Работа с документами может занимать от 40 до 80% всего рабочего времени бухгалтера. И бухгалтеры не просто так много внимания уделяют вопросу контроля первичных документов – от наличия первичных документов в архиве зависит слишком многое. Вот самые неприятные ситуации, в которых может оказаться компания, если не налажен эффективный документооборот:
- Товарные накладные не возвращаются от покупателей. Часто документы отправляются вместе с товаром через транспортную компанию клиенту на подпись. А покупатель забывает их вернуть – в итоге документов в бухгалтерии нет, а значит, у налоговой возникнут вопросы при проверке.
- Менеджер не передает документы в бухгалтерию. Если нужно взыскать дебиторскую задолженность через суд, может оказаться, что документов, подтверждающих сделку, у компании нет. Причем бухгалтер не всегда может это отследить, так как контролирует в первую очередь оплату счетов, а за договор и акт по сделке отвечает менеджер. В этом случае халатность сотрудника может дорого обойтись.
- При работе с группами и сериями документов теряется часть экземпляров. Бывает так, что клиенты просят изменить реквизиты в накладных и счетах-фактурах, а также разбить одну накладную на несколько без изменения общей суммы. Особенно часто с этим сталкиваются партнеры государственных учреждений, если учреждение получает финансирование из разных источников. В итоге создается несколько редакций одного документа, часть из которых не нужны, и они уничтожаются/выбрасываются. И при большом количестве документов всегда есть риск потерять что-то нужное.
Без контроля над документооборотом организация рискует остаться без налогового вычета, а также получить штраф за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. А при сделках с клиентами это риск не подтвердить дебиторскую задолженность или не вернуть отправленный, но неоплаченный товар. Потому что по факту товар доставлен, а по документам – нет.
Поэтому, когда мы говорим «работа с документами» – это очень общая фраза. И, к сожалению, сюда мало относится простое «принял, поставил отметку, убрал в архив, чтобы при случае достать и отправить». К сожалению, куда чаще это «в последний момент узнал, что документа нет, обзвонил всех менеджеров, оббегал все кабинеты, перебрал кучу бумаг и написал несколько отчаянных писем контрагенту». На это уходит много времени, а еще больше – нервов, потому что оправдываться перед руководством и налоговой совершенно не хочется.
Застраховать от этого может только наличие у бухгалтера всех бухгалтерских документов с подписью контрагента. И храниться эти документы должны в архиве не менее 5 лет.
Но одно дело сказать – документы должны быть на месте, другое – добиться 100% возврата документов в бухгалтерию. Обычно компании для этого используют несколько способов.
Способ № 1. Выделение ответственного сотрудника за первичные документы
В случае большого документооборота понадобится отдельная должность для одного или нескольких сотрудников. Их задачей будет отслеживать создаваемые в «1С» сделки и ежемесячно проверять возврат документов от контрагентов. Возможно, эти же сотрудники будут обучать менеджеров, чтобы они своевременно предоставляли документы, и вести переписку с теми партнерами, кто забыл вернуть первичку.
Но чаще всего для компании введение отдельного рабочего места для такого сотрудника слишком накладно. И эта обязанность все равно остается на бухгалтере. При этом остальные задачи с бухгалтера никто не снимает.
Способ № 2. Передача бухгалтерии на аутсорсинг
Если за учет отвечает сторонняя организация, то и контроль за первичными документами так же будет устанавливать эта компания. Однако есть риск, что сторонняя организация при возникновении проблем с документами устранится, а доказать, что это была ее ответственность, не получится. Поэтому при заключении договора надо убедиться, что компания берет на себя обязательства по контролю документооборота.
Способ № 3. Автоматизация работы с первичными документами
Этот способ – первый в списке для компаний с большим потоком исходящих или входящих документов. Если количество документов, с которыми работает бухгалтерия, превысило 3000 в месяц, то подбор правильных программ становится первоочередной задачей такой компании. Риск финансовых потерь и нагрузка на бухгалтера с этой отметки начинает расти экспоненциально относительно роста самого документооборота.
Чтобы документооборот был безопасным и эффективным, автоматизировать его нужно на нескольких уровнях. Если речь идет о первичных документах, то обычно подразумевают только электронный документооборот (при котором все равно будут возникать отношения с партнерами, предпочитающими бумажные документы) и электронный архив.
Но просто хранить документы на компьютере или сервере недостаточно, так как не решает одну из основных проблем: контроль передвижения документов. Поэтому автоматизация должна давать бухгалтеру ответ на вопрос: сколько документов сейчас находятся у менеджеров, сколько – на подписи у контрагента, сколько – пришли в архив.
Для этого создан стандарт контроля документов – программа «Скан-Архив» и дополняющие ее функции доработки для «1С».
Автоматизируя документооборот с помощью «Скан-Архива», можно решить следующие задачи:
Контроль входящих и исходящих документов
При печати на каждый документ наносится уникальный штрихкод. Входящие документы распознаются по форме и реквизитам. Вернувшиеся в бухгалтерию документы система автоматически распознает и прикрепляет к карточке в базе «1С».
Контроль местонахождения бумажных документов
Вы можете указать путь к бумажному документу при наличии нескольких архивов. А при наличии нескольких филиалов, – подразделение, где хранится оригинал.
Потоковый ввод документов
При загрузке документов «Скан-Архив» автоматически распознает и сортирует документы по типу и реквизитам контрагентов.
«Скан-Архив» обладает дополнительными возможностями и функциями в «1С». Что это за функции?
В программе «1С» можно будет формировать новый функциональный отчет. С ним вы сможете отслеживать каждый документ, который нужно вернуть от конкретного контрагента, в режиме онлайн.
Отчет покажет цветом, в наличии ли документ от конкретного контрагента или отсутствует. В отличие от отчета в базовой комплектации, отчет позволяет прописать набор документов, который требуется получить от конкретного контрагента. После этого вы можете проверять с каждыми полученными документами, какие «долги» остались у контрагента и укладывается ли он в срок их возврата. Индикация по цветам покажет, все ли документы сданы вовремя – такие комплекты будут подчеркнуты зеленым, вот-вот опоздают – желтым, или не сданы, а срок уже прошел – красным.
Запуская такой отчет регулярно, вы сможете предотвращать проблемы невозврата от контрагентов и планировать работу менеджеров.
