Еще в советском положении Минфина от 29.07.1983 № 105 указано, что главный бухгалтер должен контролировать создание, получение, обработку и хранение документов. Среди инструментов для решения этой задачи – график документооборота и номенклатура дел.
Но график документооборота – это не формальность, которая требуется по каким-то древним документам. Это действительно важный инструмент, без которого главбух рискует не собрать документы к проверке или по запросу налоговой.
Поэтому давайте попробуем создать график документооборота по всем правилам, а попутно разберемся, зачем он на самом деле нужен.
Разработку графика документооборота организует главный бухгалтер. Утверждают график приказом руководителя организации (п. 5.2 положения, утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).
В графике документооборота нужно описать:
- этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
- сроки прохождения каждого из этапов;
- перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
- перечень сотрудников, проверяющих документы;
- взаимосвязь ответственных лиц.
Два основных вида графика документооборота
График можно сделать по образцу, предложенному Минфином, а можно по собственной структуре – главное, чтобы вам было удобно. Как мы писали выше, график – энгто не формальность, а реальный инструмент, без которого будет тяжело контролировать движение документов внутри компании. Самые распространенные виды графиков – в табличной форме и в форме схемы.
Пример графика документооборота в виде таблицы
В таком виде график документооборота можно приложить к Учетной политике.
Пример графика документооборота в виде схемы ли памятки
Также движение документов можно отразить более наглядно – в виде схемы или памятки. Такой способ нужен не для внесения в Учетную политику организации, а для прояснения сотрудникам их задач по передаче документов.
Памятка может быть выполнена в виде инструкции с пунктами или чек-листа. Сотруднику нужно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.
Например, сотруднику нужно забрать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти (можно приложить образцы), и срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию.
Благодаря четко регламентированному графику, схемам и памяткам сотрудникам будет проще разобраться в движении документов. А то, что понятно, легче выполнять.
Кто контролирует график документооборота
По закону, эта обязанность возложена на главбуха – и его требования обязательны для всех сотрудников. Если требования не выполняются, к сотрудникам можно применять дисциплинарное взыскание. А вот за четкое соблюдение требований можно и премировать.
Когда документ обработан, его данные внесены в базу, его следует передать в архив. Чтобы в будущем не пришлось возвращаться к оригиналу в архиве и делать сканы для запроса от налоговой, стоит использовать «Скан-Архив».
Один из способов упорядочить хранение документов – составить номенклатуру дел. В нее следует включить информацию о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться.
