История создания и развития программы «Скан-Архив»

• Как родилась идея
• Разработка программы
• Отзывы первых пользователей
• Получение сертификата «1С:Совместимо»
• Изменения рынка и адаптация программы
• Реальные истории доработки «Скан-Архива»
• Последние изменения и будущее программы
• Подведем итоги

Мы все знаем, что такое «Скан-Архив». Сегодня это не просто программа – это инструмент, который помогает компаниям держать под контролем все финансовые документы. Более 500 организаций из самых разных отраслей уже доверяют этому решению. «Скан-Архив» обеспечивает полный порядок в документации, позволяя бухгалтерии быть уверенной в сохранности и доступности всех первичных документов.

Программа работает в привычном интерфейсе «1С:Предприятие» и помогает решать ключевые задачи: контроль возврата документов от сотрудников и контрагентов, учет отсутствующих документов, автоматизация подготовки к проверкам. Это решение идеально для компаний с крупным документооборотом – от 2000 документов в месяц и более. «Скан-Архив» сочетает надежность, скорость внедрения и возможность быстрой окупаемости на средних и крупных предприятиях.

Но с чего все начиналось? Как простая идея превратилась в программу, которой доверяют десятки отраслей? Мы расскажем, как «Скан-Архив» прошел путь от первых разработок до одного из лучших решений для автоматизации документооборота.

Как родилась идея

Идея создания «Скан-Архива» появилась исходя из повседневных нужд компании. В какой-то момент стало очевидно: работа с документами занимает слишком много времени, а процесс явно требует автоматизации. Генеральный директор понял, что это не просто проблема, а возможность для развития – и поставил задачу найти решение.

Сначала команда попробовала проанализировать рынок. Изучили продукты ABBYY, даже прошли обучение по настройке их решений вроде FlexiCapture. Но по мере погружения стало понятно: эти программы неплохие, но не закрывают всех потребностей. К тому же их стоимость казалась неоправданно высокой, доработка – тоже дорогостоящей или вообще невозможной. Так и возник вопрос: зачем платить за чужой продукт, если можно сделать свой, который будет лучше подходить под наши задачи?

В конце 2012 года было принято важное решение – начать разработку собственного инструмента. В первую очередь он должен был быть практичным, удобным и экономичным. Уже в 2013 году первая версия «Скан-Архива» была готова к тестированию. И именно тогда стало ясно: ставка на собственные силы была оправданной.

Разработка программы

Когда команда начала работать над «Скан-Архивом», все решения принимались с оглядкой на внутренние потребности компании. Задача стояла четкая: программа должна была стать инструментом для удобной работы с документами. Основное внимание сосредоточили на двух ключевых функциях: автоматизации через штрих-коды и распознавании текста. Это и стало фундаментом для будущего продукта.

На первом этапе приоритетом была работа с исходящими документами. Все, что печаталось в базе компании, обрабатывалось с использованием штрих-кодов. Это позволило автоматизировать учет возвращенных контрагентами первичных документов и значительно упростить процесс их учета.

Следующий этап оказался сложнее: нужно было научиться работать с входящими документами. Тут на помощь пришла библиотека Tesseract – бесплатное решение для распознавания текста. Команда создала прототип, который постепенно дорабатывался. Это дало возможность «подружить» входящие документы с базой, где уже были прописаны номера и даты. Однако распознавание текста все еще требовало высокой точности...

Так шаг за шагом «Скан-Архив» превратился в решение, которое можно было предложить другим компаниям. Изначально созданный для внутренних нужд, продукт стал универсальным инструментом, готовым к тиражированию.

Отзывы первых пользователей

Разработка программы для внутренних нужд компании – это одно, но создание тиражного продукта, который подойдет самым разным пользователям, оказалось задачей совершенно другого уровня.

Первое, с чем столкнулась команда, – необходимость адаптировать программу к работе с разными конфигурациями. Если для своей компании «Скан-Архив» был выстроен под конкретную структуру данных, то для клиентов требовалась универсальность. Нужно было сделать так, чтобы программа могла работать с конфигурациями «1С:Бухгалтерия», 1С:ERP, «1С:УПП» и другими.

