Прежде всего, ответим на вопрос: для чего нужна автоматизация документооборота? Она нужна, чтобы сократить сроки согласования и принятия решений, не терять документы и всегда иметь их под рукой, проверять исполнительскую дисциплину. Современные инструменты упрощают эти процессы до нескольких кликов мышкой и имеют удобную систему оповещений для контроля сроков.
Комплексное решение по автоматизации документооборота позволит упорядочить как внутренние, так и внешние процессы:
- Контроль бизнес-процессов внутри компании с «1С:Документооборот».
- Контроль возврата документов от контрагентов и оперативный сбор документов на запросы налоговой с помощью программы «Скан-Архив».
Зачем вам нужен электронный документооборот?
- Для ускорения бизнес-процессов компании:
- сроки подготовки и доставки электронного документа значительно меньше. Нажал кнопку – и электронный документ попал на согласование к ответственному специалисту.
- Для контроля исполнительской дисциплины:
- возможность автоматического формирования отчетов и аналитических справок, повышение исполнительской дисциплины сотрудников;
- Для надежности в хранении документов:
- отправленный электронный документ автоматически сохраняется в электронном архиве учетной программы, а в случае повреждения оборудования архив поможет восстановить оператор. Найти документ можно по ключевым реквизитам или словам за пару секунд. Именно поэтому многие компании предпочитают оцифровывать бумажные документы и хранить в электронном виде (например, с помощью программы «Скан-Архив»).
Как обеспечить стандарт контроля финансовых документов?
«1С:Документооборот» не освободит вас от бумажных документов полностью, поскольку не все контрагенты внедрили программу. Часть документов вы продолжите получать в бумажном виде. Но у вас есть возможность оптимизировать работу и с ними.
Любые бумажные документы можно переводить в скан-копии с помощью «Скан-Архива».
«Скан-Архив» – программа, которая переводит любой бумажный документ в скан-копию и прикрепляет ее к базе «1С» с помощью распознавания реквизитов или штрихкода.
Со «Скан-Архивом» поиск документов больше не будет вашей заботой
Вы сканируете документы
Программа извлекает штрихкоды или распознает реквизиты
Скан-копии прикрепляются к базе «1С» в потоковом режиме
Что изменится в работе вашей компании при использовании «Скан-Архива»?
- Упростится поиск копий бумажного документа: за несколько секунд в базе «1С» по штрих-коду, контрагенту, дате и т.д.
- Можно будет автоматически отслеживать возврат документов от контрагентов. Отчет о наличии документов от контрагентов покажет, каких документов нет в архиве.
- Снизится риск штрафов и доначислений налогов от проверяющих органов – «Скан-Архив» поможет сформировать пакет документов к проверкам в указанный срок, быстро сдавать пояснения и оперативно отслеживать наличие документов.
- Упростится ответ на запросы документов благодаря возможности массовой выгрузке документов из «1С» по заданным параметрам. Если пришел запрос на все документы от определенного контрагента за период или по определенной сделке, можно сразу выгрузить все подходящие нужным параметрам документы.
- Снизятся затраты на содержание бумажного архива: оплату помещения при переносе архива, так как он уже не будет требовать постоянной доступности, логистику.
Подтверждено практикой!
Используя обмен документов в электронном виде, вы не только сократите время на обмен документами с вашими контрагентами на 75%, но и затраты на расходные материалы до 70%, и общие издержки на предприятии на 2%.
