«Не написано – значит, не было» – этой мудростью давно руководствуются в деловой сфере. Именно поэтому на любом предприятиями годами растут вширь и ввысь архивы бумажных документов. Без первичного документа факт хозяйственной жизни не докажешь, и тем не менее, это не спасает от таких случаев, когда какой-нибудь договор оказывается не закрыт актом приема-передачи. А за потерянными или вовремя не запрошенными документами всегда могут следовать и крупные неприятности: отказы в вычетах от налоговой, отказ от выплат дебиторки, судебные разбирательства не в вашу пользу…
Как же держать «первичку» под контролем?
Для начала надо разобраться, кто в компании отвечает за то, чтобы первичные документы всегда были на месте.
Вариант № 1. Руководитель.
В этом случае ни один документ не проходит мимо руководителя, и он бдительно отслеживает своевременное наличие нужных документов. Вот только у руководителя функции в принципе иные и не связаны с постоянным контролем первички. И, возможно, этот вариант еще годится для фирмы со штатом 2-3 человека и небольшим количеством контрагентов, но чем дальше, тем больше вероятность катастрофы. Время руководителя просто того не стоит.
Вариант № 2. Бухгалтер.
Почти та же история. Да, бухгалтер уже несколько более вовлечен в процесс работы с первичными документами – например, может вносить данные первички в базу. Но при этом бухгалтер далеко не всегда взаимодействует с заказчиками и поставщиками, и потому не всегда может отследить возврат первички.
Вариант № 3. Менеджер.
Казалось бы оптимальный вариант: менеджер, который взаимодействует с клиентами, и должен заботиться о том, чтобы документы были на месте. Но, как показывает практика, без должного контроля со стороны этот аспект очень часто остается без должного внимания клиент-менеджера или менеджера по продажам. Тут либо нужно заводить отдельный административный персонал, либо оптимизировать саму систему документооборота первички.
В чем плюсы автоматизации работы над контролем и хранением документов:
- Менеджер, бухгалтер или руководитель может в любой момент проверить, какие из документов возвращены контрагентами, а какие необходимо запросить.
- Любому руководителю проще контролировать работу подчиненных, так как программа сразу покажет, какие документы на месте, какой объем документов на каждом из менеджеров и т.д.
- При запросах от налоговой или аудиторов найти необходимые документы гораздо проще: нет нужды обращаться к бумажному архиву, все находится через привычное указание реквизитов в программе.
Таким образом, автоматизированная система контроля и хранения первички не просто упростит работу, но и избавит от возможных неблагоприятных последствий, возникающих при утрате документов. Приятным бонусом станет то, что работая с программами электронных архивов, бумажный архив можно экономно разместить вне офиса.
Хотите увидеть на примере, как действуют программы автоматизации работы с первичкой? Смотрите демонстрацию работы программы «Скан-Архив».