Различия в конфигурациях добавили работы. Казалось бы, структура данных похожа, но мелкие отличия требовали тщательной доработки. Пришлось вносить изменения во внутреннее устройство программы «Скан-Архив», чтобы появилась возможность использовать программу со всеми конфигурациями с учетом их различий. Причем последнее стало возможным только после того, как платформа «1С» добавила нужный функционал для работы с расширениями. Это помогло сделать продукт более удобным для разных типов пользователей.

Качество распознавания текстов тоже вызывало вопросы. Для того чтобы программа правильно прикрепляла входящие документы, в базе должны быть четко прописаны их номера и даты. Если что-то не совпадало, приходилось прикреплять сканы вручную, так что клиенты стали больше обращать внимание на корректность ввода данных.

Первые пользователи программы стали важным источником обратной связи. Конечно, внедрение иногда сопровождалось трудностями: настройка под конкретные задачи клиентов требовала времени и усилий. Однако ключевой функционал – работа с документами через штрих-коды, отчетность по состояниям документов, возможность адаптировать решение под специфические ситуации клиентов и текстовое распознавание – был высоко оценен, значит, разработчики двигались в правильном направлении.

Обратная связь от клиентов позволила выявить и устранить слабые места. Постепенно команда внедряла улучшения, адаптируя программу под реальные запросы пользователей. Так, например, на основе опыта первых внедрений были доработаны интеграционные механизмы и оптимизированы процессы обработки документов. Этот процесс помог не только улучшить функционал, но и сделать продукт удобным для широкого круга компаний.

Таким образом, первые шаги тиражного «Скан-Архива» не прошли гладко, но именно опыт первых пользователей заложил основу для его будущего успеха.

Получение сертификата «1С:Совместимо»

После выхода первой версии «Скан-Архива» наступил важный этап – сертификация продукта на соответствие требованиям «1С:Совместимо». Этот процесс был не просто формальностью, а настоящей проверкой программы на прочность.

Продукт отправили на тестирование в компанию «1С», где специалисты оценивали его на соответствие установленным стандартам. Замечания, конечно, были: в основном по внутреннему оформлению кода. Команде пришлось дорабатывать детали, но в итоге программа успешно прошла сертификацию.

Получение статуса «1С:Совместимо» стало большим шагом вперед. Сертификат не только официально подтвердил качество программы, но и значительно повысил доверие к продукту среди клиентов. Для многих это стало знаком того, что «Скан-Архив» действительно интегрируется с платформами «1С» и соответствует всем необходимым требованиям.

Изначально предполагалось, что продукт будет распространяться через партнерскую сеть «1С». Однако внедрение оказалось сложнее, чем ожидалось, из-за чего многим партнерам «1С» было трудно внедрять программу клиентам. Это стало одним из главных препятствий на пути к массовому распространению через партнерскую сеть.

Компания пересмотрела подход и решила взять продажи и внедрение в свои руки. В одном из отделов была создана специальная группа, которая отвечала за внедрение продукта. Этот шаг стал стратегически важным: он позволил ГЭНДАЛЬФ контролировать качество внедрения, минимизировать возможные ошибки и, в конечном итоге, обеспечить клиентам высокий уровень поддержки.

Изменения рынка и адаптация программы

Когда «Скан-Архив» только появился, он решал конкретные задачи компании, но со временем запросы рынка начали меняться, и вместе с ними развивалась программа. Клиенты стали требовать больше автоматизации, удобства и гибкости в работе. Эти изменения диктовались как техническим прогрессом, так и спецификой различных отраслей, где использовалась программа.

Важное направление развития – интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО). Внедрение ЭДО избавило пользователей от необходимости работы с бумажными документами и вручную отправляемыми сканами. Эта дополнительная услуга не только ускорила процесс, но и повысило его безопасность, так как документы теперь можно было отправлять и получать в электронном виде с использованием подписей и других средств защиты. Это позволило существенно снизить количество ошибок, которые могли возникать при ручном вводе данных, а также значительно упростить процесс архивации и поиска нужных документов в будущем.

С течением времени программа адаптировалась к более сложным сценариям использования. Одним из выдающихся примеров стало добавление ночного режима обработки документов. Идея заключалась в том, чтобы минимизировать нагрузку на операторов: система сама запускала сеансы обработки в нерабочие часы, обеспечивая готовность данных к началу рабочего дня. Эта функция стала результатом обратной связи от одного из клиентов и впоследствии нашла широкое применение.

