Объем документации компании с каждым днем увеличивается, и поддерживать ее сохранность и конфиденциальность становится труднее. Чтобы усилить контроль за документооборотом, приходится нанимать новых сотрудников, оборудовать новые рабочие места, налаживать коммуникацию. Это приводит к большим затратам и снижению прибыли. В связи с этим, возникает необходимость создания эффективной системы для работы с документами. Ведь документы – это источник необходимых данных для принятия верных управленческих решений. Поэтому эффективное документационное обеспечение управления (ДОУ) играет ключевую роль в урегулировании данной проблемы.
ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Какие проблемы возникают при неэффективном ДОУ?
- Ухудшается качество обслуживания клиентов.
- Снижается способность организации поддерживать контакты с клиентами и партнерами.
- Увеличиваются затраты на:
- расширение штата;
- оборудование новых рабочих мест;
- обучение сотрудников.
- Сокращается прибыль.
Какие задачи поможет решить эффективное ДОУ?
- Составлять, оформлять, согласовывать документы.
- Обеспечить движение, контроль, хранение и использование документов.
- Систематизировать архив документов.
Одним из решений для контроля и систематизации архива документов является «Скан-Архив». Программа позволяет быстро находить нужные документы и хранить их в надежной базе данных с ограниченным доступом.
Какие возможности дает «Скан-Архив»?
- Снижение риска штрафов за утерянные и не вовремя предоставленные документы.
- Быстрая подготовка к проверкам налоговой.
- Автоматическое отслеживание возврата документов от контрагентов.
Узнайте, как это работает всего за 8 минут – смотрите видео!
