящими документами. Система позволяет избежать потери документации и обеспечивает контроль за ее возвратом. Отчет «Состояние документов» сортирует бумаги по контрагентам и типам, показывая, какие экземпляры отсутствуют, и помогает легко запросить недостающие документы. Даже если контрагенты иногда забывают отправлять важные документы, с помощью «Скан-Архива» легко увидеть, каких бумаг не хватает.
- Штрихкодирование исходящих документов. Программа автоматически присваивает каждому документу штрихкод, упрощая дальнейшее хранение. Вы загружаете документы в архив, где каждый файл распознается и распределяется по контрагентам и типам. Это позволяет избежать лишней ручной работы и автоматизировать сортировку.
- Автоматическая проверка на ошибки. Программа анализирует каждый загружаемый документ на наличие недочетов — отсутствия подписи или печати, что может сделать документ недействительным. «Скан-Архив» уведомляет бухгалтера о таких ошибках, помогая избежать юридических проблем. Система проверит каждый документ и подскажет, если в нем не хватает важных элементов.
- Опись документов – экономия времени. Со «Скан-Архивом» можно забыть о ручной описи документов. Программа автоматически создает электронные описи, которые можно выгрузить для определенного контрагента, отправить по почте или распечатать. Эта функция экономит массу времени, которое раньше уходило на ручной учет.
Скорость подготовки к проверкам
Со «Скан-Архивом» подготовка к проверке станет проще. Нужно только отсканировать документы, и программа сама сопоставит их с учетной базой «1С», выдаст статус документов, покажет, каких бумаг не хватает, и отобразит информацию о контрагентах, у которых их нужно запросить. Это освобождает вас от рутинной работы и позволяет быть уверенным, что к проверке все будет готово вовремя.
«Скан-Архив» — это не просто программа, а полноценное решение для работы с бумажными и электронными документами. Это экономия рабочего времени, автоматизация хранения, контроль за отсутствующими документами и возможность быстро найти любую бумагу. Вы сможете держать архив в порядке, не затрачивая лишних усилий, и избегать проблем с потерей и неправильным оформлением документов.
Стоимость решения вы можете посмотреть здесь.
