Архив бумажных документов в «1С» или ваше спасение от личшней работы

В бизнесе важно все: клиенты, деньги, репутация. Но есть еще одна вещь, потеря которой часто остается в тени — документы. А зря. Один не вернувшийся акт или забытый договор — и уже накрылся вычет по НДС, заморозилась сделка, клиент начал нервничать, а налоговая — задавать вопросы. Все потому, что нужный документ не был на месте в нужный момент.

И, к сожалению, это не редкость. Это реальность. Особенно если вся ваша первичка до сих пор живет в бумажных папках и не контролируется системно.

Почему бумажный архив — не про безопасность

С каждым месяцем в любой компании копится все больше документов. Растут шкафы, коробки, папки. Места под все это — все меньше. Плюс пыль, сырость, человеческий фактор. Кто-то не положил назад, кто-то перепутал секции. Вроде бы архив есть, а найти в нем что-то — целая экспедиция.

Проверка пришла? Начинается паника. Акт из прошлого года? Кто-то помнит, что он был, но где — никто не знает. Такой архив — это скорее объект риска, чем гарантия надежности.

Кто отвечает за первичку — и почему чаще всего это никто

Во многих компаниях контроль первичных документов — это зона ответственности «по умолчанию». Типа «ну бухгалтер же вносит в «1С», значит, он и следит». Или «менеджер работает с клиентом, пусть сам и возвращает документы». В итоге — никто не отвечает по-настоящему.

• Руководитель? Не его масштаб задачи. Он занимается стратегией, а не возвратом актов.

• Бухгалтер? Он видит данные в базе, но редко отслеживает, пришел ли физический оригинал.

• Менеджер? Да, он ближе всех к контрагенту. Но пока у него нет системы напоминаний, чек-листов и контроля, он просто забывает об этом.

Если у вас нет инструмента, который позволяет распределить зоны ответственности и показывать, где находится каждый из документов, — значит, вы работаете на авось. А если нет данных, нет и уверенности, что все под контролем.

«Скан-Архив»: не просто папка, а мозг вашей первички

Когда вы слышите слово архив, скорее всего представляете шкаф с папками или, в лучшем случае, сетевую папку с PDF-документами. Но «Скан-Архив» — это нечто совсем другое. Это цифровая система, которая знает, где находится каждый из документов, когда его должны вернуть, и кто за это отвечает.

Программа встроена в «1С», работает в вашем привычном интерфейсе, и сразу после установки начинает подсказывать:

• какие документы висят без подписи;

• где нарушена процедура возврата;

• у кого «застряла» первичка;

• когда пора напомнить клиенту или менеджеру;

• какие документы подлежат комплектованию, а какие уже завершены.

Что умеет «Скан-Архив» на практике

Вот как выглядит работа с системой изнутри.

• Скан или загрузка первичных документов — в пару кликов.

• Присвоение статуса — подписан/не подписан/ожидается возврат.

• Назначение ответственного сотрудника.

• Привязка к контрагенту и сделке в «1С».

• Контроль сроков возврата.

• Автоматическое напоминание.

• Учет возврата по оригиналу.

• Интеграция с электронным документооборотом.

• Выгрузка реестров по статусу и ответственным.

• Быстрый поиск по любому параметру.

• Удобная панель контроля со всеми данными в одном месте.

Благодаря этому, вы не просто сохраняете документы — вы ими управляете. «Скан-Архив» превращает хаос в порядок, особенно если раньше у вас все лежало в сетевой папке с названием "Акты_старые_2021_вторая_версия_все_подписано".

А как насчет хранения?

Если раньше вы складывали все в бумажный архив, теперь можно выстроить надежную систему хранения в электронном виде. Все, что вы загрузили или отсканировали, попадает в централизованный электронный архив, где:

• соблюдаются сроки хранения и удаления;

• ведется история изменений и действий;

• настраиваются права доступа и резервные копии;

• учитываются стадии комплектования по каждому пакету документов;

• и самое главное — ничего не теряется.

Если нужно — можно быстро выгрузить архив в отдельное хранилище, скопировать нужные из документов для передачи, экспортировать по видам дел или контрагентам.

Безопасность и контроль на уровне

Безопасность — не пустой звук. В «Скан-Архиве» реализованы четкие уровни доступа и разграничения:

• кому доступен только просмотр,

• кто может менять статусы,

• кто формирует отчеты,

• кто утверждает завершение комплектования.

Почему компании выбирают именно «Скан-Архив»

Потому что это:

• надежное решение,

• полноценный инструмент учета,

• реальная экономия времени,

• и защита от проблем с налоговой, аудиторами и клиентами.

Потому что он:

• интегрируется с системами на базе 1с,

• выстраивает процессы документооборота,

• освобождает сотрудников от рутинных задач,

• и дает вам уверенность, что в любой момент нужный документ — под рукой.

Почему это проще, чем нанимать сотрудника под контроль

Многие задумываются: а может взять еще одного помощника, который будет все это проверять? Но в реальности — он будет делать ту же рутину, что можно автоматизировать.

«Скан-Архив» делает это сам:

• сам считает, сколько документов не вернулось;

• сам показывает, с кем нужно связаться;

• сам формирует отчеты по отделам и сотрудникам;

• сам говорит, сколько документов находятся в работе, сколько прошли комплектование, а сколько в просрочке.

Вы получаете контроль, не нагружая людей. А главное — все работает в вашем привычном интерфейсе 1с. Без сложного внедрения.

А что с хранением? Все на месте, все под контролем

Переход к электронному хранению — это не просто тренд, это необходимость. Места в офисе под бумажные архивы давно не хватает. И даже если вы арендуете отдельное помещение, это не спасает от потерь, порчи и путаницы.

В «Скан-Архиве» все иначе:

• Вы создаете свой цифровой архив с гибкими настройками.

• Определяете сроки хранения, доступы, категории.

• Можете все скопировать в резерв, экспортировать, или отправить на подпись.

• Есть поддержка электронного документооборота и архивирования.

• Видно, какие пакеты завершены, какие на этапе комплектования.

• Система подсказывает, что устарело, а что требует продления срока хранения.

И да, там действительно есть все: и архивное хранилище, и неограниченное количество цифровых копий, и продуманная модель доступа по ролям.

Что вы получаете в итоге

Когда у вас появляется «Скан-Архив», вы получаете не просто «очередную программу», а полностью работающий механизм контроля:

• У вас есть доступа к нужному документу в два клика.

• Вы больше не боитесь проверок.

• Видите нагрузку на сотрудников.

• Следите за всем в режиме онлайн.

• И самое главное — не теряете.

Работа с документами становится прозрачной, наглядной, быстрой. Вы не боитесь забыть или потерять. Система все помнит за вас.

Если вы устали каждый квартал устраивать ревизию, чтобы понять, где лежит акт за март, или не уверены, можно ли выбросить договор 2019 года — «Скан-Архив» вам точно нужен. Он уже помогает другим, и сможет помочь вам. Это — надежное решение, которое не просто «хранит». Оно управляет, напоминает, анализирует и поддерживает порядок.

А еще — он:

• экономит время,

• снижает риски,

• упрощает контроль,

• легко встраивается в любые системы,

• и навсегда меняет ваше отношение к первичке.