Рассмотрим, где в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также какими должны быть условия хранения документов.
Оснащение места для архива документов
Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.)
Размещение архива не допускается:
- в ветхих строениях;
- деревянных постройках;
- зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями;
- зданиях с печным отоплением;
- в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.
Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.
Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.
Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух.
Оснащение архивного хранилища документов
Архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.
При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон.
Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы, применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.
В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция. Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:
- обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;
- поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;
- производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;
- отвечать современным требованиям компактности и экономичности.
Высота архивохранилища (п. 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН (утверждены приказом Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009)) должна быть менее 2,25 м и не выше 4 м.
Запрещается применять в архиве огонь, нагревательные приборы, размещать посторонние объекты.
Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции. Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях согласно составленному акту организация осуществляет размещение архива.