Эти и другие изменения сделали «Скан-Архив» универсальным инструментом, который мог адаптироваться под нужды самых разных пользователей. Программа выросла из инструмента для внутренних задач в гибкое решение, способное учитывать индивидуальные потребности и требования современного рынка.

Реальные истории доработки «Скан-Архива»

Рассмотрим несколько реальных примеров того, как «Скан-Архив» был внедрен в работу различных компаний и какие результаты это дало.

Когда компания «МАКФА» решила модернизировать свои бизнес-процессы, в том числе упростить обработку и поиск документов, они пришли к выводу, что нужен стандарт для контроля финансовых документов. В этом случае переход к автоматизированному решению был неизбежен.

Компания использует «1С:Управление производственным предприятием», и одним из ключевых требований было обеспечение совместимости с этой системой. Внедрение программы «Скан-Архив» стало отличным решением для задачи.

Работа над проектом шла 3 года, из которых только активная фаза доработок заняла почти полтора года.

После установки программного обеспечения и обучения сотрудников «Скан-Архив» значительно ускорил бизнес-процессы, упростил поиск документов и улучшил доступ к ним. А использование технологий штрихкодирования и интеллектуального распознавания реквизитов позволило сократить время на работу с контрагентами и обеспечило надежный контроль за документооборотом.

«Для поддержания лидерских позиций на рынке мы понимаем, как важны инновации, которые делают бизнес-процессы более эффективными. Внедрение «Скан-Архива» стало важным шагом для нас. Мы не только сэкономили время, но и повысили продуктивность работы наших сотрудников, освободив их для более приоритетных задач»

Сергей Серенович, директор IT-службы компании на момент внедрения

Тульский Винокуренный завод, производящий водку и другие алкогольные напитки, столкнулся с проблемой огромного объема документации. Благодаря расширению бизнеса и новому направлению контрактного производства, количество контрагентов и каналов сбыта значительно возросло. Однако сама сфера производства алкогольной продукции обременена строгими требованиями отчетности и проверок.

Завод решил внедрить автоматизированное решение для упрощения процессов подготовки отчетности и усиления контроля за возвратом документов. Благодаря «Скан-Архиву», процесс подготовки к камеральным и встречным проверкам стал намного быстрее и проще. Программа обеспечила контроль за возвратом документов и ускорила подготовку отчетов, что особенно важно для сферы алкогольного производства.

«Теперь у нас полная картина о возвратах документов по каждой сделке, и мы можем эффективно управлять этим процессом. Программа «Скан-Архив» значительно упростила нашу работу, и я с уверенностью могу ее рекомендовать»

Ольга Шеваева, бухгалтер по реализации

Agrimatco, международная компания с 80-летней историей, крупный игрок на рынке агробизнеса, имеет разветвленную сеть по всей России. С увеличением числа контрагентов и интенсивным документооборотом, возникла проблема с контролем за возвратом экземпляров первичной документации. Поиск, обработка и передача заверенных скан-образов между филиалами занимали много времени и усилий.

Решением стало внедрение «Скан-Архива». Программа значительно упростила процесс загрузки сканов документов, позволив автоматизировать часть работы. Нанесение штрихкодов на документы с помощью программы исключило необходимость ручной работы с наклейками. В результате компания теперь ежемесячно подгружает около 350 документов (2 250 страниц), а время на обработку и поиск необходимых скан-копий сократилось в разы.

«После внедрения программы процесс работы с документами стал значительно проще и быстрее. Специалисты ГЭНДАЛЬФ помогли нам с настройкой и обучением, и мы сразу почувствовали улучшения в работе. «Скан-Архив» стал важным инструментом в нашей ежедневной деятельности»

Ольга Пушкарева, заместитель главного бухгалтера

«Скан-Архив» помогает компаниям не только автоматизировать процессы, но и существенно повысить контроль за документооборотом. Это решение улучшает взаимодействие с контрагентами, ускоряет обработку документов и помогает компаниям оставаться конкурентоспособными в современных условиях.

Последние изменения и будущее программы

Недавнее обновление программы «Скан-Архив» привнесло немало полезных изменений, которые улучшили функциональность и удобство работы с системой. Вот некоторые из них:

1. Блокировка сеансов для удобства параллельной работы нескольких пользователей.

