Преимущества хранения финансовых документов (или их копий) в электронном виде очевидны – работа с бумагой в наши дни все сильнее уходит на второй план. Сейчас во многие популярные решения для ведения налогового учета встраивают функцию электронного архива – но будет ли вам ее достаточно?
Разберем критерии, по которым «электронный архив» становится полноценным инструментом бухгалтера, а не просто инновацией для галочки.
Критерий № 1. Выбор в пользу электронного архива документов
Чем меньше бухгалтеру при работе с электронным архивом приходится выполнять операций вручную, тем полезнее будет такая автоматизация работы с документами. Потому что назвать «электронным архивом» можно и просто сканы документов, разложенные по папкам на компьютере или сервере.
Но представьте сам процесс подготовки и ведения такого архива: каждый документ нужно отсканировать, сохранить в нужный раздел, вручную внести название. Это кажется несложным, только если бухгалтеру в неделю приходит меньше десятка документов. И если это не отчетный период!
В конце концов может оказаться, что такой электронный архив ничем не заменяет бумажный: можно по старинке хранить документы в папках и сканировать только те, что запросила налоговая, – ведь затраты сил будут почти те же самые.
Что должен уметь настоящий электронный архив?
- Возможность автоматически распознавать документы, определять их вид и другие важные признаки (даты, контрагента и т.д.) по штрихкоду или прямо с полей документа.
- Прикреплять сканы к учетной базе (обычно это «1С»). Тогда искать нужные документы можно будет штатными средствами «1С»: делать отбор по контрагенту, дате и т.д., а дальше пачкой выгружать для отправки.
- Использовать потоковый сканер. При большом документообороте сканировать документы планшетным сканером – это дорогая и бессмысленная трата времени сотрудника. При подключении потокового сканера документы достаточно будет раскрепить (или обрезать уголок со скрепкой, чтобы не мучиться со степлером каждый раз) документ и разом отсканировать всю пачку.
- Для исходящих документов – использовать штрихкоды. Чтобы программа быстрее распознавала исходящие документы, на них прямо при печати должны наноситься штрихкоды, по которым их после возвращения от контрагентов можно будет очень быстро прикрепить к нужному документу в «1С».
Критерий № 2. Автоматизация других функций электронного архива, а не только решение задачи хранения
Как мы уже писали выше, хранить документы можно и в коробке, делая скан только при необходимости. Да, долго искать, долго сканировать без остановки большое количество документов, если срок отправки – три дня. Но обычный электронный архив не слишком далеко ушел от этой процедуры.
Настоящая задача электронного архива – обеспечить контроль всего пути документа от бухгалтерии внутри компании и к контрагенту и затем – обратно. Только тогда задача архива будет полноценно решена, ведь в этом случае бухгалтер будет понимать:
- Когда документов в базе создано 100%, а вернулись из них, например, только 50%. Это значит, что нужно организовать возврат оставшихся документов на случай, если их запросят.
- Где находятся документы, которые еще не попали в архив. Например, документ еще у контрагента, или уже у менеджера, который никак не донесет его до кабинета бухгалтера – все это можно отслеживать через специальные реестры программы. Такая функция снимает с бухгалтера необходимость постоянно писать всем, кто связан с документом, просьбы вернуть документы.
Критерий № 3. Проверка корректности возвращенных электронных документов
Недостаточно просто принять документы и сложить их в архив – нужно убедиться, что они полностью готовы для хранения: то есть подписаны и имеют нужные печати.
При большом документообороте проверять каждый документ – это затратно. Поэтому в идеале программа для автоматизации хранения документов должна проверять сама, есть ли печати и подписи на документе.
Критерий № 4. Проверенная программа электронного архива, совместимая с «1С»
Если вы ведете учет в «1С», то здесь и формируете нужную первичку, и, возможно, здесь же вы получаете оповещения от налоговой по запросу документов (при подключении «1С-Отчетность»).
В этом случае электронный архив должен подключаться или встраиваться в программу. Иначе зачем переходить в какие-то отдельные программы или папки? Пусть каждый созданный документ в «1С» будет иметь при себе скан-копию бумажного варианта с подписями и печатями. Тогда все будет организованно храниться в одном месте.
Обратите внимание: сертифицированные программы, которые будут корректно работать с «1С» и не повлияют на работу с вашей базой, имеют статус «1С:Совместимо».
