Ведение архива документов: советы по организации процесса

Каким должен быть архив документов в организации

Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если организация небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может нанять отдельного архивариуса для ведения этого направления деятельности. Организовать самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства для ведения архива – путь крупных компаний. При этом есть ряд правил, которые нужно соблюдать при хранении бумаг в архиве.

Во-первых, нужно определить функциональность архива

Архив предприятия может функционировать на правах:

• самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного подразделения;
• структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• организация работы архива;
• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 УК РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними. Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Обычно архивариус выполняет следующие функции:

• ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
• прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
• учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
• создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
• организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;
• организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;
• участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
• работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
• оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;
• участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;
• участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации

Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива, права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и ответственность должностных лиц.

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р 7.0.8-2013. Именно здесь можно узнать, что такое:

Именно здесь можно узнать, что такое:

• документационное обеспечение (ДОУ);
• архивное дело (АД);
• документ (официальный, электронный, архивный);
• подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
• сроки хранения документов;
• многое другое.

Если возникает необходимость выделения архива в отдельное структурное подразделение, то вам сразу стоит задуматься и об автоматизации архива, чтобы не раздувать штат архивариусов. Использование электронного архива в «1С», созданного с помощью «Скан-Архива», даже предприятию с оборотом больше нескольких тысяч документов в месяц позволит ограничиться одним сотрудником архива – тем, кто будет сканировать документы. Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива», чтобы узнать больше.

Функции Архива организации

Давайте разберемся в том, какие функции существуют у архива документов в организации. Непосредственно хранение документов и ведение учета – лишь верхушка. Рассмотрим функции архива в организации подробнее.

Первая основная функция архива документов в организации – это организация приема этих документов. Такой прием может быть по документам временного или постоянного хранения. В архив поступают все документы, отражающие процессы в организации, в соответствии с установленным порядком оформления и хранения данных. Второй основной функцией архива является ведение учета документов, уже поступивших на хранение.

Когда документы поступили в архив, их, в первую очередь, необходимо систематизировать в соответствии с правилами ведения архивного учета в данной организации. После чего документы могут храниться, либо передаваться.

Кому архив может предоставить документы?

Документы их архива по правилам могут быть переданы на различные комиссионные рассмотрения или иные, например, когда необходима информация о составе работников организации, или о конкретном работнике, например, личное дело. Еще могут изыматься документы, которые более не подлежат хранению, учет по ним больше не ведется, а сами документы уничтожаются, согласно правилам.

В видении архива организация столкнется с экспертно-проверочной комиссией. Этот учреждение занимается периодической описью дел, подлежащих ведению и хранению в архиве организации. Им также по правилам можно передавать документы из архива.

Согласно правилам ведения архива в организации, снять с хранения документ можно в случае передачи его руководителю организации. Есть ряд документов, которые руководитель, согласно правилам ведения архива, может получить. К таким документам относятся: документы постоянного и временного хранения, личные дела сотрудников организации, документы, срок хранения которых подошел к концу, а также акты об утраченных в ходе хранения документах.

Какие еще функции осуществляют в ходе ведения архива организации

• Организация обмена документами между архивом и иными структурами компании и контрагентами.
• Экспертиза документов, которые находятся на временном хранении в архиве.
• Обеспечение сохранности документов, с которыми работает архив организации.
• Поддержание надлежащего информационного обеспечения по вопросам ведения архива, хранения документов.
• Обеспечение навигации в поиске документов, хранящихся в архиве.
• При необходимости, организация работы с документами внутри архива, просмотр документов, ведения учета по взаимодействию с документами в архиве.
• Ведение учета по различным обращениям и запросам, которые поступают в архив.
• Полное ведение учета по всем операциям, совершаемым с документами, хранящимися в архиве.
• Разработка и внедрение поисковых регистров и инструментов для работы в архиве организации.
• Сотрудники архива, как правило, участвуют в создании документов, входящих в уставные положения организации, по всем вопросам, относящимся к архиву организации.

В ряде случаев работники архива могут выступить помощниками в методической работе других подразделений организации:

• Помощь сотрудникам службы делопроизводства, с организацией номенклатуры документов, их группированием и оформлением.
• Различным сотрудникам организации работники архива могут помочь подготовить документы к отправке в архив.

Права архива организации

Одним из основных прав, которыми наделен архив организации, в лице его сотрудников, это вносить рекомендации в правила ведения и работы с документами архива. Также, сотрудники архива могут производить запросы любых документов, необходимых им для работы. Специалисты могут напоминать сотрудникам иных структур организации о необходимости сдать тот или иной документ в архив.

Почему современные компании выбирают электронный архив документов

Преимущества электронного архива документов очевидны являются очевидными. Во-первых, хранение документов, в электронном архив занимает значительно меньше места. Во-вторых, само ведение учета в организации занимает меньше времени, как на поиск информации, так и на распределение документов, ведь система «Скан-Архив» делает это автоматически. Эти два фактора существенным образом снимают нагрузку с работников, занимающихся ведением архива, что повышает их эффективность и снижает вероятность ошибок, при работе с документами. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит бесплатные консультации по внедрению электронного архива документов «Скан-Архив» совершенно бесплатно.