Даже если организация потеряла электронные документы из-за поломки или технического сбоя, ее все равно оштрафуют за непредставление документов. Это подтверждает Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.12.2018 № А27-24827/2017.
Ситуация: в ходе выездной проверки налоговая запросила у организации документы:
- приказ об учетной политике;
- налоговые регистры по доходам от реализации, расходам, уменьшающим сумму доходов от реализации, а также по внереализационным расходам.
Так эти документы налогоплательщиком не были представлены, ИФНС оштрафовала организацию на основании п. 1 ст. 126 НК РФ.
Оштрафованный налогоплательщик попытался решение инспекции оспорить, указав на то, что эти регистры и приказ об учетной политике хранились в электронном виде. Из-за программного сбоя (ПО компании было заражено вирусом-шифровальщиком) электронные документы были закодированы без возможности восстановления.
Суд этот довод не убедил, т.к. перечисленные документы должны были храниться и в бумажном виде. И при утрате электронных документов их следовало восстановить. Если налогоплательщик не исполняет эти обязанности, то освободить его от ответственности по п. 1 ст. 126 НК РФ нельзя.
Рекомендации: не забывайте про ведение бумажного архива. Лучше, если бумажный и электронный архивы будут дублировать друг друга. Организовать хранение бумажных копий в электронном виде поможет программа «Скан-Архив». С помощью «Скан-Архива» вы так же сможете отслеживать, в наличии ли у вас бумажные оригиналы документов.
