Иногда для документа требуется создать копию. Чтобы скопированный документ был принят – контрагентом или налоговой, нужно соблюдать определенные требования к копиям. Эти требования будут различаться в зависимости от того, делаете вы документ для внешних пользователей или же для внутренних.
Как заверить копию документа для внутреннего пользователя
Если копия документа нужна сотруднику или руководителю другого подразделения, то здесь требования минимальны. Достаточно сделать надпись «Верно» на копии, а также указать должность работника, который ее заверяет. Рядом с этими данными ставим подпись и дату, когда документ был заверен.
Кстати, если вы используете «Скан-Архив», то пользователи могут получать нужные копии документов через базу «1С» – независимо от того, как далеко находятся разные подразделения и филиалы.
Как заверить копию для внешнего пользователя
Внешним пользователем будет люба стороння организация. Для них заверительную надпись придется несколько расширить. Для этого к надписи «Верно», дате и подписи нужно добавить место, где хранится оригинал документа, номер и год дела. Отметку следует подтвердить печатью организации, если она используется.
Правила заверения копий документов описаны в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Для чего можно использовать заверенные копии документов:
- Можно подтверждать расходы по налогу на прибыль. Такие копии может попросить контрагент, который потерял оригиналы документов и восстанавливает их (Письмо Минфина РФ от 22.04.2019 № 03-11-11/28986).
- Предоставлять в налоговую по запросу. В этом случае место хранения оригиналов указывать не обязательно – такого требования в НК РФ нет. Достаточно заверить копии истребованных документов, пронумеровать и прошить их листы (п. 2 ст. 93 НК).
Нужен ли нотариус для заверения копии первичных документов
Если в нормативном акте не прописано требования заверять копии у нотариуса, то обращаться к нему не нужно.
Если нет прямого требования законодательства, то заверять копии нотариально не обязательно, но можно по собственной инициативе.
То же правило касается бумаг, которые требует ИФНС: необходимо, только если заверение документов нотариусом предусмотрено законодательством (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК). Для первичных документов такого требования нет. Но доверенность на сдачу деклараций иногда надо заверять нотариально – если отчетность через представителя хочет сдавать ИП.
