3 способа контролировать документы эффективно

Бухгалтерам приходится уделять значительное количество времени, от 40 до 80% рабочего дня, на работу с документами. Это обосновано, так как важность контроля первичных документов неоспорима - многое зависит от их наличия в архиве компании.

Разбираемся, как избежать проблем с контролем первичных документов.

Проблемы, с которыми вы можете столкнуться

Возникают неприятные ситуации, которые мешаю вести документооборот в должном формате. Ниже мы привели примеры самых популярных проблем.

• Не возвращаются товарные накладные от покупателей. Документы, часто отправляемые вместе с товаром для подписания клиентами, забыты и никогда не попадут обратно в вашу бухгалтерию, что становится основой для вопросов со стороны налоговой при проверке.
• Менеджеры не передают документы в бухгалтерию. В случае необходимости взыскания дебиторской задолженности через суд компания может обнаружить, что у нее отсутствуют документы, подтверждающие сделку. Ответственность за договор и акт по сделке лежит на менеджере, и бухгалтер не всегда может отследить этот процесс.
• При работе с группами и сериями документов может теряться часть экземпляров. Запросы клиентов на изменение реквизитов в накладных и счетах-фактурах, а также разделение одной накладной на несколько без изменения суммы, часто требуют создания нескольких редакций одного документа. Некоторые из них легко могут быть уничтожены или выброшены, что представляет риск утери важных данных при большом объеме документов.

Отсутствие контроля над документооборотом грозит организации утратой налогового вычета и возможными штрафами за нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.

В сделках с клиентами также может возникнуть риск недоказанности дебиторской задолженности или отсутствия подтверждения отправленных, но неоплаченных товаров. Потому что по факту товар может быть доставлен, но в документах это может не отразиться.

Поэтому, когда говорят о «работе с документами», это включает в себя гораздо больше, чем просто принятие, отметку и архивирование. Чаще всего, это связано с поиском пропавших документов в последний момент, обзвоном менеджеров, обходом кабинетов и написанием отчаянных писем контрагентам. Такие ситуации отнимают много времени и вызывают много нервов, что не хочется оправдываться перед руководством и налоговой.

Как повысить эффективность ведения документооборота? Работающие способы

Компании могут использовать несколько вариантов развития событий, чтобы разрешить ситуацию.

Способ № 1. Назначение ответственного сотрудника за первичные документы

При большом документообороте может потребоваться отдельная должность для сотрудника или нескольких сотрудников, чьей задачей будет отслеживать создаваемые сделки в программе «1С» и регулярно проверять возврат документов от контрагентов.

Они также могут обучать менеджеров, чтобы те своевременно предоставляли документы, и поддерживать контакт с партнерами, которые забыли вернуть первичку. Однако введение отдельного рабочего места для такого сотрудника может быть дорого и не всегда осуществимо, и в итоге обязанность контроля документооборота все равно остается на бухгалтере, который продолжает выполнять в том числе свои обычные задачи.

Способ № 2. Аутсорсинг работы с бухгалтерией

Если компания использует стороннюю организацию для ведения учета, то и контроль за первичными документами также может быть передан этой компании.

Однако существует риск, что сторонний контрагент может уйти, возникнув проблемы с документами, и будет сложно доказать его ответственность за это. При заключении договора следует обязательно убедиться, что компания берет на себя обязанности по контролю документооборот

Способ № 3. Автоматизация работы с первичными документами

Автоматизация – первоочередная задача для компаний с большим потоком входящих и исходящих документов, особенно если их количество превышает 3000 в месяц. Чтобы избежать риска финансовых потерь и разгрузить бухгалтера от лишней нагрузки, необходимо применять автоматизацию на нескольких уровнях.

Когда речь идет о первичных документах, важно уделить внимание электронному документообороту несмотря на то, что некоторые партнеры предпочитают бумажные документы. Важно также создать электронный архив.

Однако просто хранение документов на компьютере или сервере недостаточно, поскольку это не решает основной проблемы - контроля передвижения документов.

Какую программу лучше выбрать для автоматизации документооборота

Для успешной автоматизации необходимо использовать специальные программы и инструменты. Программа «Скан-Архив» в сочетании с дополнительными функциями для «1С» является стандартом контроля документов. Она позволяет бухгалтеру легко отслеживать количество документов, находящихся у менеджеров, на подписи у контрагентов и в архиве.

Кроме того, автоматизация упрощает процесс обмена документами с партнерами. Вместо ручной передачи бумажных документов они могут быть отправлены электронно, что снижает вероятность их потери и упрощает контроль за передвижением.

В итоге, правильно настроенная автоматизация позволяет бухгалтерии быть более эффективной, минимизирует риски потери документов и упрощает контроль над документооборотом. Это помогает избежать неприятных ситуаций, связанных с отсутствием необходимых документов, и способствует более гладкой работе всей компании.

С помощью программы «Скан-Архив» можно успешно автоматизировать документооборот и решить следующие задачи:

• Контроль входящих и исходящих документов. Печать каждого документа сопровождается уникальным штрихкодом. Входящие документы распознаются по форме и реквизитам. Когда документы возвращаются в бухгалтерию, система автоматически распознает их и прикрепляет к соответствующей карточке в базе данных «1С».
• Контроль местонахождения бумажных документов. При наличии нескольких архивов можно указать путь к бумажному документу. А в случае, если компания имеет несколько филиалов, можно определить, в каком подразделении хранится оригинал.
• Потоковый ввод документов. При загрузке документов в программу «Скан-Архив» она автоматически распознает и сортирует их по типу и реквизитам контрагентов.