Искусство переговоров с руководством: советы бухгалтеру

Каждый из нас рано или поздно может оказаться на месте переговорщика, когда начальство необходимо не только убедить в собственной правоте, но и вдохновить на какое-то действие. Бухгалтер тоже сталкивается с такими ситуациями, когда нужно:

• Записаться на курсы повышения квалификации или полезный семинар.

• Согласовать расходы на услуги консультантов по сложному вопросу.

• Согласовать отпуск.

• Получить новые бухгалтерские программы.

• Взять помощника и т.д.

В современных условиях автоматизация процессов с помощью «1С» становится неотъемлемой частью работы предприятия, что требует постоянного обновления знаний и навыков сотрудников.

Какие слова и действия помогут бухгалтеру быть убедительным?

1. Сделайте предложение, от которого невозможно отказаться

Нет, речь не об угрозах. Дайте вашему руководителю мотивацию: объясните, чем ваша просьба выгодна для него.

Директору выгодно отправить бухгалтера на курсы, если информация, полученная на них, поможет компании сэкономить на налогообложении и избежать штрафов. Непосредственному начальнику выгодно установить в отделе программу, с которой сотрудники будут работать быстрее и с меньшим количеством ошибок.

Например, внедрение электронного архива документов в базе «1С» позволит существенно ускорить работу с первичными документами и снизить количество бумажных носителей в отделе. Кроме того, мобильный сканер и технологии распознавания текста сокращают время на ввод данных и снижает риск ошибок, что положительно влияет на контроль документов в компании ООО.

Согласитесь, извлечь выгоду из чужой просьбы гораздо приятнее, чем просто потратить силы и время на ее исполнение. А потому ваш собеседник охотно откликнется, если вы подберете правильное преимущество.

2. Забудьте об эмоциях – вспомните цифры

Когда вы сообщаете начальству, что устали, потому что у вас много работы – на что вы рассчитываете? На то, что вас просто пожалеют – или все-таки на то, что вам выделят дополнительного сотрудника или дадут отпуск? «Много» - слишком абстрактное понятие, чтобы вы смогли быть услышанными.

Важно подкреплять слова цифрами, например, показывая рост количества первичных документов, обработанных в «1С», и объем электронных страниц в базе.

Откажитесь от нечетко сформулированных эмоциональных посылов. Подготовьте факты и даже графики: например, в 2019 году в среднем в месяц вы обрабатывали 100 входящих и 100 исходящих документов, а в 2020 году их количество выросло до 1000.

Такой рост означает, что нужно постоянно контролировать качество документов и использовать сканер для ускорения работы с бумажных страниц и их распознавание в системе

Раньше вы вели кадровый учет по 25 сотрудникам и сдавали отчетность только по формам 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, а теперь штат организации вырос в 2 раза и нужно отчитываться по СЗВ-ТД и другим формам. Можно посчитать часы, которые в среднем уходят на каждую задачу, сравнить это с положенным по законодательству количеством рабочих часов. А мобильный сканер и распознавание текста в «1С» позволяют снизить время на обработку первичных документов и облегчить работу с архивом бумажных документов.

Подобный набор аргументов докажет начальству, что объем работы вырос не только в ваших фантазиях.

3. Будьте готовы «загадать желание»

Когда вы готовите просьбу или предложение, сразу обдумайте, что бы вы хотели получить. В противном случае, ваш собеседник сам найдет решение, и оно не всегда может оказаться лучшим для вас.

Предприятие должно иметь четкий план и базу, где можно хранить электронные документы и эффективно вести контроль их оборота через «1С».

Если же у вас есть несколько равнозначных решений, обозначьте их все. Человеку психологически легче соглашаться на чью-ту просьбу, если у него есть выбор или возможность для компромисса. Однако сразу укажите то, которое, на ваш взгляд, выбрали бы вы сами – чтобы ваш перечень «хотелок» не выглядел перекладыванием ответственности за выбор на другого человека.

Внедрение системы, использующей мобильное распознавание текста и сканер в работе отдела позволит упростить сбор и обработку документов, в том числе первичных и бумажных, что освобождает время сотрудников и снижает риск ошибок.

