Когда предприятие решает автоматизироваться (ускорить и усовершенствовать бизнес-процессы), без внимания не остаются бухгалтерские документы. И тут помощь приходит электронный архив документов.
Электронный архив документов – это цифровое хранилище для всех документов организации.
Зачем внедряют электронный архив документов?
Необходимость внедрения электронного архива возникает на некоторых этапах использования бумажного документооборота.
Какие проблемы возникают при бумажном документообороте?
Теряются документы.
Если такое случается, то бизнесу грозят потери и неприятности.
Долгий поиск нужных документов.
Из-за большого количества документов бухгалтер может часами искать нужный, перебирая горы бумаг.
Дорогая аренда помещений.
Для хранения бумажных документов нужен «материальный» архив – помещение, здание, склад. Иногда строить даже приходиться отдельно.
Отсутствие централизованного хранилища.
Часто архивов у организаций несколько, потому что все документы не помещаются в одном помещении. Это неудобно и затратно.
Затраты на копии бумажных документов.
Иногда работать с одним документом необходимо нескольким сотрудникам, поэтому приходится делать экземпляры. А если работать необходимо с оригиналом одного и того же документа? Проблемно.
Проблемы с заменой версии документов.
Если в документ, отправленный в архив, позднее внесли изменения, то нужно старую версию заменить актуальной. Бухгалтеру потребуется в таком случае найти нужный документ, оформить новый, списать старый. А может быть такое, что в архиве останется старая версия документа, и это уже грозит бизнесу санкциями.
Нельзя работать в реальном времени.
Тратится время на поиск и отправку документов, доставку из архива в архив.
Сложный процесс подготовки налоговой отчетности.
Приходится искать в архиве необходимые документы, на что уходит не один час.
Низкий уровень конфиденциальности.
Практически любой сотрудник может получить доступ к документам.
Опасность для данных в случае чрезвычайной ситуации.
Бумажный архив крайне сложно защитить в случае пожара или кражи.
Какие есть способы решения этих проблем?
Можно сделать следующее:
- реорганизовать весь бумажный архив;
- нанять дополнительных сотрудников;
- автоматизировать учет финансовой документации;
- автоматизировать документооборот;
Забудьте о бумажной мороке со «Скан-Архивом»!
Быстро готовьтесь к проверкам и распределяйте время бухгалтера эффективно на более важные задачи, чем поиск документов в бумажном хранилище.
Снизьте риски штрафов за утерянные и невовремя предоставленные документы: «Скан-Архив» автоматически отслеживает их возврат.
Рассмотрим подробнее каждый вариант.
Реорганизация архива
Представляет из себя масштабный проект с предварительным обследованием системы документооборота в организации. Для этого нанимается специалист-аналитик. После проведения анализа разрабатывается план действий для реорганизации.
Кратко говоря, реорганизация – это внедрение новой системы архивирования и опять же морока с бумажными документами. И здесь свои недостатки: затраты на наем специалиста, время на адаптацию сотрудников к новым правилам работы (а до этого момента они будут допускать немало ошибок). Нет гарантий, что, решив одни проблемы, не возникнут другие, есть риски нанести бизнесу ущерб.
Наем дополнительных сотрудников
Таким методом можно оптимизировать только один конкретный процесс. Недостаток в том, что в этом случае придется расширить фонд оплаты труда и повысить расходы компании. А еще нет гарантий, что сотрудник окажется квалифицированным и вы не зря потратите время и ресурсы.
Автоматизация
Что тут сказать: это, пожалуй, самый эффективный способ сделать работу с документами комфортной и сэкономить. Чтобы решить проблемы бумажного документооборота организации внедряют электронный архив документов.
Полностью избавиться от бумажного архива не получится, но установка электронного архива поможет вам вывезти бумаги в удаленное защищенное хранилище и работать только с их электронными копиями.
Рекомендуем вам стандарт контроля финансовых документов «Скан-Архив». Вы сможете оперативно находить документы и готовить их к проверкам. Скорость работы увеличится, и оригиналы документов будут надежно защищены.