2. Оптимизация скорости работы отчета «Состояние документов» для более быстрой обработки данных.

3. Расширенная поддержка форматов PDF, улучшение работы с различными типами файлов.

4. Оптимизация работы с большим количеством сканов в одном сеансе, что позволяет ускорить обработку документов.

5. Новые функции для прикрепления скан-образов:

   • «Прикрепить выделенные строки к последним документам с выбором ТПФ».

   • «Прикрепить выделенные строки с тем же ТПФ» – для удобства работы с документами.

6. Улучшенное распознавание штрихкодов, теперь программа лучше справляется с низким качеством штрихкодов, что повышает точность обработки.

7. Обработка «Сроки хранения скан-образов», позволяющая автоматически удалять скан-образы с истекшим сроком хранения.

Кроме того, обновления включают новый функционал, который можно заказать дополнительно:

• Общее хранилище для файлов «Скан-Архива» и ЭДО с новым режимом загрузки файлов ЭДО.

• Автоматический запуск сеансов без участия оператора, что упрощает процесс работы.

• Отслеживание наличия документов в журнале «1С» начиная с платформы 8.3.22.

• Гиперссылка на форме документа «1С» для быстрого доступа к прикрепленным скан-образам.

• Новый отчет по учету состояния документов на СКД с возможностью:

  • Гибкой настройки фильтров.

  • Выделения строк цветом по требуемым признакам.

  • Связи со стандартным признаком «Оригинал получен» в документах для конфигураций «1C:КА» и «1C:ERP».

• Доработка для сжатия файлов и изменения dpi скан-образов при помещении в хранилище «Скан-Архива» для экономии ресурсов.

• Доработка поля «Данные документа» для отображения дополнительной информации в сеансе «Скан-Архива».

Эти улучшения делают «Скан-Архив» еще более мощным и гибким инструментом, который продолжает развиваться и адаптироваться под нужды пользователей.

Также сегодня, когда «Скан-Архив» уже стал зрелым тиражным продуктом, мы активно проводим демонстрации для клиентов. Если раньше, когда видеосвязь была не так распространена, наши менеджеры лично ездили в офисы клиентов, чтобы показать работу программы, то теперь все гораздо проще. Демонстрацию можно провести в любой точке страны.

Однако на этом развитие программы не остановилось. Несмотря на то, что кардинальные изменения не планируются, работа над программой продолжается, чтобы она оставалась актуальной и соответствовала меняющимся запросам клиентов.

Главное направление сейчас – индивидуализация. Компания делает акцент на доработке программы под конкретные потребности каждого клиента. Это связано с тем, что каждая отрасль имеет свои нюансы, а стандартные решения не всегда могут их учесть. Например, в одной компании важно доработать отчеты, чтобы получить данные в нужном формате, а в другой – адаптировать функционал работы с прикрепленными файлами или интеграцию с их внутренними системами.

Поддержка совместимости с новыми релизами платформы «1С» также остается важной задачей. Это позволяет клиентам, использующим актуальные версии «1С», быть уверенными, что «Скан-Архив» будет работать корректно и без сбоев.

Такой подход не просто делает программу удобной, но и помогает компании оставаться ближе к своим клиентам. Если раньше упор делался на тиражируемость и универсальность, то теперь каждая доработка становится еще одним шагом к созданию уникального решения, идеально подходящего для конкретного бизнеса.

Подведем итоги

«Скан-Архив» прошел долгий и насыщенный путь. От идеи, которая родилась внутри компании, до сложного и гибкого инструмента, который помогает сотням организаций по всей стране. На каждом этапе команда сталкивалась с вызовами, искала решения и шаг за шагом делала программу лучше. Этот путь научил нас многому: быть ближе к клиенту, слушать и слышать его запросы и учитывать особенности бизнеса.

Сегодня «Скан-Архив» – это не просто программа, это надежный помощник, способный адаптироваться под потребности любой компании. Но самое главное: он продолжает развиваться. Мы знаем, что ключ к успеху – это гибкость, внимание к деталям и готовность меняться вместе с рынком.

История «Скан-Архива» – это история о том, как идея и упорная работа могут превратить проблему в успешное решение. И мы гордимся тем, чего нам удалось достичь.