Для бухгалтеров, работающих в крупных компаниях, подготовка к налоговым проверкам представляет особую сложность и ответственность. В таких организациях бухгалтерская команда часто сталкивается с большим объемом финансовых данных и сложными структурами учета. Подготовка к налоговым проверкам требует тщательной координации усилий между различными подразделениями, включая отделы финансов, налогообложения и юридического обеспечения. Именно поэтому подготовка к проверкам может занимать большое количество времени.
Как ускорить процесс подготовки к проверке
Для достижения этой цели главному бухгалтеру крупной компании следует предпринять определенные действия
1. Проанализировать текущее состояние учета и отчетности.
- Провести обзор финансовых данных и отчетов за предыдущий период.
- Выявить возможные ошибки, несоответствия или проблемные области в учете и отчетности.
- Определить приоритетные задачи для исправления и оптимизации.
2. Оптимизировать процессы учета и подготовки отчетности
- Идентифицировать узкие места и бутылочные горлышки в процессах учета и отчетности.
- Разработать план оптимизации, включающий автоматизацию, упрощение и стандартизацию процедур.
- Внедрить новые инструменты и технологии для улучшения эффективности работы.
3. Подготовить необходимых документов заранее
- Составить список всех необходимых документов для налоговой проверки.
- Определить ответственных сотрудников за подготовку каждого документа.
- Распределить задачи и установить жесткие сроки выполнения.
4. Обеспечить координацию работы всех участников команды
- Установить четкие коммуникационные каналы и системы отчетности внутри бухгалтерской команды.
- Организовать регулярные совещания и статусные обновления для всех участников команды.
- Поддерживать открытый диалог и обмен информацией между отделами для быстрого реагирования на изменения и проблемы.
5. Провести предварительную проверку
- Проверить финансовые отчеты и налоговые декларации на наличие ошибок или несоответствий.
- Провести анализ выявленных проблем и разработать план действий по их устранению.
- Убедиться в правильности заполнения всех необходимых документов и готовности к предстоящей проверке.
Путем последовательного выполнения этих шагов главный бухгалтер сможет эффективно подготовиться к налоговой проверке, обеспечить высокую степень точности и готовности финансовой отчетности, а также минимизировать риски возможных негативных последствий для компании.
Что еще может помочь в подготовке к налоговой проверке?
Автоматизация –– незаменимый компаньон при ускорении процесса подготовки к налоговой проверке. Как это помогает? Разберем по пунктам.
- Уменьшение времени на рутинные операции. Автоматизация позволяет заменить ручной труд по сбору, обработке и анализу данных на программные решения. Например, автоматизация процесса формирования отчетов и налоговых деклараций позволяет значительно сократить время, которое раньше требовалось на их составление вручную.
- Улучшение точности и надежности данных. Системы автоматизации обеспечивают более высокую точность и надежность данных за счет исключения человеческого фактора ошибок. Это позволяет снизить риск неправильного заполнения документов и ошибочных расчетов, что может привести к более плавному процессу проверки.
- Быстрый доступ к информации. Автоматизация позволяет хранить и организовывать финансовые данные в удобном цифровом формате, что обеспечивает быстрый доступ к необходимой информации. Это существенно сокращает время, которое раньше требовалось на поиск и сортировку бумажных документов.
- Мониторинг и анализ данных в реальном времени. Системы автоматизации позволяют проводить мониторинг и анализ финансовых данных в реальном времени. Это позволяет оперативно выявлять возможные проблемы или несоответствия и принимать меры по их исправлению до начала налоговой проверки.
- Сокращение затрат на ресурсы. Автоматизация позволяет оптимизировать использование человеческих ресурсов, сокращая необходимость в большом количестве времени и сил, затрачиваемых на рутинные задачи. Это позволяет высвободить время и ресурсы для более важных и стратегических задач, связанных с подготовкой к налоговой проверке.
Автоматизация – дело непростое. Если вы приняли решение сделать подготовку к проверкам более удобной и намного более быстрой, важно правильно выбрать программу для реализации этой идеи. Одно из таких решений – «Скан-Архив».
Решение, которое подготовит вас к налоговой проверке за 15 минут
«Скан-Архив» уже давно является хорошим союзником в крупных компаниях для организации документооборота. Он включает 3 простых этапа, благодаря которым все документы для проверок будут у вас под рукой в любой момент: их нужно будет только выгрузить.
Этапы работы «Скан-Архива»
- Сканирование. Бумажный документ проходит процедуру оцифровки и преобразовывается в электронный формат. Быстро отсканировать большое количество бумаг поможет потоковый сканер.
- Анализ. Программа выделяет на копии штрихкоды. В процессе анализа отсканированная страница разворачивается так, что текст на ней занял нормальную ориентацию. Копии, которые не получилось прочитать, не распознаются программой автоматически, но можно сделать это вручную. В дальнейшем, благодаря штрихкоду, документ будет распознаваться без необходимости ручного ввода данных.
- Документы автоматически подкрепляются к базе «1С», благодаря чему вы сможете находить необходимые документы за пару кликов – с помощью фильтра, и за 15 минут подготовиться к проверке.
Также «Скан-Архив» покажет вам, каких документов не хватает в базе. Вы увидите информацию о контрагенте, у которого их необходимо запросить.
Как это работает? Отзыв от пользователя программы
ООО «АТРИ-ГРУПП» поставляет комплексные IT-решения для бизнеса. Компания создает, модернизирует, оптимизирует и автоматизирует технологические и бизнес-процессы, в том числе с нуля. Входит в ТОП-100 крупнейших IT-компаний России, занимает 23-е место в рейтинге крупнейших поставщиков для операторов связи и 24-е среди крупнейших поставщиков для ритейла.
Ежемесячный документооборот составляет 1000 реализаций и 1500 приходных документов.
Проблема
Учет и контроль за перемещением документов был затруднен из-за большого объема и отсутствия интеграции с системой учета «1С:Управление торговлей». Информация в программе не гарантировала наличие документа.
Решение
Для решения задачи был выбран программный продукт от ГЭНДАЛЬФ - «Скан-Архив». Программа позволяет отслеживать и контролировать перемещения документов, а также формировать электронный архив. Специалисты внедрили разработку и настроили обмен данными с программой учета.
Результаты
Внедрение «Скан-Архива» позволило обеспечить моментальное распознавание документов программой учета по штрих-коду. Менеджеры ООО «АТРИ-ГРУПП» самостоятельно контролируют документооборот. Электронный архив используется для предоставления информации ФНС, что значительно сокращает время и трудозатраты на поиск и предоставление информации по запросам.
Мнение заказчика
«Программа «Скан-Архив» полностью решила поставленную задачу. Контроль осуществляется менеджерами самостоятельно без дополнительных обращений к бухгалтерии. Штрих-код документов моментально распознается программой «1С:Управление торговлей». Наличие скан-версии в программе учета помогает при запросах ФНС и решении спорных вопросов»
Строкова Светлана Васильевна,