Итак, если вас завалили работой, закончите ваш список аргументов следующим итогом:

• «Поэтому нам нужно нанять нового сотрудника, который возьмет на себя операции по сбору и обработке документов, освободив 234,9 часа в год того рабочего времени, на которое в данный момент приходятся мои переработки».

• «Еще выгоднее будет купить бухгалтерскую программу, которая позволит контролировать оборот документов через «1С», облегчит хранение архивных документов и освободит ежемесячно 30 часов рабочего времени, необходимого для поиска и отправки бумажных документов контрагентам или налоговым органам» и т.п.

Поддержка электронных документов и организация долговременного архива в базе «1С» обеспечит сохранность информации и удобство доступа, что особенно важно для ООО и других крупных предприятий.

Данный подход убедит вашего собеседника внимательнее отнестись к тому предложению, на подготовку которого вы явно потратили силы и время – ведь это значит, что оно действительно важно для вас.

Еще несколько секретов успешных переговоров:

• Хитрые переговорщики используют метод Сократа: не давать собеседнику сказать слово «нет». Этот метод основан на том, что люди не любят менять свое мнение, а значит, трижды согласившись с вами, будут соглашаться и дальше.

  Перед тем, как выдвинуть свое предложение, воспользуйтесь следующими фразами: «Согласны ли вы с тем, что объем работы бухгалтерии вырос в 2,5 раза за последний год? Вы ведь заинтересованы в качественной работе бухгалтерии? Вы бы хотели сэкономить деньги на оплату труда еще одного сотрудника?» Поспорить с этим трудно.

  После трех утвердительных кивков вносите предложение: «Значит, вы одобрите выгодное для организации предложение – покупку и внедрение программы, которая освободит время сотрудников и предупредит риск штрафов?». Не кивнуть в четвертый раз, поверьте, будет куда сложнее.

• Ведите переговоры на равных и не забывайте про «мы-подход». В деловой сфере это правило – одно из ключевых секретов успеха.

  Не говорите: «Я приложил много усилий, чтобы решить проблему». Выберите вариант, который учитывает сопричастность человека к вашей работе: «Мы с вами приложили немало усилий, чтобы вывести организацию из кризиса».

  И не забывайте про то, что вы пришли к собеседнику за взаимовыгодным решением. Не извиняйтесь за просьбу, не просите – а предлагайте и благодарите за внимание.

Как работает «Скан-Архив» и почему он необходим вашей компании

«Скан-Архив» – это специализированное программное решение, интегрированное с платформой «1С», которое помогает эффективно управлять большим объемом финансовых и первичных документов. Программа переводит бумажные документы в электронный формат, используя современные технологии сканирования и распознавания текста. Это значит, что все документы становятся доступны в привычном интерфейсе «1С», что значительно ускоряет их поиск и обработку.

• Автоматический контроль возврата документов. Программа показывает, какие документы не возвращены от сотрудников или контрагентов, выделяя их для своевременного реагирования. Это снижает риски штрафов и ошибок при проверках.

• Моментальный доступ к копиям документов. Вместо долгих поисков по бумажным архивам все нужные документы можно найти за считанные секунды, используя поиск по дате, контрагенту, номеру или содержанию документа.

• Сокращение времени на подготовку к проверкам. Во время налоговых или внутренних аудитов вся документация доступна в электронном виде и может быть быстро выгружена для проверки, что уменьшает трудозатраты и стресс для сотрудников.

• Экономия рабочего времени и ресурсов. Автоматизация ввода и обработки документов с помощью штрихкодирования и распознавания текста снижает количество ошибок и освобождает время для решения более важных задач.

• Безопасность и надежность хранения. Вся информация хранится на защищенных серверах и регулярно резервируется, что исключает потерю документов из-за пожара, затопления или человеческого фактора.

Остается убедить руководителя – и тогда внедрение «Скан-Архива» позволит нашей бухгалтерии не просто быстрее и удобнее работать с документами, но и минимизировать финансовые и репутационные риски компании.